Las rutinas de trabajo son parte del día a día, levantarse cada mañana, ir al baño, tomar una taza de café y alistarse para salir seguro que es parte de rutina. ¿Esto es malo? La verdad es que no, es algo que hacemos desde hace siglos. 

Pero de vez en cuando hay que alterar la rutina, algo que no a todos les gusta, pero es necesario para mejorar. Esto no solo ocurre en el día a día, sino que también lo hace en las empresas: adaptarse, evolucionar y mantenerse vigente o desaparecer.

¿Qué tiene que ver todo esto con el tema de hoy? ¿Recuerdas MySpace? Ese es un claro ejemplo de cómo si no te adaptas, desapareces. ¿Y cómo se puede adaptar tu empresa a los cambios? A través de la metodología Kaizen. 

Simple, pero efectiva y hoy te hablaremos de cómo la puedes aplicar en tu empresa para seguir en el mercado laboral, a través de la maximización de la mejoría constante en el sector productivo de cualquier empresa. 

Quizás por eso a día de hoy es una estrategia de referencia en el mundo de la mercadotecnia.

¿Qué es el método Kaizen?

La metodología Kaizen es una filosofía que se centra en la mejora y que sostiene que todo lo que hagas siempre se puede hacer mejor, es decir, es perfeccionable. Si miras de cerca, la idea de optimización es muy similar. 

Ahora, el asunto es cómo a través de su contribución metodológica causa un impacto al momento de cómo hay que implementar estas mejoras en cualquier empresa, ya sea de tecnología, finanzas, inmueble, entre otros.

Por eso, es que se ha utilizado en marketing en muchas oportunidades para mejorar de manera significativa la gestión de los procesos. 

¿El objetivo? Reducir los malos hábitos dentro de los diferentes departamentos y también sus ineficiencias, que afectan de manera directa al desempeño del sistema.

¿Por qué se hace esto? Simple, porque se sabe que es posible producir efectos significativos y ventajosos a largo plazo si se realizan pequeños procesos de cambio en diferentes niveles de la empresa. Conclusión: más eficiencia.

¿De dónde surge el método Kaizen?

Tras la Segunda Guerra Mundial, Japón estaba atravesando una crisis social y económica que afectaba a todos sus ciudadanos.

La necesidad de salir al mercado para competir con las empresas de Europa y Estados Unidos hizo que el gobierno del país promoviera las estrategias metodológicas de Williams Edwards Deming y Joseph Juran.

¿Los resultados? Bueno, podemos verlo a día de hoy. Japón es una de las referencias en producción en diferentes sectores, siendo la animación uno de los más destacados. 

¿Qué aplicaron? El método Kaizen, que al español se traduce como «cambio» y «mejor», haciendo referencia a la búsqueda constante de mejora. 

Las 5 «S» de la metodología Kaizen

Dado que el método Kaizen pone más énfasis en los cambios pequeños y continuos que en las innovaciones repentinas y radicales, implementarlo en las empresas es más simple de lo que parece a simple vista, pero si no estás familiarizado con él, puede parecer complicado.

Este método cuenta con lo que se conoce como las «5 S» o el círculo PDCA. También implica a los 5 «por qué», conocido como «Kanban» para incorporar estas prácticas a intereses empresariales.

1. Seiri o «clasificar»

Uno de los aspectos más difíciles en cualquier empresa, es delimitar qué es de verdad útil y qué no, sobre todo cuando tienen tiempo trabajando en una misma metodología. 

La clasificación o seiri en el método kaizen busca eliminar esos elementos de trabajo que realmente no son necesarios en un departamento para aumentar la productividad y reducir los costos de tiempo.

2. Seiton u «organizar»

La organización es clave en casi cualquier aspecto de la vida, ya sea en el trabajo, los estudios o hasta en la vida personal. Organizar lo útil de tu empresa en una ubicación o proceso específico es fundamental para hacer una diferencia.

