La herramientas de gestión de proyectos nos ayudan a coordinar equipos, delegar tareas y colaborar con otros trabajadores en diferentes proyectos y, como seguramente sabrás, de no contar con ellas puede llegar a complicarse de lo lindo cuando aparece cualquier obstáculo o imprevisto.

En este sentido, y más ahora con el auge del teletrabajo, la falta de comunicación o la ineficiencia en la gestión de proyectos puede llegar a desmotivar y a estresar de verdad a los empleados.

Es por eso que las herramientas digitales y colaborativas son cada vez más imprescindibles. Por suerte, existe una gran variedad de oferta de softwares que pueden echarte una mano con esto.

Por eso, hemos preparado esta lista de 15 herramientas de gestión de proyectos que te serán muy útiles tanto para una startup como para una gran empresa.

¿Listo para hacer tu vida más fácil?

¡Vamos allá!

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Podríamos definir las herramientas de gestión de proyectos como softwares o aplicaciones con los que puedes hacer un seguimiento del total de tareas, recursos y equipos facilitando la ejecución de proyectos.

Las herramientas de gestión de proyectos son softwares o aplicaciones con los que puedes hacer un seguimiento total de tareas, recursos y equipos facilitando la ejecución de proyectos.

Estas herramientas suelen estar alojadas en la nube, lo que hace que la colaboración aún sea más efectiva y que se homogenice la estructura y la metodología de la gestión de proyectos.

El uso de estas herramientas te aportará múltiples beneficios. ¡Veamos 5 de ellos!

• Te permitirán organizar los tiempos y costes de los proyectos: estas herramientas pueden decirte de forma automática y objetiva los plazos de tiempo dedicados a cada uno de ellos.

• Te dan un control total sobre los proyectos: de principio a fin, las herramientas para la gestión de proyectos te dan una visión de conjunto del estado de cada proyecto en tiempo real y desde cualquier parte y dispositivo. Eso sin duda conlleva una reducción de riesgos.

• Mejoran la comunicación interna de los equipos: haciendo que la comunicación entre todas aquellas personas que colaboran en un proyecto concreto sea más sencilla y fluida.

• Incrementan la productividad: con las herramientas de gestión de proyectos podrás despedirte de las cadenas de mails infinitas y las reuniones interminables, pues toda la información referente al proyecto en cuestión estará en un mismo sitio ahorrándote así tiempo. Además, todas las personas involucradas podrán acceder a ella y echar un vistazo a los comentarios sobre cada tarea.

• Podrás controlar la rentabilidad: seguro que más de una vez te has dado cuenta de que un proyecto no era rentable a los 3 meses de haberlo terminado porque al parecer tu equipo ha invertido horas extra en él. Con las herramientas de gestión de proyectos podrás conocer la verdadera carga de trabajo de cada persona para poder optimizar los recursos y medir las diferencias entre las horas planificadas y las que realmente se han invertido. Así podrás aclarar si se trata de un error de planificación o es debido a la cantidad de cambios que el cliente ha pedido.

Las 15 herramientas que cualquier gestor de proyectos debería conocer

¡Estás de suerte! Son muchas las opciones de herramientas de gestión de proyectos que te harán alcanzar el éxito, ya sean de pago o gratuitas. Para echarte una mano, te hemos preparado una lista de nuestras preferidas:

Notion

Notion es una de las herramientas de gestión de proyectos más “jóvenes” de nuestra lista, pues se popularizó durante el 2021. Lo que más nos gusta de ella es que te permite personalizarla de mil maneras para cubrir distintas necesidades.

Son tantas las funcionalidades de Notion... Te permite gestionar los recursos humanos, los diseños, las ventas, el marketing e incluso tus tareas personales desde un mismo sitio.

Esta herramienta nace con el propósito de convertirse en el “Espacio de trabajo todo en uno”, es decir, su objetivo es que todo tu equipo pueda acceder a la herramienta y encontrar absolutamente todo lo que está buscando.

