Wie wäre das Leben von Millionen von digitalen Projekten, wenn es kein Projektmanagement gäbe?  

Bis vor einigen Jahren wussten nur wenige, wie man Zeit und Ressourcen optimiert und wie man neue Kundenaufträge im Unternehmen organisiert.

Was sich als echtes Kopfzerbrechen herausstellte, wurde zu einer Notwendigkeit, jeden Prozess, jede Technik oder Lösung im Zusammenhang mit dem Projektmanagement zu verbessern. 

Diese Reihe von Techniken kann in jeder Abteilung eines jeden Unternehmens eingesetzt werden, wodurch die Grenzen, die im Zusammenhang mit dem Beruf existieren können, verwischt werden.

Da dieser Beruf im Laufe der Zeit mehr als unverzichtbar geworden ist, wird es Sie auch interessieren, welches Profil der Projektmanager hat und welche Aufgaben er oder sie erfüllt. 

Sollen wir anfangen? 

Was ist Projektmanagement? 

Projektmanagement ist eine Disziplin oder ein Beruf, der sich auf die Verwaltung, Planung, Überwachung und Verwaltung der Ziele eines bestimmten Projekts konzentriert. 

Dabei ist stets zu berücksichtigen, dass die Maßnahmen realistisch sein sollen und sie müssen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens durchgeführt werden können. 

Die Ziele des Projektmanagements sind einfach zu analysieren: 

• Verwaltung der Initiierung und des Fortschritts von Projekten.

• Verwaltung möglicher Schwierigkeiten, die während des Prozesses auftreten können. 

• Es stellt jede Abschlussaufgabe von Projekten bereit, die genehmigt werden sollen.

Was sind die Phasen des Projektmanagements? 

Nach den Angaben des PMI (Project Management Institute) im Handbuch Guide of the Project Management Body of Knowledge (PMBOk) gibt es 5 entscheidende Phasen, die das Projektmanagement umfassen: 

1. Durchführbarkeitsstudie  

Dies ist die erste Phase des Projektmanagements, in der festgestellt wird, ob das Unternehmen, die Organisation oder der Betrieb einen Gewinn oder einen strategischen Nutzen aus der Durchführung des Projekts ziehen würde. 

In diesem Fall sollten Sie eine Projektplanungs- und -managementsoftware verwenden, um zu analysieren, ob die geplanten Methoden, die zugewiesenen Abteilungen, die Kategorisierung der Aufgaben, die Risiken und die Zeiten für die Ausführung der Planung machbar sind. 

Fällt die Analyse positiv aus, wird mit der zweiten Stufe fortgefahren. 

2. Planung der Arbeit

Hier werden die Schritte zur Durchführung der einzelnen Aufgaben im Detail beschrieben, ebenso wie die Aufgaben, die von den beauftragten Personen auszuführen sind. 

Dies ist die entscheidende Phase, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, denn wenn in dieser Phase nicht genau festgelegt wird, was, wie und wann zu tun ist, könnte alles behindert werden.

Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie zunächst den tatsächlichen Umfang eines Projekts analysieren. Sie sollten auch eine Schätzung der Ressourcen vornehmen, um zu wissen, ob sie für die Durchführung der Aufgaben ausreichen. Schließlich ist es wichtig, die Bedingungen und möglichen Verhandlungen mit jedem Teammitglied aufzuschreiben.  

3. Ausführung der Aufgaben

In dieser Phase werden alle möglichen Analysen, Planungen, Projektionen und Ideen, die in den vorangegangenen Phasen vorgeschlagen wurden, umgesetzt. Dies alles dank der guten Nutzung der oben beschriebenen Ressourcen und Vereinbarungen. 

4. Follow-up-Phase 

In dieser Phase wird überprüft, was funktioniert, was verbessert werden muss und welche anderen Aufgaben im Rahmen des Projekts auf keinen Fall durchgeführt werden sollten, auch wenn sie bereits geplant sind. 

In Arbeitsteams und Organisationen kann alles passieren, denn es gibt immer wieder Rückschläge, Unannehmlichkeiten oder Probleme, die die Ausführung von Aufgaben beeinträchtigen können.

Dies kann auf menschliches Talent, Verzögerungen bei Lieferanten, Softwarefehler oder die Durchführung der Projekte selbst zurückzuführen sein. Aus diesem Grund werden in dieser Phase einige flexible Zeitspannen berücksichtigt, um das Panorama mit einer besseren Lupe zu analysieren. 

