Si eres de los que piensas en una salsa italiana para pastas al escuchar la palabra Pomodoro, entonces ya somos dos 😁… 

Pero obviemos el arte culinario y dediquémonos a hablar de una metodología que te ayudará a gestionar el tiempo de tus proyectos o tareas. 

Se trata de la técnica Pomodoro que no es más que marcar el ritmo a tus actividades diarias de manera que trabajes con entusiasmo y te permitas hacer pausas entre cada actividad.

La metodología Pomodoro es muy versátil y fácilmente puedes aplicarla en diversas situaciones laborales, estudiantiles e incluso personales. 

Con este sistema de trabajo la eficiencia en el desarrollo de las tareas será evidente, ya que podrás controlar tu tiempo y adaptarlo a las necesidades o actividades según su orden de prioridad. 

Con la utilización de la metodología Pomodoro evitarás la procrastinación ya que con ella simplemente divides tus tareas en actividades a las que solo le dedicarás 25 minutos y al alcanzar ese objetivo obtendrás la recompensa de un descanso de 5 minutos.

Lo mejor es que si la tarea es muy larga, trabajarás los mismos 25 minutos por bloques y luego descansarás un poco más… 🤔

De eso se trata la metodología Pomodoro, de gestionar tus tareas, tus descansos y el ánimo para realizar tus actividades. 

¿Suena complicado?... pues, no lo es. A continuación te explicaremos con tomates como hacer la división del tiempo de trabajo y además incluir intervalos de descanso.

Seguramente en el tiempo que te sobre luego de organizar tus actividades, podrás preparar una riquísima pasta al Pomodoro.

Metodología Pomodoro

La metodología Pomodoro es una técnica que sugiere realizar una tarea en un tiempo estipulado de 25 minutos, sin ningún tipo de interrupción, luego añadir períodos de descanso de 5 minutos. Cada intervalo de trabajo se denomina “Pomodoro”.

Una vez que se han cumplido cuatro lapsos de trabajo consecutivos (Pomodoros), el descanso a tomar es más largo, estimado entre 20 y 30 minutos. 

La intencionalidad de esta gestión del tiempo es la de mejorar la productividad, en función de las metas establecidas. 

Esta metodología fue creada por el especialista en consultoría y coach empresarial Francesco Cirillo, en el año 1980. La idea surge cuando Cirillo era estudiante universitario y en el momento de prepararse para un examen, utilizaba un temporizador en forma de tomate… un pomodoro en italiano.

Cómo funciona el método Pomodoro

El objetivo principal de la metodología Pomodoro es alcanzar largos períodos de concentración, sin agotamiento ni estrés. Por lo general se requiere de la utilización de un cronómetro para administrar las sesiones de trabajo y descanso.

Para aplicar la metodología Pomodoro en tu jornada, (en especial si es teletrabajo) te recomendamos seguir los pasos que te detallaremos a continuación. 

1. Divide las tareas diarias y organízalas en una lista, según el grado de importancia que tengan. 

2. Selecciona la primera actividad de la lista y dedícate a trabajar en ella por un tiempo de 25 minutos sin ningún tipo de interrupción.

3. Luego toma 5 minutos de descanso en los que puedes hacer lo que desees.

4. Reanuda la actividad por 25 minutos más y nuevamente haz el break de 5 minutos.

5. Al completar cuatro sesiones de 25 minutos de trabajo o pomodoros, puedes tomar un descanso mayor de 20 a 30 minutos. 

6. Retoma las actividades en las que estás trabajando y vuelve a iniciar el ciclo.  

Si las tareas son complejas, lo ideal es dividirlas en diferentes pomodoros. Si son un tanto menos complicadas, entonces prueba agruparlas en un solo bloque. 

Beneficios de la metodología Pomodoro

El beneficio es la técnica Pomodoro en sí, ya que la frecuencia en los períodos de descanso ayudan a mantener tu mente fresca y enfocada en la tarea que estás realizando.

Otro punto beneficioso de la implementación de la metodología Pomodoro, es el hecho de que al mantenerte enfocado por un límite de tiempo en una sola actividad, te animarás a completar la tarea de una forma más rápida, eso si no se trata de una tarea larga o compleja.

Cuándo usar la metodología Pomodoro

Prueba usar la metodología Pomodoro en los siguientes casos:

• Cuando te sobrecargas de trabajo y vas más allá del punto óptimo de productividad.

• Cuando sientas que tu jornada laboral se ve interrumpida por pequeñas distracciones.

• Cuando necesitas delimitar el tiempo de trabajo que le dedicas a una sola tarea.

• Cuando debes distribuir la cantidad de cosas por hacer en una sola jornada.

• Cuando te gusta proponerte metas y lograrlas. 

  
  

Importancia de implementar la metodología Pomodoro

La metodología Pomodoro es importante porque funciona como una herramienta que te ayudará a incrementar el grado de productividad y a mantenerte enfocado en tareas específicas. 

Sin embargo, el grado de importancia que le des a la metodología Pomodoro, dependerá del tipo de trabajo que realizas. A continuación te daremos una serie de situaciones en las que la aplicación de esta técnica es muy importante:

En la realización de tareas que demandan un alto nivel de concentración como por ejemplo, programación, escritura o diseño.

• En tareas repetitivas o monótonas, incluso aunque parezcan simples. Ejemplo de estas, responder y realizar llamadas telefónicas o responder correos electrónicos.

• Para vencer la resistencia inicial en el momento de comenzar una tarea. Al determinar espacios de tiempos con sus respectivas pausas, harán que sea más fácil dar el primer paso y evites procrastinar. 😉

• Si el entorno de trabajo es susceptible a las distracciones como una oficina compartida o si es un espacio abierto con incidencia del ruido visual y auditivo externo. 