Características principales:

• Te permite incluir gráficos, líneas temporales y tablas en tus distintos espacios de trabajo

• Puede servirte de briefing, pues puedes incluir toda la información de cada proyecto en cada workspace y así tu equipo puede acceder a él. 

• Puedes incluir archivos, imágenes y comentarios sobre cada proyecto.

• Lo puedes integrar con otras aplicaciones como Google Maps o Google Drive.

¿Sabías que empresas como Nike o Pixar utilizan esta herramienta de gestión de proyectos?

Trello

Esta herramienta de gestión de proyectos salió al mercado en 2011 y sigue siendo una de las más utilizadas (¡más de un millón de equipos de todo el mundo la utilizan!).

Lo que más nos gusta de Trello es su sencillez, es una herramienta increíblemente intuitiva. 

A través de tableros, listas y tarjetas podrás gestionar proyectos, organizar y asignar tareas, siempre fomentando el trabajo colaborativo. Todo desde un mismo lugar. 

Además, te permite configurar y personalizar los flujos de trabajo, por lo que la puedes utilizar casi para cualquier cosa. 

Cuenta con una versión gratuita con la que puedes crear hasta 10 tableros y versiones de pago que van desde los 9,99€ en función de tus necesidades.

Características principales de Trello:

• Te permite incluir archivos adjuntos simplemente arrastrando y soltando. Es genial para compartir capturas de pantalla, imágenes o el briefing del cliente por ejemplo.

• Cuenta con una automatización integrada que puede ocuparse de las tareas más tediosas para optimizar los flujos de trabajo del equipo.

• Puedes integrar los tableros de Trello con distintas aplicaciones como Dropbox o Google Drive. 

Empresas como eBay la utilizan y la recomiendan.

Asana

Asana es una herramienta genial tanto para pequeñas tareas como para iniciativas a gran escala. Te permite organizar y asignar tareas a través de listas donde el equipo puede ver de forma clara cuáles son sus tareas, cuáles las prioridades, si el paso previo ha sido aprobado y cuál es el deadline de entrega. 

Nos gusta especialmente su sistema de notificaciones que son súper útiles para mandar recordatorios. 

Es una herramienta totalmente visual que te permite ver las tareas tanto en formato de tablero como de calendario eligiendo la vista del proyecto.

Asana cuenta con un plan gratuito (“Basic”), un plan Premium de 10,99$ al mes por usuario, un plan Business de 24,99$ al mes por usuario y un plan Enterprise cuyo precio se adapta al tamaño de tu empresa.

Estas son sus características principales:

• Te permite incluir a proveedores y socios externos para colaborar con ellos.

• Puedes automatizar ciertas tareas como la asignación del trabajo o las fechas de entrega y así reducir los posibles errores.

• Tiene la opción de crear formularios que faciliten el envío y la recepción de solicitudes de trabajo.

• Cuenta con más de 50 plantillas para proyectos que puedes adaptar a tu forma de trabajo.

Slack

Slack es como el Whatsapp del trabajo. Nuestra alternativa preferida al correo electrónico, que está muy bien en ciertos casos pero puede ser desesperante en otros.

Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece una comunicación de mensajería instantánea que te permite estar en contacto con tu equipo en todo momento. 

Con Slack puedes crear canales que incluyan a todas las personas de un equipo o que colaboren en un proyecto concreto y mantener el contacto con ellas.

Es gratuita y cuenta con un plan de pago que va desde los 6,25€ al mes y varía en función del tamaño del equipo que tengas.

Características principales de Slack:

• Los mensajes se guardan, de modo que puedes buscarlos y acceder a ellos siempre que quieras.

• Puedes adjuntar archivos y material multimedia.

• Cuenta con Slack Connect con el que puedes crear canales compartidos en donde trabajar con socios externos.

