Business email: todo lo que debes saber sobre el email corporativo

El business email o correo electrónico corporativo ya se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas. Imprescindible, pero a la vez, económica, sencilla, fácil de usar y extremadamente versátil, tanto para la gestión como para el marketing. 

¿Quieres descubrir por qué nos gustan tanto los business emails y porqué millones de empresas han optado por ellos? 

Pues aquí te explicaremos para qué sirve, por qué es tan necesario, qué ventajas ofrece y cómo crear el tuyo sin coste alguno.

¿Qué es un email corporativo y para qué sirve?

Un business mail es un email usado por las empresas y para las empresas. Una dirección para manejar los correos con empleados, clientes, asociados, inversores, leads y stakeholders en general.

A su vez, para los correos y las suscripciones de tu negocio, así como servicios de pago, tarjetas y cuentas bancarias.

Este email es el indicado para la comunicación entre empresas y agencias. También es el ideal para registros legales, legislaciones y directorios empresariales.

Diferencias entre una cuenta personal y una cuenta de empresa

• Nombre de dominio: las direcciones de correo personales utilizan el nombre de su proveedor (Gmail, Hotmail, Yahoo…) mientras que los business emails utilizan los nombres de su empresa y de su dominio web. Por ejemplo: correo@tuempresa.com.

• Precio: los correos personales son completamente gratuitos, mientras que los corporativos o empresariales son de pago o freemium en la gran mayoría de casos. 

• Herramientas: los proveedores de correos corporativos ofrecen opciones adicionales no disponibles en los correos personales, funciones pensadas para organizar grandes flujos de emails, sincronizar herramientas y espacios de trabajo, entre otras funciones.

¿Qué beneficios ofrece un correo empresarial?

Entonces, ¿por qué el business email es importante? Veámoslo a continuación:

1. Segmentación y organización

Porque cuando hablamos de comunicación empresarial, los correos personales pueden convertir tu bandeja de entrada en todo un caos. 

En cambio, un business email es perfecto para mantener tus correos mejor organizados y tu inbox libre de correos indeseados o inoportunos que no tengan que ver con el trabajo.

2. Capacidad

¿Imaginas lo que le pasaría a tu empresa si su bandeja de entradas se colapsa?

Los business emails ofrecen mucha más capacidad que los correos personales, tanto para manejar más emails como para exportar archivos de mayor tamaño.

La capacidad varía dependiendo del proveedor, pero siempre será muchísimo mayor a la que ofrecen los correos personales. 

3. Funciones

Los correos corporativos cuentan con más herramientas para la gestión de emails y suscripciones, así como integraciones y extensiones. 

Además, pueden integrarse con un gran número de herramientas, desde software de desarrollo a herramientas de automatización y espacios de trabajo y, por supuesto, software para tus campañas de email. 

Por tanto, si quieres llevar a cabo una estrategia de email marketing, el email corporativo es más que indispensable.

4. Credibilidad

Cuando hablamos de identidad de marca, la dirección de email puede ser crucial. 

Para muchos, la razón primordial para contar con un business email es la credibilidad, autoridad y confiabilidad que este puede ofrecer, tanto para clientes como para otras empresas y perfiles de alto nivel.

Y no es para menos.

De hecho, el email empresarial puede marcar la diferencia entre negociaciones exitosas y clientes satisfechos y los filtros de spam. 

5. Colaboración

Algunos proveedores, como Google, también ofrecen son perfectos para los espacios compartidos, especialmente espacios de trabajo remotos, no solo para correos electrónicos.

Espacios libres de anuncios, con mayores capacidades de almacenamiento, herramientas e integraciones compartidas y más control sobre los accesos y usuarios. 

6. Seguridad

La seguridad es imprescindible en el ciberespacio, especialmente en el panorama empresarial. 

Estos correos poseen más filtros de spam, autenticaciones de seguridad de dos factores y firewalls, entre otras medidas de seguridad para convertir tu inbox y tus espacios de trabajo en una caja fuerte. 

7. Costes

Además de ser bastante económicos, pueden ayudarte a mejorar tus procesos de comunicación empresarial, aumentar tu productividad y la de tu equipo y reducir posibles márgenes de error y brechas al mínimo; factores que representan enormes gastos para los negocios.

Además, mientras más organización, más eficiencia. Mientras más eficiencia, menos errores. Y mientras menos errores, menos posibilidades de perder dinero por fallas de comunicación. 

En pocas palabras, el business email no es solo una parte crítica de la identidad empresarial. También es una herramienta versátil, con muchas más capacidades que los emails personales, capaz de acoplarse a otras herramientas para mejorar tus estrategias de marketing. 

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Desventajas del business email

El business email supera con creces a los emails personales en todo sentido. Sin embargo, tiene algunas desventajas (bastante pocas) que también tienes que considerar. Estas son:

1. Ciberataques

Aunque son más seguros, también son el blanco preferido de los ataque informáticos, especialmente a través de tácticas de email phishing.

Al estar conectados a los espacios de trabajo, son un excelente acceso para los ciberataques. Si existe una brecha de seguridad, toda la información del espacio de trabajo, así como las aplicaciones conectadas a ese email, estarán comprometidas. 

2. Tiempo

Porque los correos empresariales exigen una respuesta rápida. Y a su vez, hay que dedicarles bastante tiempo.

Además, mientras más sesiones y herramientas estén enlazadas a tu correo empresarial, mayor será el número de mensajes sobre actualizaciones, avisos y notificaciones. 

Y si tu bandeja de entrada se llena constantemente, puedes dejar muchos mensajes sin revisar. Mensajes potencialmente cruciales, ya sea de clientes o colaboradores.

