Gestión del cambio organizacional: todo lo que tienes que saber

El cambio organizacional representa uno de los mayores desafíos para las empresas, grandes y pequeñas. 

Sin embargo, con una gestión del cambio organizacional ganadora, puedes convertir los desafíos en oportunidades y poder manejar los procesos y transiciones más difíciles. De esta manera, podrás obtener los mejores resultados para tu empresa. 

Por esta razón, hoy te diremos todo lo que tienes que saber sobre cómo gestionar cambios organizacionales. También te daremos algunos ejemplos, conceptos clave y consejos adicionales para su implementación.

¿Qué es la gestión del cambio organizacional?

La gestión del cambio organizacional es un conjunto de estrategias y metodologías para la transformación empresarial. Sobre todo, para manejar los cambios de gestión en todos los niveles empresariales.

Además, este enfoque busca integrar a todos los miembros dentro de la empresa para que los cambios sean más fáciles de realizar.

¿Pero qué cambios exactamente?

Pues bien, cambios en la estructura de la organización empresarial, tales como cambios en la junta directiva o en los cargos gerenciales. 

Pero también cambios en cuanto al sistema de gestión de personal, transformaciones en los procesos y flujos de trabajo e implementación de nuevas tecnologías.

Por qué y para qué realizar el cambio organizacional

Los objetivos son los siguientes:

1. Facilitar los cambios empresariales.

2. Ayudar a todos los miembros de la empresa a adaptarse a los cambios lo mejor posible.

3. Readaptar los procesos y flujos de trabajo a los cambios.

4. Mejorar el desempeño global de la empresa.

5. Generar un impacto positivo a largo plazo.

Y ahora, veámoslo así.

Toda empresa exitosa tiene que reinventarse constantemente para evolucionar, y más con el surgimiento de nuevas tecnologías. Esa es la clave para mantenerse a la vanguardia dentro del mercado. 

Los procesos de transición suelen ser difíciles de manejar. La resistencia al cambio está presente en todos los sectores empresariales, sobre todo cuando hablamos de cambios drásticos.

Sin embargo, la gestión del cambio organizacional representa un mar de oportunidades para afrontar todo tipo de cambios de la mejor manera. Y así, fortalecer la estructura y el funcionamiento de tu empresa y la satisfacción de los empleados. 

Factores detrás del cambio organizacional

1. Cambios en la dirección de la empresa

Y esto es lo primero que viene a la mente cuando hablamos de gestión de cambio organizacional.

Los cambios en la junta directiva y la aparición de nuevos inversores y stakeholders pueden representar enormes beneficios. Sin embargo, también conllevan un gran número de cambios organizacionales.

Por otra parte, la renuncia o pérdida de un socio, gerente, ejecutivo y sobre todo del líder de la empresa puede ponerlo todo patas arriba. y es por ello que las estrategias para el cambio organizacional son invaluables para todas las empresas.

2. Cambios y mejoras tecnológicas

El desarrollo de nuevas tecnologías es una de las primeras razones para desarrollar una estrategia de gestión de cambio organizacional.

Las empresas más innovadoras tienen mejores oportunidades de éxito a largo plazo. La implementación de nuevas tecnologías es vital para mantener a tu empresa actualizada y a la vanguardia. Y sobre todo, para mantener su ventaja competitiva en el mercado.

3. Cambios legislativos y políticos

Muchos de los cambios más serios se dan por factores externos, y los cambios legislativos y políticos suelen ser bastante influyentes.

Tanto los cambios en las leyes existentes como las nuevas políticas de regulación pueden obligar a tu empresa a realizar cambios a gran escala. Y esto puede retrasar tus flujos de trabajo y alterar tu estructura organizacional.

4. Cambios en el mercado

Por ejemplo, la aparición de nuevos competidores y las caídas en el mercado, entre otros escenarios.

Este tipo de eventos son completamente externos. Sin embargo, pueden requerir medidas drásticas dentro de tu negocio para que este pueda adaptarse a la nueva realidad del mercado y mantenerse vigente.

5. Evolución de la cultura del trabajo

Y esto va de la mano con la aparición de nuevas tendencias en el campo laboral. Por ejemplo, el trabajo remoto, aunque ya existía desde hace muchos años, se ha convertido en una de las opciones preferidas para trabajadores de todo el mundo.

Ahora bien, este tipo de cambios pueden requerir ajustes mayores en cuanto a la estructura empresarial, así como en las labores de cada miembro del equipo.