• Se puede integrar con otras aplicaciones (como Google Drive, Dropbox, Salesforce…) y crear accesos directos.

Project.co

Esta herramienta para la gestión de proyectos te la recomendamos sobre todo si buscas trabajar conjuntamente con tus clientes de forma colaborativa, está diseñada específicamente para ello. 

Con Project.co podrás administrar toditos tus proyectos desde un mismo lugar de una forma clara y transparente, ¡es increíblemente visual! De hecho, la plataforma afirma que las personas que la usan ahorran un promedio de 2 horas al día en tareas improductivas.

Dentro de cada proyecto podrás ver las personas involucradas, las conversaciones y notas, los archivos y los pagos. Además, podrás registrar el tiempo dedicado a cada proyecto. 

Antes tenían un plan gratuito con ciertas limitaciones pero ahora han querido que todos los usuarios tengan la mejor experiencia y lo han unificado todo en un único plan con todo incluido con una tarifa de 10$ por usuario al mes.

Algunas de sus características:

• Todos los mensajes se almacenan en el proyecto en cuestión y así cualquiera puede “retroceder en el tiempo” y recuperar archivos y conversaciones antiguas para ponerse al día.

• Te da una visibilidad de la carga total de trabajo de cada miembro del equipo.

• Cuenta con herramientas de informes sobre la rentabilidad y la eficiencia de los proyectos.

• Tiene muchísimas plantillas prediseñadas para que escojas la que mejor se adapta a tu proyecto y necesidades.

Toggl Plan

No nos sorprende que esta herramienta de gestión de proyectos cuente ya con 5 millones de usuarios. Toggl nos encanta porque puede planificar y priorizar los proyectos sin agobiar al equipo. Y sobre todo, porque se adapta a cada forma de trabajar, ¡es increíblemente flexible!

Además es súper intuitiva, simplemente tienes que arrastrar una tarea concreta en la línea del tiempo para poder establecer las fechas de inicio y de finalización.

Te la recomendamos enormemente si soléis trabajar en proyectos interdepartamentales.

Si lo quieres usar de forma individual puedes tenerlo completamente gratis. Para equipos cuesta 8$ por usuario al mes y para negocios 13,35$ por usuario al mes.

Entre sus características principales se incluyen:

• La visualización del diagrama de Gantt para tener claros los plazos y los proyectos más relevantes.

• La posibilidad de integrar otras aplicaciones como Slack o Evernote.

• Puedes incluir calendarios compartidos y notas en las tareas.

Wrike

Esta herramienta funciona genial para gestionar tanto proyectos en equipos pequeños como de un millón de integrantes.

Wrike es totalmente personalizable, desde los paneles de control y los flujos de trabajo hasta la automatización que puede optimizar los procesos.

Trabajar con Wrike es como tener todo tu trabajo en una única fuente de información y comunicación. Esto hace que, los directores de los proyectos estén totalmente informados y facilita la integración de un nuevo miembro del equipo.

Hay distintas opciones de precios, la gratuita, la Profesional (9,80$ por usuario/mes), la Business (24,8$ por usuario/mes) o la Enterprise que es para equipos más grandes y cuyo precio dependerá del tamaño de la organización.

Estas son sus características principales:

• Te permite profundizar en las tareas individuales o bien alejarte para tener una vista más general de todo lo que tienes por hacer.

• Cuenta con un gran sistema de seguridad que te da un control total sobre tus datos.

• Dispone de muchas plantillas prediseñadas para que escojas la que mejor se adapte a tus métodos.

• Puedes integrar distintas aplicaciones.

• Puedes dejar de seguir ciertas actividades en las que no participes.

Bitrix24

Bitrix24 es una de las herramientas más completas de nuestra lista. Con ella, no necesitarás ningún otro software, pues incluye desde funciones de comunicación (como chats, videoconferencias o mensajes), un CRM (con funciones de administración y soporte a los clientes y la automatización del marketing), la gestión de tareas y proyectos, donde administrar la carga de trabajo y coordinar cada proyecto, y un centro de contacto ya sea de forma telefónica, con chat en vivo o mediante formularios de contacto.

