Microsoft Teams: la herramienta de colaboración que revoluciona el trabajo en equipo

El trabajo en remoto es uno de los más cómodos en la actualidad, ya que permite que los empleados puedan trabajar desde cualquier parte del mundo, bien sea en la comodidad de su hogar o desde un cowork.

Claro está, ante el crecimiento que ha tenido esta modalidad (en especial luego de la pandemia), las empresas han tenido que buscar herramientas que permitan que todos los trabajadores tengan una mejor comunicación.

Por suerte, ya existían varias de ese estilo y algunas incluso se han actualizado para ofrecer más opciones de trabajo.

Es allí donde se presenta Microsoft Teams como una de las herramientas colaborativas en línea más impactantes del momento.

Todo esto gracias a la amplia variedad de funciones que tiene y su alto nivel de integración con los demás programas de Microsoft.

Así que, si te interesa trabajar con ella, pero aún no sabes mucho sobre la misma, debes conocer más al respecto:

¿De qué va Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración en línea basada en la nube que permite a los equipos trabajar juntos de manera más eficiente.

Su lanzamiento al mercado se llevó a cabo en el año 2017 y desde entonces no ha hecho más que crecer para incluir nuevas funciones y cubrir cualquier posible necesidad que puedan tener los equipos de trabajo.

El objetivo principal de esta herramienta es facilitar la comunicación y colaboración laboral entre todos los miembros de un equipo, sin importar el lugar en el que se encuentren.

Es por ello que se trata de una plataforma que combina opciones de chat, envío de documentos, almacenamiento de los mismos, videoconferencias e incluso algunas aplicaciones de Office 365.

El hecho de que todo esto pueda encontrarse y utilizarse desde un mismo espacio digital hace que todos se encuentren cómodos a la hora de trabajar y también puedan ahorrar mucho tiempo.

De igual manera, todos los empleados que se encuentren dentro de Microsoft Teams podrán editar documentos desde OneDrive o SharePoint, así como también tener acceso a un calendario para estar al tanto de las tareas del día.

¿Cuáles son las funciones que incluye Microsoft Teams?

El éxito rotundo que ha tenido Microsoft Teams en los últimos años ha generado una revolución en el teletrabajo.

La manera en la que se ve todo lo relacionado al trabajo remoto y la colaboración entre varios trabajadores ha cambiado para asegurarse de que todos gocen de un alto nivel de comodidad.

Es por ello que esta reconocida herramienta de Microsoft ha creado un punto y aparte en el funcionamiento del trabajo remoto gracias a sus diversas funciones:

1. Permite la creación de equipos

Sin duda alguna, lo primordial a destacar es que permite la creación de equipos de trabajo con mucha facilidad.

De ese modo, podrás reunir a todos los trabajadores de un área en específica en un mismo espacio digital.

Así, todos podrán estar al tanto de cuáles son las tareas a desarrollar, los objetivos a cumplir y los documentos que necesitan revisar.

2. Todos tienen acceso a un chat grupal

Por supuesto, para hacer que la comunicación se desarrolle de manera efectiva, Microsoft Teams les dará a todos un acceso a un chat grupal desde el cual podrán hablar en cualquier momento del día.

Pero, si buscas tener una comunicación directa con una sola persona, también puedes acceder a un chat privado con ella.

De esa manera, podrás realizar correcciones directas o asignarle algún trabajo extra a un solo empleado en específico.

Tanto si buscas comunicación grupal como privada, podrás tener todo en esta misma aplicación.

3. Tiene un feed de actividades

Todo lo que se haga dentro del equipo de Microsoft Teams podrá verse reflejado en el feed de actividades.

Esto resulta funcional, sobre todo, para los jefes o gerentes de proyecto. Ya que, así podrán seguir de forma minuciosa todo lo que hagan dentro del programa.

Así como también será ideal para que, quienes no pudieron acceder a tiempo a la plataforma, puedan ver qué hay de nuevo en orden cronológico.

4. Se pueden compartir archivos

Otra de las grandes funciones que integra Microsoft en esta increíble herramienta es que podrás compartir todo tipo de archivos y ellos quedarán almacenados en la misma nube de la plataforma.

