¡Tenemos un plan! La Planificación en el Project Management

Un Plan no es nada, pero la planificación lo es todo.

General Dwight D. Eisenhower. 

 

Un buen día nos levantamos de la cama con una idea de negocio en la cabeza, pensamos con quien nos podríamos asociar para llevarlo a cabo y al grito de “Yes, We Can” la ponemos en marcha… fracaso asegurado. Sin realizar antes una sencilla planificación, perderemos pronto de vista el objetivo principal y desperdiciaremos tiempo y dinero.

En el Project Management se planifica todo. Desde el diseño y ejecución del producto hasta como se van a tratar los posibles riesgos que puedan dar al traste con nuestro objetivo o como se va a interactuar con los distintos “steakholders” o interesados del proyecto.

El plan de proyecto tiene una función muy importante para el Project Management a la hora de tomar las riendas del mismo y gestionar con soltura las peticiones de cambios, que de seguro aparecerán a lo largo de la ejecución del proyecto.

En una primera etapa es muy importante hacerse una idea rápida y sencilla del objetivo que queremos conseguir, creando una planificación somera, que no nos quite mucho tiempo y sí nos de una idea de los distintas tareas que debemos poner en marcha. Basta con un simple listado con los hitos más importantes del proyecto junto una estimación de tiempo y coste que vamos a necesitar para ejecutarlos. Dicha información nos va a ser muy útil para vender el proyecto y para conseguir que las personas que queramos que formen parte de él se involucren en el mismo  y aporten parte de su tiempo y recursos que, de seguro,  vamos a necesitar. 

Herramientas de Planificación en el Project Management. 

Una vez que el proyecto cobre importancia y aumente las expectativas de ejecutarse, debemos dedicarle más tiempo a la planificación, de manera que reflexionemos con más detenimiento los productos que queremos conseguir en cada una de las fases (entregables), que tareas tenemos que acometer para llegar hasta ellos y qué recursos vamos a dedicarles a cada una de ellas. Para ello os proponemos tres sencillas herramientas que veremos con más detalle en posteriores post y que son los siguientes:

    • Plan de hitos, que nos permite obtener una visión amplia del proyecto y diferenciar fácilmente cada una de las fases. Además al hacer un seguimiento del mismo y distribuirlo entre los distintos “steakholders”, nos facilita controlar los tiempos y aporta una mayor transparencia a la hora de detectar los posibles retrasos que se produzcan.
    • Plan estructural (WBS). Donde el proyecto se divide en paquetes de trabajo, cada uno de ellos situado en distintos niveles, donde podemos apreciar la dependencia de unos frente a otros y el tiempo y recursos necesarios para cada paquete.
    • Diagrama de Gantt, en el que se representa la secuencia temporal en el que se deben de realizar las tareas. Dicha disposición se ha de elaborar de manera que se optimice el tiempo de ejecución, teniendo en cuenta la secuencia en la que se deban de acometer las tareas para poder hacer las máximas posibles de forma paralela y se identifique fácilmente las rutas críticas o tareas que van a ser “cuello de botella” a la hora de conseguir el objetivo. 

El Plan no se hace sólo, ni de una vez.

Como comentamos anteriormente, el disponer de un plan del proyecto te da un gran poder de control, pero a su vez conlleva una gran responsabilidad. Un error en la planificación, de seguro que va a acarrear graves contratiempos que pueden desembocar en elevados costes y que pueden llegar incluso a tener que dar por finalizado el proyecto.

Al manejar tantos aspectos con alta incertidumbre y depender de tantos factores, siempre nos vamos a encontrar con problemas, con retrasos, sobre todo cuando nos movemos en entornos tecnológicos. Por este motivo, cobra especial importancia los métodos “agile”, que forma parte del temario de ThePowerMBA, donde la planificación se puede adaptar fácilmente y donde los entregables de las distintas fases que aparecen en el plan no deja de ser el mismo producto pero mejorado, gracias  a la ejecución de las las sucesivas interacciones.  Lo importante es no perderse en los detalles e identificar cuanto antes de las conexiones más destacadas entre las tareas a ejecutar. 

Otro aspecto a destacar es la selección de las personas que van a participar en la elaboración del plan. Debemos tener en cuenta que además de enriquecer el plan recordándonos posibles tareas “olvidadas” y ofreciendo información precisas de tiempos y costes de cada uno de los paquetes de trabajo, el hecho de hacerlos partícipes, hará que se incremente  su responsabilidad y compromiso con el proyecto. Ademas debemos tener informados al resto de implicados tanto de los distintos avances como en la consecución de hitos, de manera que vayamos validando cada una de las fases y vayamos utilizando el feedback obtenido para reconducir el producto.

Los Planes están para no cumplirlos.

¿Aún no te has decidido a dedicarle un tiempo a tener un plan de tu proyecto? ¿Crees que no merece la pena perder el tiempo en pensar todas las tareas que hay que realizar hasta tener tu producto terminado, que la vida da muchas vueltas y que seguro que en las primeras semanas el plan va a saltar por los aires? No te quito parte de razón, pero… los planes están para no cumplirlos. Lo verdaderamente importante no es el plan en sí, sino la acción de planificar. Lo importante no es el fin sino el camino hasta llegar a él. El hecho de dedicarle un tiempo a pensar las tareas a realizar para conseguir nuestra meta nos da una mayor visión de lo que llevamos entre manos y que sería imposible de conseguir de otro modo.

Además te da mucha seguridad a la hora de dirigir el proyecto, te aporta unos cimientos sólidos en los que apoyarte a la hora de sortear los problemas que te vayas encontrando en el camino, dándote una idea muy clara de donde poder actuar antes posibles desviaciones de modo que podamos corregir el rumbo del proyecto y hacerlo llegar a buen puerto.

 

Manuel Díaz

Project Management Power Gurú

Director de Proyectos de Mantenimiento y Eficiencia Energética.