Puedes elegir entre la versión gratuita, la Básica de 30$ al mes para todos los usuarios (hasta 5), la Standard de 60$ al mes para todos los usuarios (hasta 50) o la Profesional de 120$ al mes por todos los usuarios (ilimitados). 

Las principales características de Bitrix24 son:

• La posibilidad de crear conferencias de hasta 24 participantes sin límite de tiempo con la opción de grabar las llamadas y cambiar los fondos.

• Permite que el equipo inicie, pause y finalice su tiempo de trabajo usando el reloj de registro online de la herramienta.

• Tiene plantillas y tareas de automatización.

• Cuenta con herramientas adicionales como el diagrama de Gantt o el tablero Kanban.

Paymo

Paymo es ideal para hacer un seguimiento de tus finanzas, además de organizar proyectos, crear listas de tareas y líneas de tiempo, pues te mantiene al tanto de los presupuestos de muchos proyectos a la vez.

Según tus necesidades, puedes escoger la versión gratuita, la versión para empresas pequeñas (9,05$ por usuario y mes) o para equipos más grandes (15,79$ por usuario y mes). 

Características principales:

• Sus herramientas de gestión de presupuestos te dan un total control sobre los costes.

• Incluye diagramas de Gantt y pizarras Kanban.

• Es totalmente personalizable.

• Puedes compartir archivos y Adobe CC Extension.

Airtable

Lo más guay de Airtable es que es increíblemente intuitiva y puedes empezar por tableros sencillísimos y poco a poco ir mejorando su sofisticación, evolucionando juntos. 

Lo que puede diferenciarla de otras herramientas de gestión de proyecto parecidas es su potente filtrado, clasificación y agrupación de las tareas que te permiten organizarte como mejor te vaya.

Cuenta con una versión gratuita, una llamada “Ventaja” de 10$ por usuario y mes, una Profesional de 20$ por usuario y mes y una de Empresa para organizaciones que puedan tener necesidades avanzadas de seguridad, control y soporte cuyo precio puede variar. 

Las características principales de Airtable:

• Cuenta con inspiradoras plantillas adaptables a cada caso.

• Puedes personalizar las notificaciones, automatizar ciertas tareas e integrarlas con distintas aplicaciones.

• Tiene vistas de cuadrícula, tablero de Kanban y galería de archivos para una mejor organización.

• Te permite restringir cierto contenido y gestionarlo como administrador.

Basecamp

Con esta herramienta de gestión de proyectos conseguirás que tu equipo sea más productivo, esté mejor organizado y requieran menos reuniones. Basecamp es la herramienta perfecta para el trabajo en remoto. 

Cada proyecto incluye: chat, tareas pendientes, horarios, archivos y documentos, check-in automático, etc. 

Aunque tiene un periodo de prueba de 30 días, es una herramienta de pago, cuesta 99$ al mes.

Destacamos estas características:

• Cuenta con un acceso directo a la información de los clientes.

• Es increíblemente sencillo crear listas de tareas con cronogramas y deadlines.

• Te permite generar informes.

ClickUp

Lo que más nos sorprende de ClickUp son todas las posibilidades de personalización que ofrece. De hecho, cada usuario puede escoger una de las tres formas distintas que hay para visualizar sus proyectos y tareas. Todo sin requerir ningún conocimiento de código. 

Entre sus múltiples funcionalidades, destaca la capacidad de organizar tus proyectos según la prioridad y asignar las tareas a distintos grupos. Además, podrás ver la carga de trabajo diaria de cada persona. 

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos totalmente asequible, pues además de la completa versión gratuita, puedes tener tu plan ilimitado por solo 5$ por usuario al mes. 

Sus características más significativas son:

• Cuenta con más de 1.000 integraciones.