Además, por si esto fuera poco, tienes diversas opciones en lo que respecta a la gestión de archivos.

Puedes cargarlos, eliminarlos, cambiarlos por nuevas versiones, editarlos y elegir con quién quieres compartirlos.

Asimismo, podrás elegir quiénes tienen la autorización para realizar cambios en alguno de los archivos. De ese modo, incluso la corrección de los documentos podrá realizarse sin tener que salir de la plataforma o recurrir a programas externos.

5. Puedes realizar llamadas o reuniones en línea

Para finalizar hay que destacar también que podrás realizar llamadas desde dentro de Microsoft Teams.

Bien sean llamadas grupales, a un miembro en específico e incluso a un tercero que todavía no se encuentre dentro de la plataforma.

Lo mejor de todo es que tendrás la libertad de elegir si quieres que esas llamadas sean solo por voz o por medio de video también.

Además, para esos días en los que necesites hablar con todo el equipo a la vez, podrás realizar reuniones en línea a través de su función de videoconferencias.

De esa manera, podrás entablar una conversación con todos para saber cómo avanza el proyecto y todo esto sin importar en qué lugar físico se encuentren los miembros.

Por si esto fuera poco, a esas reuniones también podrás incluir a terceros que merezcan estar presentes dentro de la conversación. Como, por ejemplo, clientes o proveedores.

¿Cómo puedes utilizar Microsoft Teams en tu empresa?

Ahora bien, de seguro ya estarás interesado en utilizar Microsoft Teams para trabajar en tu empresa.

Y no es para menos, ya que todas sus funciones hacen que sea una de las mejores opciones a las que puedes recurrir hoy en día.

Así que, para que tengas las bases necesarias para sacarle el máximo provecho a esta herramienta, te explicaremos cómo comenzar a trabajar con ella:

1. Descarga la herramienta e inicia sesión

Como te podrás imaginar, lo primero que debes hacer es descargar la plataforma de Microsoft Teams, cosa que podrás hacer a través del sitio web oficial de Microsoft.

Esto es algo que podrás hacer sin tener que preocuparte por algún pago, ya que toda la herramienta es gratuita.

Así que, una vez que ya la tengas descargada, será cuestión de que inicies sesión con tu cuenta de Microsoft.

En caso de que apenas seas un principiante con los programas de esta compañía, ten en cuenta que lo primero que deberás hacer es crearte una cuenta en su plataforma.

2. Crea el equipo con el que quieres trabajar

Una vez que estés dentro de la herramienta con tu cuenta de Microsoft, lo primero que deberás hacer es crear un equipo en el que incluirás a todos los trabajadores que desees.

Tienes la libertad de elegir el nombre que quieras para el equipo e incluso redactar una pequeña descripción para el mismo.

3. Invita a todos los miembros a unirse

Cuando ya tengas creado el equipo, será momento de invitar a todos los empleados a unirse al mismo.

Por supuesto, debes asegurarte de que todos ellos posean una cuenta de Microsoft y que así cada uno pueda descargarse el programa e iniciar sesión de forma rápida y sencilla.

Apenas ellos reciban la invitación, todo lo que deben hacer es aceptarla y ya podrán ingresar al equipo.

4. Configura los canales para la comunicación

Ahora bien, Microsoft Teams te permite crear distintos canales dentro de la misma plataforma para así dividir los proyectos en los que hay que trabajar.

Es decir, si incluiste por completo a todos tus trabajadores, podrás dividirlos luego en canales en los que se encuentren todos los miembros de un mismo departamento.

Así, todos formarán parte del equipo virtual, pero podrán acceder a sus tareas específicas de forma clara.

5. Determina el nivel de privacidad del equipo

Al ser el creador de todo el equipo, tienes la libertad de elegir cuál es el nivel de privacidad que quieres darle.

Es decir, puedes dejarlo como privado para que solo se unan las personas a las que invites, o hacerlo público para que cualquiera pueda ingresar con facilidad.

6. ¡Comienza a trabajar con Microsoft Teams!

