Diagrama de Gantt: Qué es y cómo crear uno

Puede que en alguna reunión hayas oído hablar del diagrama de Gantt pero puede que no tengas del todo claro en qué consiste.

Y es que, a pesar de que los conceptos básicos son bastante sencillos, puede que, si no sabes cómo hacerlo, se te complique todo a la hora de aplicarlo.

Pero merece, y mucho, la pena pararse a dominar esta herramienta pues, con el auge del teletrabajo, es súper importante comunicarse y gestionar bien los proyectos para evitar desmotivar y estresar a los trabajadores.

En este sentido, herramientas de gestión de proyectos, como el diagrama de Gantt te vienen como anillo al dedo, pues te ayudará a ilustrar el cronograma de todo proyecto y así hacer seguimiento de cada objetivo y estar siempre al día.

En este artículo te contamos qué es el diagrama de Gantt y cómo implementarlo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica en la que se puede plasmar los diferentes proyectos que tenga una empresa u organización. 

Gracias a un cronograma, quienes están involucrados en el desarrollo de cada tarea tienen una visión amplia de qué acciones son las siguientes a ejecutar. 

Esta herramienta tiene este nombre gracias a su creador, Henry Gantt quien desarrolló la metodología a principios del siglo 20. 

En él, también tienes definidas las fechas de entrega y cuáles son las relaciones entre cada tarea en sí. ¿Están delegadas todas a una misma persona?, ¿cuándo es la fecha de inicio de cada una y cuál es la de cierre?... Todo eso lo ves en el diagrama de Gantt. 

Si te fijas en el ejemplo de más abajo, te darás cuenta de que el ancho de cada una de las barras horizontales, depende de la duración de cada tarea asignada. 

¿Cómo aplicar un diagrama de Gantt? 

A través de ellos se puede ver cómo es el estado de la programación existente con parte de las tareas sombreadas por completo. 

De todas formas, cada una de las tareas que se añaden a este diagrama, suele ser para desarrollarse lo más pronto posible, es decir, que se aplica a proyectos recientes. 

8 Ventajas del diagrama de Gantt 

Los project managers pueden darte una cátedra de muchas horas respecto al diagrama de Gantt, y es que es un método muy sencillo de aplicar, pero que resuelve cualquier tipo de problema de organización. 

¿Qué otros beneficios puedes percibir de esta herramienta? 

1. Te da una visibilidad clara de cualquier proyecto

Con este esquema podrás reducir las tareas y pendientes de una vez por todas y con pocas acciones. Además, de que todo lo tendrás de manera global en un mismo documento. 

Así, otros departamentos pueden hacer uso de este panel en caso de que deban realizar tareas en conjunto. Es por ello que puedes gestionar tanto proyectos independientes como en grupo. 

2. Comunicación fluida

Al poder ver cómo es el avance de cada una de las tareas de los miembros de un mismo equipo, puedes establecer una comunicación fluida con ellos ya que tienes a la mano lo que sí funciona y lo que debería mejorarse. 

3. Mejora la motivación 

El sentido de pertenencia determina muchas cosas, entre ellas, la motivación que puede tener una persona respecto a su entorno de trabajo y compañeros. 

Los diagramas de Gantt le dan una línea de tiempo a los colaboradores, en la que todos pueden ver cómo es el aporte que hacen a cada proyecto. Lo cual resulta muy motivador para el equipo. 

4. Mejora planificación

Con un diagrama de Gantt se puede ver qué tareas faltan por hacerse y los límites de tiempo, de esta manera los equipos pueden asegurar una mejor planificación respecto al cumplimiento de cada tarea. 

5. Potencia la creatividad 

Asumámoslo, mientras más aburrido sea el planner más trabajo nos cuesta llevar a cabo cada tarea. Para las personas creativas como tú, este método de organización es perfecto para explorar rasgos de tu creatividad. 

Y todo se basa en que puedes proponer soluciones nuevas de forma creativa. 

6. Puedes integrar otras tareas

Con un planificador o calendario tradicional, solo puedes anotar qué tareas están pendientes y cuál es la fecha límite de entrega. Con el diagrama de Gantt tienes otras opciones de personalización de la agenda, entre ellas está el diseño de nuevas tareas, de tareas compartidas y el avance de cada proyecto. 

7. Optimiza la eficiencia de los equipos

Otra de las ventajas visibles del diagrama de Gantt es que cada miembro del equipo puede iniciar las tareas que le corresponden incluso si todavía hay otros proyectos abiertos con tareas por ejecutar. 

De esta manera, aunque se siga trabajando en equipo, cada persona se hace responsable de lo que le corresponde sin interferir en el cumplimiento de las tareas pendientes. 

8. Puedes documentarlo todo

Sobre todo cuando es tiempo de rendir cuentas a los líderes y responsables de cada departamento. ¿Cómo ha sido el rendimiento del equipo en los últimos meses? Lo puedes ver desde el diagrama de Gantt. 

4 Pasos para crear un diagrama de Gantt

Ahora es momento de poner manos a la obra y explores las formas en las que puedes crear un diagrama de Gantt por tu cuenta: 

Paso 1: Enumera en una lista las tareas pendientes 

Haz una lista de las tareas en orden de prioridad y fecha de entrega, recuerda incluir las subtareas de un mismo proyecto y a quiénes corresponde cada acción. Si eres la única persona de tu equipo de trabajo, bastará con esos dos datos. 

Paso 2: Haz una clasificación de las tareas que no dependen de otras 

De esta manera puedes crear la secuencia ideal para llevarlas a cabo todas, estas tareas pueden ser incluso las que solo le corresponden a una persona del equipo, mientras que se establece la prioridad de cada una de ellas. 