• Para una excelente gestión del tiempo que le dedicas a un proyecto, aun si eres muy organizado, con la metodología Pomodoro puedes estructurar tu día dando prioridad a las tareas más urgentes. 

Reglas de la metodología Pomodoro

La regla principal de la técnica Pomodoro es establecer intervalos de trabajo de 25 minutos; sin embargo, esta regla a su vez incluye otras que te ayudarán a sacar el máximo provecho y productividad a cada intervalo . Entre ellas tenemos las siguientes: 

Dividir los proyectos complejos

Esto te ayudará a completar la tarea de forma efectiva; si una actividad o proyecto requiere de más de cuatro Pomodoros, entonces debes reducir la actividad a pasos más pequeños. 

Juntar las tareas pequeñas

Esto en caso de que la actividad requiera un intervalo menor de tiempo, entonces podrás combinar las tareas simples en un solo Pomodoro.

No romper el Pomodoro

Al establecer el Pomodoro, lo ideal es no interrumpirlo para que la técnica funcione. Si existe alguna distracción (inevitable), entonces toma la pausa de 5 minutos y comienza nuevamente el ciclo del Pomodoro.

Ventajas de la metodología Pomodoro

El trabajar con la metodología Pomodoro tiene las siguientes ventajas, en especial si se trata de teletrabajar: 

• Optimización del tiempo de realización de las tareas.

• Reduce la ansiedad y la tendencia a procrastinar.

• Mejora el rendimiento.

• Aumenta la capacidad de concentración.

• Refresca la mente gracias a las pausas.

• Se puede aplicar a cualquier actividad o proyecto.

• Reduce las distracciones como el uso del móvil.

• Ayuda a mantener el enfoque en una sola tarea.

• Reduce el desgaste profesional.

• Facilita el control de la ejecución de proyectos.

• Establece los tiempos que demanda la realización de cada proyecto.

• Evita el síndrome de Burnout.

Desventajas de la metodología Pomodoro

Ciertamente la lista de ventajas del uso de la técnica Pomodoro es muy larga, pero eso no significa que no tenga elementos en contra que puedan ser considerados como desventajas. Estos elementos son:

Es poco flexible y no va con las tareas creativas.

• Es una metodología individualista, por lo tanto no fomenta el trabajo cooperativo o en equipo.

• A veces el tiempo de descanso no es suficiente para recargar energías.

Aunque se puede aplicar esta metodología a los grupos de trabajo, es cuestión de saber coordinar y cronometrar el tiempo para que el ciclo de los Pomodoros comiencen todos a la  vez. De esta manera se incentiva la interacción interna durante los breaks compartidos.

Para optimizar los resultados de la técnica Pomodoro

Si quieres que los resultados del uso de la metodología Pomodoro sean óptimos, es importante que no te saltes los siguientes puntos:

Los descansos no son negociables

Son necesarios para refrescar tu mente y puedas estar relajado para la próxima actividad. En los breaks puedes ir al baño, hacer ejercicios de estiramiento, tomar un refrigerio, en fin lo que gustes hacer pero que te ponga fuera del foco del trabajo.

Establecer la cantidad de Pomodoros

Esto dependerá del grado de dificultad de la tarea a realizar. Si es una actividad que amerite un bajo nivel de concentración, puedes dividirlas en dos Pomodoros (50 minutos). 

Si es una tarea un tanto más compleja puedes repartirla en el tiempo que realmente puedes concentrarte en ellas sin distracción. 

Puedes hacer Pomodoros por lote

Esto significa que si debes realizar tareas que demoran menos de 25 minutos, puedes agruparlas en un solo Pomodoro en función de prioridades y del tiempo que te lleve hacerlas. 

La metodología Pomodoro y el teletrabajo

Cuando trabajas desde casa, es frecuente sentir que tienes algo más de libertad en cuanto a la organización del tiempo para realizar las tareas y las pausas que harás entre ellas. 

Sin embargo; la experiencia nos dice que no es así, por eso te daremos una serie de recomendaciones relacionadas con la técnica Pomodoro y el trabajo a distancia.

• Elabora una lista de las tareas pendientes por realizar.

• Evita las distracciones poniendo en off tu móvil, desactivando el correo electrónico y dejando cerradas las redes sociales.

• Establece las sesiones de Pomodoros y comienza el ciclo.

• Aprovecha al máximo el descanso de 5 minutos (baño, café, te, estiramientos).

• Retoma la actividad y cumple nuevamente el intervalo de trabajo con su respectivo descanso.

• Después del cuarto Pomodoro, toma un descanso más largo (entre 20 y 30 minutos) y realiza una actividad que te guste como escuchar música, leer, meditar, entre otras.

• Marca en tu lista inicial las tareas completadas. 

Si crees que los intervalos de 25 minutos no son suficientes o por el contrario son muy largos para desarrollar algunas tareas, tienes total libertad de ajustar el tiempo de duración de tus Pomodoros. 

Para muchos los intervalos entre 15 y 20 minutos resultan más productivos y para otros los períodos más largos son más efectivos… es cuestión de que pruebes.

Por otra parte, si sientes que tu concentración no está en su nivel óptimo o comienzas a sentirte fatigado, entonces debes hacer una pausa… recuerda que ese micro descanso es el shot de energía que necesitas para recuperarte y volver a tus tareas. 

No es necesario esforzarse por terminar algo en lo que no estás cien por ciento enfocado.

Finalmente, te recordamos que la metodología Pomodoro además de ayudarte a gestionar el tiempo de tus actividades o tareas, también es una forma de luchar contra el estrés y combatir el síndrome de Burnout.