Hecho todo esto, ya habrás cumplido con los pasos principales y estarás más que listo para comenzar a trabajar con Microsoft Teams y disfrutar de esta nueva era del trabajo remoto.

Beneficios empresariales de Microsoft Teams

Si aún estás dudoso sobre si emplear Microsoft Teams o no, es porque aún no hemos repasado cuáles son los beneficios de su uso.

Es por ello que antes de darle cierre al tema, te presentaremos una lista de todas las ventajas que te ofrece dicha herramienta a nivel empresarial.

1. Mejora la productividad laboral

Como te podrás imaginar, la principal ventaja y la más obvia de todas es que te va a permitir mejorar la productividad laboral.

Contar con un espacio digital al que todos pueden acceder por igual, te será de enorme ayuda para que todos estén al tanto de qué hay que hacer, cuándo hay que entregarlo y con quiénes deben trabajar.

Al poder entablar conversaciones en tiempo real desde cualquier lugar, todo lo que tiene que ver con el manejo del flujo de trabajo avanzará sin dificultades.

2. La colaboración se realiza en tiempo real

El hecho de que la colaboración entre todos pueda desarrollarse en tiempo real es otro de los espectaculares beneficios de Microsoft Teams.

Imagina que hay un informe que redactar sobre el proyecto en el que varios han trabajado.

Desde esta herramienta todos podrán participar en la elaboración del mismo y cada uno podrá realizar las ediciones que considere pertinentes.

Por lo que será como si todos estuvieran frente a un mismo ordenador, cuando lo cierto es que cada uno estará frente a su propio dispositivo en lugares distintos.

3. Es compatible con distintos sistemas operativos

Para lograr que cualquier persona pueda acceder a Microsoft Teams con facilidad, es una herramienta que es compatible con distintos tipos de sistemas operativos.

Entre ellos se encuentran Windows, Mac, Android e iOS. Así que sí, se trata de un programa al que podrás acceder desde tu ordenador, móvil o tablet.

Cosa que logra que, de forma muy literal, puedas trabajar sin importar en dónde estés o desde dónde te conectas.

4. Te permite llevar una mejor organización de las actividades

Al poder tener a todo tu equipo dentro de un mismo espacio digital, podrás asegurarte de que todos estén al tanto de cuáles son las tareas con las que hay que cumplir.

Además, podrás organizar cada cosa en un calendario al que todos tendrán acceso por igual.

De igual modo, podrás organizar las reuniones con suficiente tiempo de antelación y dejarles un recordatorio a todos los que deben estar presentes ese día.

5. Se integra con distintas aplicaciones

Lo más llamativo de Microsoft Teams es que podrás realizar todo tipo de cambios en documentos de distintos formatos, sin tener que recurrir a aplicaciones externas.

Todo esto es posible gracias a su integración con las demás herramientas de oficina de Microsoft.

Sin duda, esto es una gran ventaja, ya que podrán contar con todo lo que puedan necesitar en un mismo lugar.

6. Es una herramienta muy segura

Por si todo esto fuera poco, debes saber también que Microsoft Teams les ofrece un alto nivel de seguridad a todos los equipos que quieran trabajar allí.

Ten en cuenta que, al tratarse de un espacio en el que se desarrollarán tareas empresariales, la privacidad resulta fundamental. Ya que, cualquier tipo de hackeo, puede ser un gran peligro.

Pero gracias a la seguridad de Microsoft, es algo que no será una preocupación para ti.

El programa cuenta con un cifrado de extremo a extremo y te otorga, como jefe, el control total de los permisos.

Microsoft Teams es una herramienta que ha llegado para quedarse y que seguirá en crecimiento para satisfacer las necesidades de cualquier tipo de compañía.

Es por ese motivo que debes mantenerte al tanto de qué traerán sus nuevas actualizaciones y así sacarle el mayor provecho posible a esta gran herramienta.

Si tú ya la has utilizado con tu equipo de trabajo, ¿Qué te ha parecido? ¿Te ha resultado funcional? ¿Consideras que hay aspectos en los que puede mejorar?

Déjanos tu opinión en la sección de comentarios.