Guía DEFINITIVA del teletrabajo (2020): todo lo que necesitas saber

Guía del teletrabajo

El teletrabajo ha llegado para quedarse (y no solo por el #coronavirus)

Ya no es una opción sino una necesidad en el nuevo mercado laboral.

Cada vez más empresas en más países optan por esta forma de trabajo.

Y es que las nuevas generaciones tienen otra forma de ver la vida profesional.

Para ellos es fundamental que su lugar de trabajo tenga características como:

  • Conciliación con la vida personal
  • Flexibilidad de horario laboral
  • Autonomía y poder de decisión

Aunque todavía el teletrabajo no está totalmente implantado en nuestra sociedad, en particular en empresas tradicionales, cada vez se empieza a utilizar en más sectores.

Las startups están emergiendo cómo las grandes promotoras del teletrabajo.

Y es que cada vez es más común trabajar en remoto o desde un coworking mientras que otra parte de la empresa se encuentra en un país diferente.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es un modelo de organización del sistema laboral en el cual los trabajadores desempeñan su actividad profesional sin estar fisicamente en la empresa.

También se le conoce como trabajo en remoto y puede realizarse a tiempo completo o parcial.

Es necesario el uso de la tecnología y las telecomunicaciones para poder teletrabajar.

Modalidades de teletrabajo:

  • Trabajo en domicilio: el trabajo se realiza desde la casa o domicilio del empleado.
  • Trabajo en Telecentro: el trabajo se realiza en una oficina habilitada por la empresa distinta a la oficina central.
  • Trabajo Móvil: el trabajo se realiza algunos días en la oficina y otros en el domicilio.


¿Debería implementar el teletrabajo en mi empresa?

Si eres una empresa te preguntarás qué beneficios puede ofrecerte el teletrabajo para tu negocio.

Es una decisión que hay que tomar con cautela ya que no todas las organizaciones tienen porqué estar preparadas para este cambio cultural.

Aquí te dejamos alguna de las principales ventajas y desventajas de esta forma de trabajo:

Ventajas del teletrabajo para la empresa

  • Aumento de la productividad de los trabajadores: los trabajadores estarán más motivados y satisfechos. Sentirán que tienen más autonomía y flexibilidad.
  • Reducción del número de accidentes laborales: esto es evidente si no se cuenta con un espacio físico al que acudir.
  • Ahorro de costes en espacio y mobiliario: la empresa ahorrará en infraestructura y espacio físico como oficinas. Tendrá una menor necesidad de equipamiento y equipos informáticos. Cada empleado usa su propio equipo. Esta inversión suele representar un coste muy elevado para la empresa lo que supone una gran ventaja.
  • Aumenta el tiempo de estancia en la empresa de los empleados: de nuevo la satisfacción de los trabajadores hace que se reduzca la rotación de equipos y se mejore la retención de personal.
  • Mayor control de las actividades realizadas por los empleados: el teletrabajo obliga a los equipos a trabajar por objetivos lo que requiero un seguimiento más exhaustivo. Esto se traduce en un aumento del control de la actividad y por tanto de la productividad que en muchas ocasiones no ocurre si se trabaja en la oficina.
  • Inexistencia / eliminación del absentismo laboral: como es lógico, al trabajar desde casa y tener que cumplir ciertos objetivos, son los propios empleados los que se regulan su tiempo por lo que es más difícil que pidan días libres o cambien de turnos.
  • Mayor número de profesionales al alcance: esto permite tener acceso a personas que en un principio por motivos personales o laborales no pueden desplazarse a la oficina pero si pueden trabajar desde casa (incluso desde otra región o país), ofreciendo a RRHH un abanico mucho mayor de candidatos a su disposición.
  • Innovación tecnológica en la empresa: para implementar el teletrabajo y que funcione correctamente, la empresa debe estar a la última en tecnología. Es necesario una buena conexión a la red, buenos equipos y sobre todo buenos canales de comunicación entre los miembros de la empresa. Es esencial programas como Teams o Slack para la comunicación entre los equipos, Asana, Trello o Monday para la organización y seguimiento de tareas y objetivos, Google Drive o Dropbox para compartir archivos en la nube, Factorial para gestión de personal (ausencias, horarios…) y por supuesto el correo electrónico y plataformas de videoconferencias.