Piensa que si sabes dónde está lo que algún departamento o alguien de tu empresa está buscando, el tiempo de búsqueda se reduce, evitando de esta manera los esfuerzos innecesarios.

3. Seiso o «limpiar»

La limpieza o seiso van de la mano con el seiton que es la organización. No es posible tener una organización si el espacio de trabajo donde te mueves está sucio. 

Mantener un orden y un espacio de trabajo impecable ayuda en diferentes aspectos a los equipos de trabajo de tu empresa, desde su bienestar, hasta la reducción de accidentes y la mejora en calidad de los productos y/o servicios.

4. Seiketsu o «estandarizar» 

¿Qué pasa si haces de todos los aspectos que hemos mencionado hasta ahora un estándar dentro de tu empresa? ¡Se mejora la productividad! 

Estandarizar todos estos aspectos que mencionamos con anterioridad es parte fundamental de mantener el camino por la senda de la mejoría que implica la metodología Kaizen.

5. Shitsuke o «autodisciplina»

Intentar y hacer son dos acciones diferentes en su totalidad. Y es por eso que el shitsuke o la autodisciplina es el último eslabón de estos 5 aspectos. De nada sirve intentar, tienes que hacerlo.

Todos los miembros de los diferentes departamentos de tu empresa necesitan ser disciplinados y mantenerla a tal punto, que logren adoptar las 5 S de la metodología Kaizen para que la empresa mejore de manera continua. 

El ciclo «PDCA» en el método Kaizen

Como te dijimos antes, el método Kaizen no se aplica solo, sino que requiere el apoyo de otras metodologías, siendo una de ellas en el «enfoque PDCA» que se traduce como «círculo Deming».

• Plan: la primera etapa de cualquier proyecto consiste en la planificación y establecimiento de metas claras y objetivas para ser alcanzadas en un determinado plazo de tiempo.

• Do: la segunda etapa consiste en hacer un plan de acción que debe ser ejecutado con un orden de prioridades para que se puedan alcanzar los objetivos.

• Check: el tercer paso es uno más complicado, puesto que consiste en analizar en mayor o menor medida cómo se han cumplido los objetivos, identificar inconvenientes y corregir los errores.

• Act: el cuarto y último paso implica la corrección de los errores y analizar una vez más los resultados, para crear un nuevo plan de acción que sea más eficiente en el futuro.

Los 5 «por qué»

La mejora constante no es una tarea fácil, de hecho, mantenerlo es uno de los principales problemas y dificultades de la metodología Kaizen, pero puedes ayudarte con esta práctica de los 5 «por qué» no se obtuvieron resultados:

• Porque se pidieron hace poco tiempo y gracias a la cantidad de trabajo fue imposible lograrlo.

• Porque faltó información y datos de los comerciales.

• Porque falta albarán del cliente de mayor relevancia.

• Porque se ha retrasado el proyecto por razones personales del encargado.

• Porque el sistema de gráficos utilizado ha fallado al hacer los análisis.

¿Para qué sirve la metodología Kaizen?

El objetivo de esta metodología es bastante simple, ya que se centra en realizar tareas de forma gradual y continua (es decir, constante) para alcanzar metas y objetivos específicos dentro de la empresa a nivel general o en un departamento en específico. 

A través de él se eliminarán las pérdidas de tiempo que puedan resultar en una gestión inadecuada del proceso de producción, ya que el control de horarios es parte importante de una empresa que decidan implementar esta estrategia, facilitando la gestión y organización laboral.

¿Cómo puede beneficiar a tu empresa la metodología Kaizen?

Hasta ahora te hemos hablado de qué es la metodología Kaizen y cómo se aplica en diferentes aspectos, pero ¿cuáles son los beneficios que esta práctica puede traer a corto, mediano y largo plazo en tu empresa?

• Disminuye en gran medida todos los procesos inútiles y repetitivos de tu compañía.

• Aumenta de manera considerable la productividad de todos los empleados.

