Cómo implementar herramientas de gestión de datos. Cuáles hay y lista de las 5 mejores

La importancia del análisis de datos ha seguido aumentando en los últimos años y por ello las herramientas de gestión de datos están poco a poco tomando un rol protagonista en el mercado.

Porque, aunque las soluciones basadas en la nube pueden proporcionarte mucho almacenamiento, administrar tantísimos datos es realmente complejo.

Es por ello que cualquier empresa debe adoptar una estrategia de Data Management y contar con las herramientas adecuadas resulta INDISPENSABLE. 

Pero no te vamos a engañar, no son soluciones fáciles de implementar, pero sí son increíblemente útiles si desde el principio se diseñan y se implementan bien.

Por eso, en este artículo te explicamos qué tipos de herramientas de gestión de datos hay, cómo implementarlas y te facilitamos una lista con nuestras 5 favoritas. 

¿Qué son las herramientas de gestión de datos?

Con la enorme cantidad de datos que gestionan las empresas no es extraño que aparezcan datos duplicados y sea increíblemente difícil gestionar toda esa inmensa cantidad de información. 

Hoy en día, las organizaciones necesitan buenas herramientas que les permitan mantener la calidad de esos datos, y esas son las herramientas de gestión de datos.  

Éstas son soluciones de administración avanzadas que permiten que las empresas almacenen, integren, analicen y asignen todos los datos referentes a la misma. Ya sea información del producto, datos de los empleados, información sobre los clientes o detalles de los proveedores.

Las herramientas de gestión de datos son soluciones de administración avanzadas que permiten que las empresas almacenen, integren, analicen y asignen todos los datos referentes a la misma.

Se trata de herramientas súper sofisticadas y potentes que pueden asegurarte un potente almacenamiento, sincronización, análisis y distribución de los datos de la organización.

Ventajas de utilizar herramientas de gestión de datos

Sí, las herramientas de data management son imprescindibles hoy en día. Veámos qué ventajas pueden aportarte.

• Te ahorra tiempo: la gestión digital de todos los datos de una empresa supone un esfuerzo increíble y requiere dedicarle mucho tiempo. Estas herramientas harán estos procesos mucho más rápidos. 

• Podrás sacar más rendimiento a todos los recursos de la empresa.

• Te permite manejar cualquier volumen, sin importar cuánto crezca la base de datos, pues estas herramientas gestionan cantidades ilimitadas de datos.

• Agilizan los procesos facilitando el trabajo global, pues cualquier usuario que tenga acceso puede hacerlo desde cualquier dispositivo o lugar.

• Acaban con las redundancias y las emisiones de datos, algo muy difícil de detectar si se hace manualmente.

• Ofrecen una gran seguridad y privacidad, cuentan con copias de seguridad, historial de cambios y soluciones para recuperar datos.

Tipos de herramientas de gestión de datos

Si buscas y rebuscas encontrarás mucha leyenda, buena y mala, sobre las herramientas de gestión de datos, pero es importante que veas un panorama de todo lo que hay para que puedas tomar las mejores decisiones.

Si explicásemos todos y cada uno de los tipos de herramientas de gestión de datos que hay esto más que un artículo sería un pergamino eterno. Pero veremos, a grandes rasgos, los tipos más comunes.

Según su adaptabilidad

Empezaremos por definir el tipo de herramientas según su grado de adaptabilidad a las necesidades concretas de cada empresa.

• Herramientas genéricas: son soluciones estándar paquetizadas. Te las venden tal cual y no puedes modificar nada. Son perfectas para empresas más pequeñas.

• Herramientas semi-customizables: estas pueden parametrizar funciones específicas para cada empresa. Ideales para aquellas que van creciendo, adquiriendo nuevos clientes más contundentes con necesidades mucho más específicas en sus procesos. 

• Herramientas construidas a medida: estas te ofrecen una base y a partir de ahí puedes desarrollarlas como consideres.

Según las áreas funcionales

Aquí podríamos diferenciar dos grandes grupos:

• Los ERP (enterprise resource planning): son aquellas herramientas que lo aglutinan todo permitiendo que las empresas controlen todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización. Lo que buscan estas herramientas es integrar todos los departamentos, sustituyendo a los programas especializados para cada uno.

• Las herramientas específicas: que son aquellas que se enfocan en un área muy específica de la empresa. Pueden ir a una área funcional concreta de la empresa o bien a sectores muy específicos, como podrían ser las herramientas que usan los restaurantes.

¿Qué funciones tienen las herramientas de gestión de datos?

Las herramientas de gestión de datos, si se diseñan y se implementan bien pueden transformar una compañía por completo. ¡Pero ojo! Porque lo opuesto también es posible y una mala implementación puede generar agujeros importantes de recursos y un gran daño.

Por eso es esencial entender el potencial impacto y los roles que cada perfil en la compañía debe jugar en su implantación.