Desventajas del teletrabajo para la empresa

  • Coste en equipos y telecomunicaciones: si tus empleados no cuentan con sus propios equipos, la empresa deberá proporcionárselo lo que puede suponer un incremento de los costes. También se necesita facilitar una buena conexión a internet y contar con programas y softwares adecuados.
  • No hay control físico del trabajador: muchos directivos todavía son reticentes a no poder tener contacto directo con sus trabajadores por miedo a que no sean igual de productivos que en la oficina. 
  • Cambio en la organización de la empresa: el sistema organizativo de la empresa se verá obligado a modificarse. Si no se realiza adecuadamente esto puede derivar en una falta de control sobre los trabajadores y sobre las tareas que realizan.
  • Disminuye la seguridad: Al estar cada trabajador conectado a una red diferente es mucho más sencillo que se produzcan ciberataques lo que supone un grave riesgo para la confidencialidad de la empresa.
  • Es más difícil trabajar en equipo:  esto se produce como consecuencia de la falta de contacto personal. Los intercambio de ideas se reducen, así como el sentimiento de pertenencia a un equipo y a la cultura empresarial. Las reuniones se pueden realizar de forma virtual pero no siempre se alcanzan los mismo resultados.
  • No todos los trabajadores están preparados para teletrabajar: aquí entra en juego RRHH para realizar una formación sobre teletrabajo a sus empleados y la manera más adecuada de organizarse según las características y las tareas de cada uno.


Pasos para aplicar el teletrabajo en una empresa

Si tienes una empresa o quieres implementar el teletrabajo en el lugar donde trabajas, estos 7 pasos te serán de utilidad para llevarlo a cabo.


1. Define objetivos cuantificables:

Establece los objetivos de cada equipo y cada teletrabajador. Tienen que ser observables y medibles.

2. Define los canales de comunicación:

Elige cual va a ser el método para comunicarse con los trabajadores y define el número de reuniones / llamadas.

3. Forma a los empleados:

Los trabajadores deben estar preparados para teletrabajar a todos lo niveles. Además, tienen que conocer las herramientas que van a utilizar al trabajar a distancia.

4. Establece herramientas de control:

Utiliza la tecnología para llevar un control de tus trabajadores.

5. Facilita el equipo necesario:

Todos los empleados deben contar con el hardware y software necesarios para realizar su trabajo.

6. Mejora la seguridad:

Teletrabajar supone un riesgo para la seguridad de la empresa, a través de una conexión VPN se puede convertir en más seguro este sistema.

7. Supervisión periódica:

Realiza un seguimiento activo del cumplimiento de las actividades y objetivos propuestos al teletrabajador.


Ejemplo de grandes empresas que utilizan teletrabajo:

  • Repsol ⛽
  • Iberdrola 💡
  • Microsoft 💻
  • IBM 🔢

Ejemplo de empresas que trabajan cien por cien en remoto:

  • Zapier ✱
  • Invision 🖌️
  • WordPress 🌐
  • Buffer 💬

En nuestro caso, una parte del equipo comercial de ThePowerMBA trabaja exclusivamente desde casa (alrededor de 40 personas). El resto de la empresa tenemos flexibilidad para teletrabajar (normalmente 1-2 días por semana).


¿Cúales son los beneficios del teletrabajo para los empleados?

La implantación del teletrabajo en una empresa supone un cambio drástico en la forma de trabajar de los empleados.

Esto conlleva ciertos beneficios y ciertos riesgos que te contamos a continuación…

Ventajas del teletrabajo para los empleados

  • Conciliación de la vida personal y laboral: cualquier persona busca un equilibrio entre su vida profesional y personal.
  • Se reduce el estrés: evitar desplazamientos, atascos, trabajar en un entorno «seguro» y sin la presión de tener cerca a un supervisor permite mejorar la calidad de vida de los trabajadores.
  • Flexibilidad de horarios: el teletrabajo ofrece la posibilidad a los trabajadores de organizarse y planificarse el tiempo de la manera más eficiente.
  • Disminuyen los gastos: se reducen los gastos de los empleados por ejemplo al comer fuera, transporte público o gasolina.
  • Mayor autonomía y responsabilidad: el teletrabajo obliga a los trabajadores a ser más independientes y más autónomos en la forma de trabajar y organizarse.
  • Aumenta la productividad: el teletrabajo mejora la gestión del tiempo y los factores externos que pueden afectar a la productividad se reducen.


Desventajas del teletrabajo para los empleados

  • Desvinculación del empleado con la empresa: el hecho de no pasar tiempo con los compañeros y de compartir un espacio de trabajo común puede llevar a un distanciamiento por parte del trabajador hacia la organización, al perder sentimiento de pertenencia.
  • Eliminación del ambiente laboral: en muchos casos, un buen ambiente laboral se traduce en motivación para los trabajadores. Esto con el teletrabajo se suprime por completo.
  • Aislamiento del trabajador: la falta de contacto humano puede provocar una sensación de soledad en el trabajador. Es fundamental relacionarse con personas.
  • Posible descenso del rendimiento: es posible que se produzca un descenso en el rendimiento del trabajador si no se lleva una disciplina y organización adecuada.


11 consejos para teletrabajar desde casa:

1. Cuanto más temprano empieces, mejor ☀️: intenta empezar temprano y realizar las tareas más complicadas primero. Es más fácil espabilarse al ir a la oficina que al tener que pasar de la cama al ordenador.