• Aumenta la satisfacción de todos los empleados a través de los reconocimientos por la mejora en su desempeño.

• Puedes ver una mayor retención de talento en tu empresa.

• Incrementa el compromiso de los trabajadores en el desarrollo y crecimiento de la compañía.

• Potencia la sana competitividad entre los empleados y departamentos de la empresa.

• Incrementa la satisfacción de los clientes por el uso y/o consumo de los servicios y/o productos que ofrece la compañía.

• Hay una mayor capacidad de respuesta y solución a problemas, inconvenientes y errores que se puedan presentar.

• Disminuyen los posibles accidentes laborales.

• Hay una mejor capacidad de adaptación a las nuevas tendencias tecnológicas.

• Crea una capacidad en cada empleado de la empresa para adaptarse a los cambios laborales que necesita la empresa para mantenerse en el mercado.

7 pasos claves para implementar el método Kaizen en cualquier empresa

¿Te ha llamado la atención la metodología Kaizen y quieres aplicarla en tu empresa? Si bien no es una mala idea, puedes estar un poco perdido al momento de comenzar, pero no te preocupes, te ayudaremos a simplificar esta metodología para que puedas llevarlo a tu compañía con tan solo 7 simples pasos.

1. Nivel de intervención metodológica

Es necesario aclarar que el foco principal de la metodología Kaizen es que todos los empleados de una empresa, sin importar cuál sea su cargo, puedan dar una propuesta para aplicar una mejoría en su desarrollo, implementación y mejora de un proceso de trabajo.

2. Crea un equipo

El primer paso es formar un equipo multidisciplinario en tu empresa que comience a aplicar el método Kaizen. Ten en cuenta que mientras más diferentes sean los miembros del equipo, mayor creatividad y variedad de propuestas tendrás de este nuevo departamento.

3. Recolección y análisis de datos

Para reunir los datos que necesitas para mejorar todos los procesos, puedes recurrir a un software que almacene toda la información, ayudando al equipo a tener todos los datos y encontrar posibles errores y trabajos duplicados para analizar de una manera más eficiente.

4. Ir y ver

Es tan simple como dice el título. Una vez hayas realizado el análisis de los datos, se debe ir al origen del problema para verlo en acción y encontrar posibles opciones para desarrollar soluciones.

5. Desarrollar contramedidas

En un calendario deberás establecer un plan de acción que te permita actuar con fechas realistas para solucionar los diferentes problemas que el equipo haya encontrado. La idea es que haya una fecha de implementación y culminación.

6. Evaluación de los resultados

Es el momento de evaluar los resultados que han sido obtenidos hasta ahora a través de informes y gráficos. En caso de que el equipo no esté conforme con los resultados obtenidos, hay que realizar de nuevo todos los pasos hasta aquí.

7. Seguimiento de resultados

Es el momento de comenzar a realizar un seguimiento de la evolución de los cambios. Este proceso puede durar varios meses, ya que la metodología Kaizen implica una mejora constante. La idea es que puedan aplicarse este mismo cambio en otras áreas de la empresa para obtener resultados similares.

Ejemplos para aplicar el método Kaizen

¿Quieres aplicar este proceso? Te damos algunos ejemplos simples que puedes implementar:

• Planifica reuniones: esto ayuda a tener mejor relación entre jefes y empleados.

• Motiva el orden y la limpieza: Ayuda a mejorar el bienestar de tus empleados en todos los niveles. 

• Fija objetivos comunes: Impulsar la unidad y compromiso de tus empleados.

¡Aplicación exitosa del método Kaizen! 

Estás cada vez más cerca de que la metodología Kaizen se empiece a aplicar en tu empresa para ver las mejoras en los diferentes niveles, desde la producción, hasta la gestión de tiempo. 

Sin embargo, aún queda mucho que aprender, así como otras metodologías, consejos y datos que puedes aprender para que tu empresa siga mejorando, creciendo y se convierta en el referente del sector en el que trabajas.