Tipos de cambio organizacional

1. Cambio total

Y este es el cambio organizacional más radical de la lista. 

Este es ese tipo de cambio capaz de afectar a toda la empresa u organización. Por ejemplo, un nuevo presidente, una alianza con otra compañía o una nueva junta directiva con una nueva estructura de mandos.

También abarca los cambios en tecnologías y metodologías, especialmente aquellos orientados a modernizar la empresa por completo y a cambiar el rumbo de la compañía.

Desde luego, este es uno de los mayores desafíos para implementar la gestión de cambio organizacional. Y por tanto, requiere de más tiempo, recursos y planificación.

2. Cambio transformacional

Este tipo de cambio está enfocado en el modelo de gestión de la empresa, así como sus diferentes estrategias de gestión organizacional. Aunque este cambio abarca una buena parte de la estructura global de la empresa, no envuelve a toda la empresa directamente.

Estos cambios suelen concentrarse en la implementación de nuevos modelos de gestión y metodologías, sobre todo metodologías ágiles. Son perfectos para analizar la estructura empresarial e implementar optimizaciones.

3. Cambio de personal

Este es uno de los mayores desafíos para la gestión de cambio organizacional porque afecta de manera directa e indirecta a todos los miembros de la empresa.

Puede darse en varios escenarios. Por ejemplo, cuando la empresa crece a pasos agigantados y tiene que aumentar su personal de la noche a la mañana.

En estos casos, encontrar, contratar, capacitar a los nuevos empleados y mantener el orden de las operaciones puede ser difícil. Por ello, lo mejor es establecer estrategias de contratación y planificación de antemano para prevenir problemas de gestión.

El otro caso es el más desafiante: la posibilidad de despidos masivos.

Cuando esto pasa, lo mejor es contar con diferentes estrategias de gestión para incentivar al personal, mantenerlo animado y evitar pérdidas.

4. Cambio imprevisto o no planificado

O sea, cambio por emergencias o situaciones inesperadas. Por ejemplo, cambios producidos por una caída en el mercado, una brecha de seguridad, o la pérdida de uno o más ejecutivos.

De nuevo, un buen set de estrategias para la gestión de cambio organizacional puede ayudar a prevenir todo tipo de inconvenientes en estos casos. 

Dicho de otra forma, podrás manejar mejor todo tipo de emergencias e imprevistos y minimizar pérdidas.

3 modelos de gestión del cambio organizacional

Ahora, echemos un vistazo a tres de las mejores estrategias para gestionar el cambio en las organizaciones, empezado por:

1. Modelo Lewin

El modelo Lewin es uno de los preferidos por los especialistas en Recursos Humanos. Fue desarrollado en los años 40 por el psicólogo Kurt Lewin y sigue vigente a día de hoy.

Éste se basa en un marco conceptual para analizar, comprender, manejar y optimizar los procesos de cambio organizacionales. Todo basado en estos 3 pilares:

• Descongelamiento (unfreezing): o sea, preparar a toda la organización o empresa para el cambio. Esta es la etapa para comunicar los futuros cambios y preparar a los miembros de la empresa para afrontarlos de la mejor manera.

• Cambio (change): esta es la fase de ejecución donde llevas a cabo los cambios estructurales, tecnológicos o logísticos que tu empresa necesita. 

• Reforzamiento (refreezing): esta fase consiste en chequear los resultados positivos de los cambios implementados. Y a su vez, de afianzar y mantener los cambios organizacionales a largo plazo.

Este es un enfoque genial para obtener una visión general sobre cómo manejar la gestión de cambio organizacional. Además, puedes repetir este esquema en una gran variedad de escenarios.

2. Modelo ADKAR

El modelo ADKAR está totalmente concentrado en los factores individuales a pequeña escala para lograr un cambio exitoso a gran escala; o sea, en toda la empresa.

Este modelo cuenta con 5 elementos clave, los cuales son:

• Awareness (conciencia): el primer paso consiste en que todos conozcan la estrategia de gestión de cambio organizacional, por qué es necesaria y cómo les afecta.

• Desire (deseo): aquí es donde tienes que crear deseo, motivación y apoyo hacia los cambios. Para ello, puedes enfatizar el cómo es que la estrategia de gestión puede beneficiar a la empresa y a cada miembro dentro de ella. 