• Dispone de más de 50 acciones de automatización. Tienes varias preconstruidas y también puedes crearlas tú mismo.

• Te permite crear bases de datos que vinculen tareas con documentos concretos.

• Si estableces objetivos, puedes realizar un seguimiento del progreso creando informes para poder administrar los recursos de forma mucho más eficaz.

FunctionFox

Si tu proyecto está relacionado con el mundo del diseño FunctionFox es tu herramienta perfecta para la gestión de proyectos. Nos encanta cómo te permite coordinar el tiempo, pues puedes saber cuánto invierte cada miembro del equipo en cierta tarea y así optimizar la organización.

Cuenta con tres planes disponibles: el Classic, de 5$ por usuario y mes, el Premier, de 10$ por usuario y mes, y el In-House, de 20$ por usuario y mes. 

Estas son las características más interesantes de FunctionFox:

• Puedes comparar los presupuestos estimados para tenerlo todo bajo control.

• Te permite programar hitos, reuniones y tareas del proyecto de forma interactiva.

• Puedes conectarte en tiempo real y ver los gráficos interactivos comparando resultados y presupuestos.

Monday

Esta herramienta de gestión de proyectos te permite crear, ejecutar y escalar el flujo de trabajo desde una única plataforma.

¿Lo mejor de Monday? Sin duda su intuitividad. Se puede configurar en cuestión de minutos y no requiere capacitación, tu equipo podrá empezar a usarla desde ya. Podrás personalizar tus flujos de trabajo desde formas coloridas y más complejas hasta las formas más básicas. ¡Como prefieras!

En cuanto al precio, tienes 5 opciones donde elegir; la cuota individual, gratuita y que incluye hasta 2 usuarios, el modelo Básico de 8€ por usuario al mes, el Estándar, de 10€ por usuario al mes, el Pro, de 16€ por usuario al mes y el Corporativo, cuyo precio varía en función de las necesidades de cada empresa y/o proyecto. 

Características de Monday:

• Cuenta con más de 200 plantillas personalizables y además puedes crear las tuyas propias.

• Te da la posibilidad de integrar tus herramientas existentes.

• Te permite automatizar ese trabajo repetitivo de forma rápida para que evites errores.

• Tienes distintas posibilidades de visualización: mapa, calendario, cronograma, kanban, grantt y más.

Podio

Podio te permite incluir todo el contenido, los comentarios, las conversaciones y el proceso en una única herramienta colaborativa y sincronizada.

Lo que más destaca de esta herramienta de gestión de proyectos son los roles claramente definidos y lo fácil y rápido que puedes hacer los cambios.

Tienes una versión gratuita, una básica de 7,2$, una de 11,2$ y una premium de 19,20$. Puedes escoger la que mejor se adapte a tus necesidades. 

Características de Podio: 

• Te permite incluir a tus clientes, colaboradores y otras partes externas de forma totalmente gratuita.

• Cuenta con un CRM conectado.

• El almacenamiento es ilimitado y puedes consultar proyectos pasados en cualquier momento.

• Integración con Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Evernote, Microsoft Exchange… Entre otras.

¿Preparado para mejorar exponencialmente la gestión de proyectos? Tómate tu tiempo para comparar una a una todas las herramientas de gestión de proyectos que te proponemos y escoge aquella que mejor se adapte a tus necesidades y tu proyecto u organización. ¡Estamos seguros de que con alguna darás en el clavo!

Al final, una mala gestión de los recursos y la falta de planificación y coordinación en el equipo repercute directamente en el resultado final de los proyectos. Ahora puedes contar con este tipo de herramientas que mejorarán increíblemente vuestra eficiencia. ¡El 80% de las empresas ya las está utilizando! Desde luego, invertir en la gestión de proyectos es invertir en la organización.

¿Has tenido experiencias usando herramientas de gestión de proyectos? ¿Cuál es tu preferida?