Paso 3: Haz una línea de tiempo

Las líneas de tiempo te harán saber cuál es el rango de horas, días, semanas o meses que te tomará llevar a cabo el cumplimiento de cada tarea. Así, sabrás cómo determinar el tiempo a cada proyecto que tengas en curso. 

Paso 4: Asigna o delega los proyectos a cada miembro del equipo

Antes debes haber hecho una evaluación de quiénes son las personas indicadas para que se lleven a cabo las tareas, para ello puedes hacer la evaluación de cada perfil previamente, así sabrás de qué manera y qué cantidad de tareas delegar a cada una. 

¿Quiénes deberían usar un diagrama de Gantt? 

Absolutamente todos los equipos, deberían SÍ o SÍ implementar esta herramienta en sus jornadas laborales.

Así cada equipo puede ver desde el cronograma, las acciones futuras, las responsabilidades de cada quien, qué hacer y qué no respecto a un proyecto. 

Y es que en organizaciones y empresas que no cuentan con una planificación de proyectos bien ejecutada, es usual ver que los colaboradores o empleados cumplan con tareas que no le corresponden a su perfil. 

Todo, porque no existe una definición clara de qué tareas le corresponde llevar a cabo a cada quién. Es por ello que, los organigramas también son un plus para los negocios. 

¿Qué ideas puedes ejecutar gracias a un diagrama de Gantt?:

• Campañas de marketing.

• La definición de un nuevo producto o servicio. 

• La planeación del diseño de una web. 

• La creación del calendario editorial para redes sociales. 

• Agendar citas para conversar con potenciales clientes. 

• La re-estructuración de algún proceso…

Las posibilidades son infinitas, basta con adaptar la herramienta a tu caso actual. Porque tienes que saber si el proyecto que estarás llevando a cabo es ajustable al formato del diagrama. 

Aunque es una ayuda que te da múltiples beneficios, lo cierto es que el diagrama no puede ser aplicado a todos los equipos, porque cada tarea tiene unas necesidades y características personales. 

Así que nuestro consejo en este caso, es que evalúes qué sí puedes añadir al diagrama y qué no. 

Riesgos de utilizar el diagrama de Gantt 

Continuando con la idea de que todo depende de cómo hagas uso de la herramienta, tenemos que contarte cuáles podrían ser los riesgos de utilizar esta metodología en tus emprendimientos. 

1. Crear un diagrama de Gantt requiere una inversión de tiempo

No es un proceso inmediato que solo requiere de llenar un excel con los datos de las tareas, requiere de planificación y memoria. Como cada proyecto es un mundo, e incluso si haces uso de una única hoja de excel, de igual manera tienes que personalizar el diagrama con detalles gráficos extra. 

2. Podría complicar la gestión de los proyectos

Son la herramienta ideal para trazar el camino que te lleva a la ejecución de cada tarea, una vez que ese esquema esté resuelto, es recomendable que cambies a un gestor de tareas u otra plataforma independiente en la que des seguimiento a los proyectos. 

3. Más no siempre es mejor 

El minimalismo tiene sus ventajas, por algo millones de personas en el mundo llevan una vida lo más simple posible. 

Así sucede con los entornos creativos, cada mente es un mundo y cada persona se gestiona de manera diferente. Lo que quiere decir que para algunos, tener más de una opción de personalización o herramienta, es una ventaja, pero para otros no. 

Así que para las mentes que son más sensibles o inquietas, tener miles de opciones puede resultar un verdadero quebradero de cabeza. 

Para equilibrar la balanza, quizá sea una buena idea reducir la cantidad de opciones de personalización para cada proyecto y dejar solo lo elemental. 

¿Qué herramientas usar para crear un diagrama de Gantt?

Excel es la herramienta más poderosa del mundo digital. 

Tanto en las escuelas, institutos y universidades deberían enseñar a todo el mundo a utilizar Excel, además de finanzas personales y educación emocional. Y es que es una herramienta que necesitarás para múltiples áreas de tu vida.  

Lo cierto es que está presente incluso en el project management, por su facilidad de uso y las miles alternativas de personalización que puede ofrecer. Pero, hay proyectos que necesitan atención al detalle y a los progresos. 

Lejos de ser un proyecto personal, los que se llevan a cabo en un entorno empresarial tienen sus necesidades propias, hay dinero de por medio e incluso la reputación de una empresa ante los consumidores. 

Así que la respuesta que podemos darte en este instante es: que utilices un gestor de proyectos independiente y que pagues una suscripción mensual o trimestral para llevar a cabo tus tareas. 

Un gestor es una de las primeras inversiones importantes que harás en tu emprendimiento o negocio, porque en resumidas palabras te hará la vida más fácil.

Y es ahí en donde tienes varias opciones de trabajo como el diagrama de Gantt, en herramientas como Asana, Trello, Clickup, Taskade e inlcuso la suite de herramientas de Google como Google Calendar. 

Implementar un diagrama de Gantt en lo que sea que hagas no es una opción, es toda una necesidad a la que debes hacer frente. 

Y es que además de permitirte ver de manera global cómo va cada uno de los proyectos en curso, también puedes evaluar cómo es el rendimiento y productividad de cada uno de los miembros de tu equipo. 

La creatividad tampoco es un inconveniente, puedes hacer tu propio diagrama en hojas de excel, en programas de gestión de proyectos e incluso dentro de un bullet journal personal.

¿Conoces otras herramientas para crear un diagrama de Gantt? ¡Cuéntanoslo!