2. ¡No te quedes en pijama! 👕: aprovecha para ponerte ropa cómoda ahora que trabajas desde casa, pero no te quedes en pijama por favor. Date una ducha y ponte ropa limpia para empezar la jornada.

3. Ten un espacio propio de trabajo 👨‍💻 : elige cual va a ser tu lugar de trabajo y acostúmbrate a trabajar desde ahí. Puedes cambiar de vez en cuando pero intenta mantenerte en el mismo sitio.

4. Organiza tu espacio de trabajo 📚: prepara tu espacio de trabajo para que sea lo más cómodo posible. Vas a pasar muchas horas en el mismo lugar así que que menos que te resulte agradable trabajar en él.

5. Planifica tu día 📅: es muy importante que organices y planifiques cómo va a ser tu jornada. Lleva una lista de tareas y ponte recordatorios para evitar perder el foco. Planificar con anticipación es muy importante para no perder tiempo pensando en qué hacer.

6. ¡Cuidado con las redes sociales!⚠️: y lo sabes… Puedes distraerte fácilmente con un mensaje de Whatsapp o una notificación de Instagram. Mantén desconectadas tus redes sociales. Apaga las notificaciones y quita los accesos directos del navegador para evitar tentaciones.

7. Trabaja cuando seas más productivo 📉: procura realizar las tareas más complicadas en tu momento más productivo del día, normalmente por la mañana. Deja las tareas más sencillas para los momentos en los que te encuentres más cansado. ¡No se puede ser igual de productivo todo el día!

8. Mantente conectado 📱: procura mantenerte en constante conexión con tus compañeros a través de herramientas de mensajería o de videollamada, ya no solo para estar al corriente de lo que va ocurriendo sino ¡para hablar con alguien y socializar!

9. Poner algo de música nunca viene mal 🎧 : vas a pasar mucho tiempo sólo por lo que la música puede ser un buen acompañante y te puede hacer más llevadero el día. Música lofi o intrumental son una buena opción en Spotify.

10. Haz descansos 🚶‍♂️: trabajar desde casa no implica no poderte tomarte algún descanso. Estira las piernas y ve a hablar con otras personas de la casa. Eso sí, procura fijar unas horas para estas pausas y una duración para evitar extenderlas demasiado.

11. Cumple con tus horarios: al trabajar desde casa puede ocurrir que extendamos nuestra jornada laboral innecesariamente. Fíjate una hora de comienzo y una de final y cíñete a ellas. Puedes ponerte una alarma que señale el final de tu día.


Espero que te haya resultado útil nuestra guía de teletrabajo y puedas aplicarla ya seas una empresa o estés teletrabajando.

También échale un vistazo a los tips que te da Isabel de la Vega, nuestra Head of Marketing en este post.

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Comments
  • Buen post para resumir beneficios del teletrabajo, así como su potencial de mejora. Sería interesante que publicaseis un post con recomendaciones o técnicas para llevar a cabo las reuniones de equipo, de manera eficiente, por videoconferencia. En los tiempos que corren vamos a tener que lidiar con ello en las próximas semanas.
    Mi planteamiento inicial para estas reuniones es revisar siempre un plan de acción donde recogemos las acciones a llevar a cabo y vamos actualizando estado. El problema lo estoy encontrando en que hay puntos que generan debate y por videoconferencia resulta difícil controlar la duración de los mismos, siempre pensando en no perder el foco y en cumplir el tiempo establecido para la reunión.
    No me enrollo más, creo que sería de ayuda que expusierais vuestra experiencia o la de empresas que conozcáis. Todo método o técnica práctica resultará de gran ayuda en estas semanas y en un futuro.
    Gracias!!

  • Buen post, especialmente el apartedo 11. Creo que estaría bien completarlo con alternativas técnicas con las que podemos planificar (en tan poco tiempo) un sistema seguro de teletrabajo. Por ejemplo (a) con equipo facilitado por la empresa o (b) con el propio equipo del teletrabajador.

      • Muy buen post!!!, en general en España estamos muy atrasados en el tema de teletrabajo, pienso que después de esta experiencia que estamos viviendo las empresas van a ver las increíbles ventajas que da el teletrabajo, desde mi punto de vista un teletrabajo equilibrado es el móvil, unos días desde casa y otros en oficina, enhorabuena por el post, saludos

    • ¡Hola!😊

      Es una opción que puede venir muy bien para ofrecer más flexibilidad a los empleados, así como rentabilidad y eficacia a las empresas. A día de hoy, con todas las posibilidades tecnológicas a nuestro alcance, cada vez debería ir promoviéndose más. Lamentablemente, frente a esta dura situación que estamos viviendo, ha sido una manera de que las empresas se den cuenta de la importancia que tiene estar preparados para el teletrabajo.

      Estamos de acuerdo en que para que el teletrabajo pueda ser efectivo es necesario que estemos todos bien equipados.

      ¡Un saludo y que tengas muy buen día!

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