5. Schlussphase

Dies ist die letzte Phase des Projektmanagements, in der bewertet und überprüft wird, ob alle Erwartungen und Ziele erfüllt wurden. Das Wichtigste ist, dass in der Anfangsphase des Projekts alles nach Plan gelaufen ist. 

Zum Abschluss sollten Sie alle Details festhalten, die bei der Durchführung des Projekts aufgetreten sind: Fehler, Probleme, Verzögerungen... alles mit dem Ziel, in Zukunft bessere Entscheidungen für jede Planung treffen zu können. 

Aus diesem Grund sollte eine Art Checkliste erstellt werden, in der festgehalten wird, was tatsächlich funktioniert hat und was NICHT wie erwartet funktioniert hat. Dieses Dokument dient auch dazu, zu analysieren, ob die zu Beginn geschätzten Risiken die richtigen waren. 

Im Projektmanagement geht es nur ums Gewinnen! 

10 Vorteile des Projektmanagements

Wenn wir in die digitale Welt wechseln, sind die Vorteile des Projektmanagements zahllos. Hier sind jedoch die wichtigsten davon: 

1. Verbessert den Arbeitsfluss in Teams. 

2. Verbessert die Teamarbeit.

3. Optimiert die Kommunikation zwischen den Abteilungen.

4. Fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams.

5. Antizipiert mögliche Verzögerungen, Engpässe und ungünstige Szenarien für Projekte.

6. Erhöht die Leistung der Überwachung und Verwaltung jedes Projekts. 

7. Sammelt unverzichtbare Daten für die künftige Planung. 

8. Beschreibt und verwaltet die wichtigsten Ressourcen für jedes Teammitglied. 

9. Optimiert die Lösung von Konflikten bezüglich der auszuführenden Aufgaben. 

10. Und es ermöglicht Ihnen, Analysen in Echtzeit durchzuführen. 

Was ist ein Projektmanager?

Der Projektmanager ist der Fachmann, der für die Planung und Durchführung von Aufgaben im Rahmen eines Projekts zuständig ist und diese überwacht. Kurz gesagt, es ist der Fachmann, der die gesamte Teamarbeit koordiniert und dafür sorgt, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden. 

Unternehmen haben schon immer Profile eingestellt, die denen des Projektmanagers sehr ähnlich sind, aber mit der Entwicklung der digitalen Welt ist dieser Fachmann zu einem unverzichtbaren Bestandteil jedes Arbeitsteams geworden. 

Der Projektmanager ist nicht nur ein Profil, das sich ständig weiterentwickelt, sondern er ist auch an der Ausführung, Planung, Überwachung und Lieferung der Aufgaben beteiligt, die den Abteilungen eines Unternehmens entsprechen.

Vor allem in Unternehmen, die ein digitales Ökosystem haben und Dienstleistungen oder Produkte über das Internet anbieten. Sie finden Projektmanager in Unternehmen wie Online-Shops, Marketing-Agenturen, Kreativteams, Coaching-Büros, Teams von Psychologen... 

Was ist die Aufgabe eines Projektmanagers? 

Obwohl Sie eine kurze und prägnante Erklärung erhalten haben, möchten Sie vielleicht mehr Details über diesen Fachmann erfahren (falls Sie der nächste Projektmanager in einem Unternehmen werden möchten):

• Sie begründen, warum das zu initiierende Projekt für das Team notwendig ist.

• Sie beschreiben die Qualität der von den einzelnen Mitgliedern erbrachten Leistungen.

• Sie definieren die zu verwendenden Ressourcen (Computer, Tablets, Software...).

• Sie grenzen einen schrittweisen Prozess ab, wie die Aufgaben erstellt werden. 

• Sie führen das Team.

• Sie bewerten und verwalten die möglichen Risiken eines jeden Projekts.

• Sie verfolgen den Prozess.

• Sie stehen in ständiger Kommunikation mit den Beteiligten.

• Sie verwalten externe Lieferanten. 

Fähigkeiten, die jeder Projektmanager haben sollte 

Für das Projektmanagement ist kein Berufsbild mit einem bestimmten Abschluss erforderlich, sondern jemand, der über bestimmte Fähigkeiten verfügt, die durch Zertifizierungen und Erfahrung im Bereich des Projektmanagements erworben werden. 

Zu diesen Fähigkeiten gehören: Organisationstalent, detaillierte Planung, Datenanalyse, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, gute Rechtschreibung, Koordination, Problemlösung, Kreativität, Konfliktanalyse... 