3. Personalización

Especialmente en las campañas de email. 

De nuevo, business emails pueden fusionarse con herramientas de email marketing para lanzar campañas potentes a pequeña y a gran escala. Sin embargo, mientras más grandes sean las campañas, más difíciles resulta personalizarlas según cada receptor.

En estos casos, las plantillas de emails y las respuestas prediseñadas son la respuesta. Pero:

• Incluso las mejores plantillas pueden carecer de ese toque personalizado.

• Personalizar cada email al manejar tantos mensajes es imposible en la mayoría de casos. 

Con todo y eso, las plantillas siguen siendo la mejor alternativa.

6 Mejores opciones para tu business mail

Para esta lista, hemos escogido algunas de las mejores y más populares herramientas para tu email corporativo. Estas son:

1. Gmail

Gmail, el correo electrónico de Google, goza de casi tanta popularidad como su motor de búsqueda. Por tanto, es la primera opción de millones de compañías para crear sus emails de negocio.

Gmail también cuenta con una opción de prueba gratuita. Puedes escoger el modo de prueba para usar tu business email por 30 días o escoger cualquiera de sus planes de negocio.

Por otra parte, todos los usuarios dentro del espacio de trabajo de Google tendrán el mismo acceso a Google Suite (G-Suite), donde pueden establecer toda una base de operaciones con un buen número de herramientas.

Google Drive, Docs, Meetings, Calendar… Google tiene un enorme repertorio de aplicaciones para construir tu espacio de trabajo o llevarlo a la web. 

Además, cuenta con mensajes programados, tareas compartidas y muchas funcionalidades para organizar y gestionar tus correos electrónicos. 

2. Outlook (Hotmail)

Outlook es la herramienta de correos electrónicos de Microsoft, y una de las plataformas de email más eficaces de la actualidad.

Al igual que Google, esta plataforma puede sincronizarse a los espacios de trabajo de Microsoft y a sus diferentes programas, incluyendo Word, Excel y Power Point, herramientas excepcionales para sincronizar con tu email corporativo. 

Además, Outlook es perfecto para crear un espacio de trabajo robusto y bien equipado y su opción de correo para empresas cuenta con un gran abanico de opciones, incluyendo calendarios, espacios sincronizables e integraciones.

3. GoDaddy

GoDaddy ya se ha convertido en uno de los mayores proveedores de dominios de todo el mundo. Y por supuesto, uno de los proveedores preferidos de emails corporativos. 

GoDaddy ofrece emails empresariales como parte de sus diferentes planes de dominio. Sin embargo, también ofrece planes individuales si solo buscas crear tu email empresarial SIN comprar un dominio web.

Además, puede sincronizarse con Microsoft 365 para brindarte un paquete bastante completo. Y para facilitarte las cosas si ya utilizas las herramientas de Microsoft. 

4. Zoho Mail

Zoho se ha vuelto bastante popular en los últimos años gracias a su inmenso repertorio de herramientas. Estas van desde una aplicación para tomar notas hasta plataformas de cloud computing y desarrollo web. Y desde luego, emails. 

Zoho cuenta con un plan de business email gratuito, diferentes planes para empresas de todos los tamaños y un buen set de herramientas con calendarios, marcadores y protocolos de seguridad, entre otras funciones.

Por otra parte, Zoho no solo cuenta con su propio espacio de trabajo conectado a su gran variedad de aplicaciones. También cuenta con su propio software de email marketing, lo que significa que puedes gestionar absolutamente todo en un mismo lugar. 

5. Namecheap

Namecheap es otro favorito entre los proveedores de emails, especialmente para correos corporativos. Y uno de los pocos competidores de Outlook y Gmail.

Cuenta con planes muy accesibles y no es nada difícil de usar. También cuenta con calendarios integrados, un amplio paquete de aplicaciones para espacios de trabajo, bastante capacidad y tareas compartidas, por mencionar algunas.

6. ICloud

ICloud es la apuesta de Apple para los servicios de correo electrónico. Por lo tanto, es compatible con todos los dispositivos Apple. Ha ganado bastante popularidad en los últimos años y se ha vuelto una excelente opción para las empresas.

ICloud es gratis para los usuarios de Apple y cuenta con diferentes opciones de almacenamiento en la nube y un buen rango de integraciones disponibles. 

Sin embargo, ya que está pensado para las aplicaciones de Apple y sus dispositivos, no es la mejor opción si no eres un usuario registrado o si utilizas otros dispositivos. 

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Cómo crear un business email en Gmail (y en casi cualquier plataforma)

Bastante fácil:

1. Ve a Google Apps o App Store

2. Entra en Gmail for Work.

3. Completa el formulario con tu email, tus datos y los de tu empresa.

4. Escoge uno de los planes.

5. Verifica tu cuenta a través de tu email.

Nota: si hablamos de otras plataformas, solo tienes que buscar su opción de negocios y seguir los mismos pasos.

Simple, ¿no?

Además, puedes escoger el modo de prueba para usar tu business email por 30 días. 

Al crear tu email corporativo, también te sugerimos ir directamente a la autenticación en dos pasos. También puedes configurar tus etiquetas y filtros de spam para mantener tu inbox limpia y ordenada desde que comiences a usarla.

Bonus: si ya tienes una web, puedes crear tu email corporativo a través de tu proveedor de dominio, como es el caso de GoDaddy.

Los business emails son herramientas invaluables, tanto para la construcción de marca e identidad corporativa como para el manejo de tu negocio. También pueden ayudarte a mejorar tus estándares de seguridad.

Además, son excepcionales cuando se trata de crear espacios de trabajo remoto y mantener a tu equipo en la misma sintonía.

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