• Knowledge (conocimiento: esta es la fase de preparación y capacitación para brindar a cada miembro las habilidades que van a necesitar. Aquí tienes que detallar cuáles serán las nuevas tareas de cada individuo, así como las herramientas, recursos y procesos necesarios para cada tarea.

• Ability (habilidad): esta fase se enfoca en afianzar los conocimientos adquiridos, recibir feedback y poner en práctica las nuevas habilidades.

• Reinforcement (Refuerzo): esta fase busca mantener los cambios a largo plazo a través de reconocimientos y refuerzos positivos, tales como incentivos y recompensas.

3. Modelo de las 7 S de McKinsey

Este modelo tiene un enfoque más holístico que los anteriores. Fue desarrollado por la consultora McKinsey & Company para analizar y mejorar la efectividad organizacional. 

Se basa en la premisa de que para que una organización funcione de manera eficiente, siete elementos clave tienen que estar alineados y en armonía. 

Estos elementos se conocen como las «7 S» y se dividen en tres categorías principales: componentes duros, componentes blandos y componentes compartidos. 

Componentes duros

• Strategy (estrategia): tanto el enfoque global como los objetivos a largo plazo y los planes para conseguirlos. 

• Structure (estructura): o sea, la estructura organizacional de la empresa, la jerarquía, la división del trabajo y las diferentes tareas para miembros y equipos. 

Componentes blandos

• Systems (sistemas): en este caso, hablamos de los procesos y flujos de trabajo para manejar los diferentes departamentos, así como las bases de datos y sistemas de control.

• Skills (habilidades): las habilidades y aptitudes que requieren los empleados, especialmente para las nuevas tareas en el cambio organizacional.

Componentes compartidos

• Shared Values (valores compartidos): en otras palabras, la filosofía y la cultura de la empresa, así como las creencias de los miembros de la organización.

• Style (estilo): o sea, el tipo de liderazgo para dirigir la empresa y gestionar el cambio organizacional.

• Staff (personal): todos los miembros de la empresa con sus diferentes competencias y capacidades. A su vez, los métodos de reclutamiento, capacitación y retención de personal.

Consejos para gestionar el cambio organizacional

Y ahora, te regalaremos algunos consejos para implementar los cambios en tu empresa de la mejor manera posible:

1. Comunica todo lo que sea necesario

La comunicación es más que fundamental para reducir la resistencia al cambio dentro de tu compañía. 

Las fallas comunicacionales pueden causar retrasos, inconvenientes, problemas de adaptabilidad e incluso pérdida de personal. 

Con una comunicación clara y transparente sobre los cambios organizacionales y los roles de cada miembro del equipo, minimizar todos los posibles inconvenientes. 

2. Reconoce e incentiva a los empleados

Los reconocimientos y las recompensas son vitales para mantener la motivación del equipo hacia los nuevos cambios. Y por supuesto, también son excelentes incentivos para el crecimiento de cada miembro.

Por tanto, si quieres facilitar la transición organizacional y mantenerla a largo plazo, pueden serte de gran ayuda. Y no te olvides de ofrecer un feedback cuando sea necesario. 

3. Comparte recursos de apoyo

Y con esto nos referimos a todo lo que pueda ayudar a los empleados a manejar la transición de la mejor manera. Y sobre todo, a desarrollar las nuevas habilidades necesarias para sus nuevas tareas.

Por ejemplo, puedes brindar capacitaciones e introducciones para preparar a tus empleados, especialmente si hablamos de implementar nuevas tecnologías. También puedes crear guías y recursos que los miembros del equipo puedan chequear cuando sea necesario.

4. Establece estrategias de transición

Puedes agrupar todos los puntos anteriores en diferentes estrategias de gestión de cambio. Así, puedes establecer los diferentes incentivos, las vías de comunicación, métodos de capacitación, recursos, labores y competencias.

Además, así tendrás una visión mucho más clara y precisa del rumbo de tu empresa antes, durante y después del cambio organizacional.

La gestión del cambio organizacional requiere planificación y estrategia. Pero bien ejecutada, puede mejorar el funcionamiento global de tu empresa a corto y largo plazo.

Además, puede elevar tu tasa de retención de talentos y ahorrarte gastos relacionados a la contratación y la gestión de personal. Entre muchos otros beneficios.

Ahora dinos, ¿cómo lidias con la gestión de cambio organizacional? ¿Cómo implementarías nuevas tecnologías en tu empresa y cómo manejarías situaciones inesperadas? Cuéntanos todas tus ideas e insights en los comentarios.