Aber es gibt noch mehr: Aus dem Guide of the Project Management Body of Knowledge können wir ableiten, dass ein guter Projektmanager über die folgenden Fähigkeiten verfügt: 

1. Leiterschaft

Ein Projektmanager ist in der Lage, eine positive Führungsrolle zu übernehmen und ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Daher ist die erste Eigenschaft, die ein Projektmanager haben muss, die Leitung und Steuerung aller für den gleichen Zweck erforderlichen Aufgaben. 

Eine gute Führungskraft weiß immer, wie man Werte und Botschaften vermittelt und sein Team dazu motiviert, die Aufgaben bestmöglich auszuführen. 

2. Fähigkeit, im Team zu arbeiten

In Anlehnung an den vorherigen Punkt ist ein guter Projektmanager in der Lage, alle Teile eines Teams in die Projekte einzubeziehen. 

Das liegt daran, dass der Projektmanager weiß, wie er die Stärken der einzelnen Mitarbeiter erkennt und wie sie positiv zu jedem Ziel beitragen können. 

3. Hohe organisatorische Fähigkeiten 

Wir haben es Ihnen schon einmal gesagt: Der Erfolg ist der beste Freund der Ordnung.

Organisieren, organisieren und organisieren... das ist die wesentliche Aufgabe eines Projektmanagers. Alle anderen Aufgaben, die im Zusammenhang mit demselben Plan ausgeführt werden, hängen von ihm ab, abgesehen von der Erstellung des Plans natürlich. 

Sagen wir, es ist der Ursprung von allem, was danach passiert.

4. Kommunikationsfähigkeit

Und diese Fähigkeiten sollten so durchsetzungsfähig wie möglich sein. 

Die tägliche Arbeit mit menschlichen Talenten ist eine Herausforderung. Wir alle denken anders, wir alle haben eine andere Sicht der Dinge, aber wir alle haben den gleichen Wunsch, dass die Projekte gut laufen. 

Deshalb muss der Projektmanager über die notwendigen kommunikativen Fähigkeiten verfügen, um seine Leitlinien auf positive und klare Weise zu vermitteln, insbesondere da sich die Pläne ständig ändern, was Teil der Magie des Berufs ist. 

5. Fähigkeiten zur Konfliktlösung 

Konflikte sind unvermeidlich, vor allem in Organisationen und Teams, die aus mehreren Personen bestehen. 

Wie bereits erwähnt, sind wir alle verschieden und haben unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf die einzelnen Projekte. Deshalb muss ein Projektmanager in der Lage sein, Konflikte erfolgreich zu lösen. 

Mit anderen Worten, er muss als Vermittler im Arbeitsumfeld agieren, damit die Atmosphäre unparteiisch, produktiv und harmonisch ist. 

6. Muss delegieren können 

Ein Projektmanager muss realistisch sein und realistische Ziele setzen können. 

Er weiß, welche Fähigkeiten er hat und wo seine Grenzen liegen, und alles gleichzeitig zu machen, kann manchmal eine enorme Arbeitsbelastung sein. Deshalb muss er in der Lage sein, Aufgaben an andere Talente zu delegieren, die von ihnen ausgeführt werden können. Natürlich nur, solange sie innerhalb des Profils bleiben, das sie bereits haben. 

Ein Grafikdesigner sollte nicht die Buchhaltung des Unternehmens führen... 

7. Aufmerksamkeit für Details

Wie alle kreativen Profile sind auch Projektmanager von Natur aus neugierig und detailorientiert. 

Deshalb müssen sie den Details eines jeden Projekts besondere Aufmerksamkeit widmen und diesbezüglich anspruchsvoll sein, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe mit Exzellenz und methodischer Sorgfalt ausgeführt wird. 

8. Orientierungswissen 

Wie wir Ihnen in den vorangegangenen Zeilen mitgeteilt haben, kann es bei der Durchführung eines Projekts zu Problemen und Unannehmlichkeiten kommen, die die Erfüllung der Ziele beeinträchtigen. Deshalb muss der Projektmanager wissen, wie er das Team zu neuen Arbeitszielen führen kann, die aber demselben Projekt entsprechen. 

9. Wissen, wie man Metriken analysiert 

Wie kann ein Projektmanager eine Berichterstattung durchführen, wenn er nicht weiß, was funktioniert und was nicht? Ein Projektmanager auf hohem Niveau weiß, wie man die verschiedenen Metriken, die bei der Ausführung von Aufgaben entstehen, liest. 

Insbesondere solche, die mit Risiken und Teamleistung zu tun haben. 

Welche weiteren Vorteile können Sie dem Projektmanagement zuschreiben, die wir in diesem Artikel übersehen haben? 

Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen, wir sind gespannt auf Ihre Meinung.