Estas son algunas de las funciones que puedes aplicar a tu empresa:

• Finanzas: si cuentas con un ERP financiero podrás contactar con las entidades y automatizar los procesos.

• Relación con el cliente (CRM): tanto en las ventas, como en el marketing o el soporte.

• Logística: todo lo que tiene que ver con el transporte, el almacén o los inventarios. 

De este modo, estas herramientas pueden ayudar a cada uno de los actores de tu empresa, desde el ejecutor, o la persona que usará la herramienta a un nivel operativo sacándole la máxima rentabilidad a cada uno de los procedimientos, al manager, que podrá ver qué hace cada uno de los empleados, llegando al director que podrá tener una foto de cómo funciona toda la empresa.

¿Cómo implementar una herramienta de gestión de datos?

El proceso de implantación de una herramienta de gestión de datos es un proceso vivo de renovación y ampliación constante. Se trata de un momento crítico donde se encallan o fracasan muchos procesos de transformación digital. 

Porque, al fin y al cabo ¿Tiene sentido tomar decisiones operativas sin conocer el día a día de la compañía? Pues te sorprendería de cuántas veces sucede.

Y es que no hay una solución óptima para todo el mundo y el primer paso para una buena implementación es seguir criterios sencillos pero críticos:

• El momento en el que se encuentra la compañía: no es la misma necesidad la de un departamento consolidado que la de un área nueva.

• Según quién la vaya a utilizar: la herramienta debe adaptarse y ser sencilla para los usuarios. Puede ser más “user friendly” o más técnica. 

• El mapa de procesos: si no somos conscientes de lo que se está haciendo manualmente, el hacerlo de forma digital no es magia. 

• La procedencia de los datos (integraciones): en muchas compañías sus sistemas deben recibir datos del exterior (de clientes y proveedores por ejemplo). 

3 Fases del proceso de implantación de una herramienta de gestión de datos

Pero no basta con seguir los criterios de implantación porque, una vez escoges la herramienta apropiada para ti no dirás “hágase” y ya está. Es un proceso que conlleva varias fases:

1. Fase de análisis

Cuando deberás dibujar los distintos mapas de los procesos que se integrarán en la herramienta y que luego se traducirán dejando claro lo que debe hacer. Este análisis debe incluir:

• El mapa de los procesos: es decir, qué acción dispara cada proceso.

• Datos: la estructura de los “contenedores” que almacenan distintos tipos de datos.

2. Fase de ejecución

Aquí debes preguntarte si tienes los recursos para hacerlo por vosotros mismos o necesitas ayuda externa.

3. Fase de adopción

Al final, lo más importante es que los usuarios usen los nuevos sistemas. Para ello deben ver el valor añadido, deben entender las ventajas de los nuevos procesos y herramientas y merece la pena dedicar tiempo extra a explicárselo.

Las 5 mejores herramientas de gestión de datos

La buena noticia es que existe una gama súper amplia de herramientas de gestión de datos que varían en función de las necesidades de cada organización. Es por eso que, como venimos diciendo, la elección de la herramienta perfecta para tu proyecto dependerá de las necesidades de cada uno.

De todos modos, al haber tantas soluciones en el mercado hemos decidido incluir una lista de algunas de las herramientas de gestión de datos mejor valoradas:

1. Excel

Con Excel sobran las explicaciones. Es una de las herramientas de gestión de datos más conocidas, seguro que la usas en tu día a día. Pues no deja de permitir manipular datos para conseguir extraer información gracias a, por ejemplo, sus tablas dinámicas. Puede funcionar para organizaciones que no manejan tantísimas cantidades de datos.

2. Tableau

Tableau es una herramienta de visualización, procesamiento y análisis de datos e información que te permite integrar diferentes inputs y mostrarlos en distintas visualizaciones.

3. Retool

Retool es una herramienta de diseño de aplicaciones destinadas al uso interno de una compañía. Destaca que te permite crear y compartir dashboards o reportes con información relevante para los diferentes stakeholders.

4. Snowflake

Snowflake es una herramienta de almacenamiento de datos en la nube que te permite integrar diferentes inputs y almacenar todos los datos en un único sitio.

5. MongoDB

MongoDB es una de las muchas bases de datos que podemos encontrar en el mercado. Permite almacenar los datos de las diferentes aplicaciones de una empresa para ser consumida desde dichas aplicaciones.

Y es que, según un estudio de IBM, las personas creamos alrededor de 2.5 trillones de bytes de datos todos los días. Y eso significa que las organizaciones crean, recopilan y gestionan datos de una gama de fuentes inacabables. Así que hoy en día usar herramientas de gestión de datos es un requisito para poder sobrevivir.

¿Conoces otras herramientas de gestión de datos que te gustaría recomendar a la comunidad? La sección de comentarios es toda tuya.