Reuniones de equipos en Scrum

 

“Si quieres ir rápido, ve sólo; si quieres llegar lejos, ve con otros” – Proverbio Africano. 

La metodología ágil pone patas arriba una organización, desbarata la estructura de trabajo y construye una nueva y más eficaz, en la que se tienen muy en cuenta la opinión del cliente, se pone foco en lo realmente importante, empodera a los empleados y hace que la velocidad de conseguir el objetivo se multiplique. 

Pero no es fácil ponerla en práctica. La cultura de trabajo que conocemos desde siempre pesa mucho sobre nuestras espaldas por los que implantar una metodología ágil en el día a día no es tarea sencilla. Una de las pautas que cambia radicalmente son las reuniones de seguimiento de trabajo. 

Reuniones en el Management Tradicional.

En el Management tradicional las reuniones periódicas o de seguimiento se celebran cada 15 días aproximadamente, se centran en el estado del proyecto, como se encuentran cada una de las tareas encomendadas a los distintos grupos de trabajo del proyecto y suele tener una duración de unas dos horas. Además de conocer de primera mano el estado de las distintas tareas, es buen momento para poner encima de la mesa los problemas que obstaculizan el proyecto y como puede afectar al tiempo y coste de éste. Estas reuniones sueles ir acompañadas de una reunión posterior, esta ya sólo con el equipo de proyecto donde se reflexiona, se analiza la reunión anterior y se toman decisiones. 

Reuniones en SCRUM.

En las metodologías ágiles todo es distinto. Una de las metodologías con más proyección y que más se están utilizando en la actualidad es la metodología SCRUM, creada por Jeff Sutherland,  y que forma parte del temario de ThePowerMBA. 

Las Reglas.

1.- La reunión se ha de celebrar todos los días a la misma hora y en ella debe estar presente todo el equipo. Con ello se responsabiliza a todos los integrantes de éste y el fijar una misma hora todos los días hace que se de una cierta regularidad, un hábito y permite que cada asistente se organice su día de trabajo. 

2.- La reunión no puede durar más de quince minutos. La reunión tiene que sintetizar lo más importante tiene que ir directa al grano, tiene que insuflar ánimo y pasión a los participantes, no puede ser origen de aburrimiento.

3.- Se ha de mantener de pie, nada de sillas. Esto hace que la participación sea más efectiva y favorece que la reunión no se dilate, que se vaya a lo realmente importante en la reunión.

Tres preguntas.

Cada mañana, el equipo se reúne alrededor de un tablón con tres columnas: Pendientes, en proceso y Hecho. En cada columna aparece unos pos-it, uno por cada una de las tareas que hay que realizar y que van moviéndose de izquierda a derecha a medida que se van terminando cada una de las tareas. Al finalizar el plazo acordado, todas las tareas deben estar en la columna de Hecho. 

Cada  mañana, el responsable del proyecto le hace tres preguntas a cada integrante del equipo:

  • 1.- ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a conseguir el objetivo?
  • 2.- ¿Qué vas a hacer hoy al respecto?
  • 3.- ¿Qué obstáculos se interponen para conseguirlo?

En esto consiste la reunión diaria, en esto se concentra el equipo durante los quince minutos que dura, el equipo ha de sentirse un todo, autónomo, nadie de la dirección tiene que estar informado, ellos son responsables de la consecución del objetivo y no se señala a nadie si no se consigue, el culpable es todo el equipo, todos ellos son los responsables en caso de no cumplir. 

Equipo.

Gracias a la reunión diaria todo el equipo sabe en que estado se encuentra cada una de las tareas, si estamos en plazo, si podemos ayudar a otros en algún trabajo donde se encuentren atascado, etc, … 

La reunión diaria se asemeja a la conversación que tienen los jugadores de fútbol durante el descanso, donde se analiza como ha ido el primer tiempo y que van a hacer durante el segundo para mejorar el juego. Donde uno de los laterales dice que el oponente que le marca le está haciendo la vida imposible, no dejándole llegar hasta línea de fondo y en la que el mediocentro de su banda le dice que no se preocupe, que el intentará obstaculizar en todo lo posible al oponente para que tenga más libertad, para que pueda llegar hasta la línea de fondo del campo y desde allí centrar al área. Eso es un equipo, eso es SCRUM.

 

 

Manuel Díaz

Project Management Power Gurú

Director de Proyectos de Mantenimiento y Eficiencia Energética.