Las empresas cada vez son más conscientes de la necesidad de impulsar el bienestar de los trabajadores, y para lograr este objetivo, es que surge el smart working.
Saben que no sirve de nada contar con empleados desmotivados que cumplen con su trabajo de forma autómata. Empleados que cuentan los minutos para que acabe su jornada y que por fin llegue el fin de semana.
Lo que necesitan las empresas para conseguir que la gente aumente su productividad y su compromiso con la compañía es la satisfacción laboral.
Por eso no es de extrañar que ya sean muchas las compañías que se están animando a rediseñar y digitalizar sus entornos para permitir una mayor conciliación familiar y laboral, un mayor ahorro en costes de desplazamiento, o una mayor libertad de movilidad y flexibilidad horaria.
Ya son muchas las empresas que están implementando el smart working: una modalidad de trabajo a distancia que últimamente está dando mucho de qué hablar.
Para que conozcas en detalle en qué consiste el smart working y cómo te puede ayudar a vivir una vida laboral satisfactoria, te recomendamos que leas este post.
¡Comenzamos!
¿Qué es el smart working?
El smart working, o trabajo inteligente, es una metodología de trabajo que tiene su origen en el teletrabajo, pero que va un paso más allá a través de la aplicación de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación).
De esta forma, puede proveer a sus trabajadores de todas las herramientas que necesitan para cumplir sus objetivos laborales desde cualquier lugar del mundo.
Ya no se trata de que cumplan su jornada laboral desde casa, sino que gracias al uso de las nuevas tecnologías los empleados pueden trabajar desde cualquier sitio y además con un horario flexible.
Por otra parte, desaparece el concepto de que hay que trabajar una jornada laboral de 8 horas, ya que en esta modalidad prima la consecución de objetivos. Por lo tanto, lo único que se exige es que cada empleado tenga claras sus metas y que las cumpla.
Esto supone una mayor motivación para los trabajadores, ya que saben que su jornada laboral depende de su eficiencia.
De esta manera, este modelo de trabajo a distancia rompe con el tradicional en el que trabajas una jornada preestablecida, en una oficina, con posibilidad de viajar y no únicamente cuando tienes vacaciones, etc.
En conclusión, cuando nos referimos a smart working hacemos alusión a una nueva forma de entender el trabajo.
El smart working es una nueva forma de entender el trabajo. Dando un paso más allá del teletrabajo a través de las TIC, los empleados pueden trabajar desde cualquier sitio y además con un horario flexible. Lo único que se exige es que cada empleado tenga claras sus metas y que las cumpla.
¿Para qué sirve el smart working?
El principal objetivo del smart working es que las empresas y los trabajadores puedan alcanzar su máximo potencial.
Como veníamos diciendo, hoy en día es posible lograrlo gracias al uso de las nuevas tecnologías. Gracias al uso de herramientas y plataformas que permiten que los trabajadores puedan trabajar desde cualquier sitio y de forma flexible.
De esta forma, se mejora el bienestar de la plantilla. Los trabajadores están más motivados con su trabajo, son más productivos y cumplen sus metas con ganas.
Consecuentemente, las empresas son capaces de cumplir sus objetivos de negocio. Es un win-win.
Las 8 claves del smart working
A la hora de aplicar esta modalidad de teletrabajo, es fundamental que tanto la empresa como los trabajadores conozcan sus principales características:
1. Teletrabajo o trabajo en remoto
Es la base del smart working, pero este último es una versión mejorada del teletrabajo, ya que además de aplicar el trabajo a distancia, tiene en cuenta la movilidad y la flexibilidad horaria.
Por lo tanto, aquellos trabajadores a los que se les aplica esta modalidad de teletrabajo no tienen que desplazarse a un puesto de trabajo tradicional. Pueden realizar sus tareas desde donde ellos escojan.
2. La confianza
Para que se pueda aplicar el smart working, es fundamental que la empresa confíe en sus trabajadores.
Para ello, la plantilla debe mostrar total compromiso por alcanzar los objetivos de trabajo.
Y la compañía puede comprobar que los cumplen a través de herramientas tecnológicas orientadas al análisis de la evaluación de desempeño.
Esto sirve de ayuda tanto para los empleados y como para la empresa:
Para los trabajadores pueden cerciorarse de cuáles son sus metas exactamente, y pueden comprobar si las están cumpliendo.
Para la empresa puede cerciorarse de que los trabajadores cumplen con sus objetivos, independientemente de las horas que trabajen y del sitio en el que estén.
Pero lo que está claro es que para construir esta confianza, es necesario que:
Los trabajadores estén satisfechos, cuenten con las herramientas necesarias para llevar a cabo sus tareas y quieran alcanzar sus metas.
Las empresas cuenten con un marco regulador en relación al smart working y que tengan suficientes recursos para implementar este modelo.
3. La comunicación
La comunicación es uno de los pilares del smart working, ya que en el trabajo a distancia es fundamental que los empleados puedan entablar conversaciones de forma fluida entre ellos.
Es la única forma de crear sinergias entre la plantilla y de que se pueda garantizar que los empleados sepan cuáles son las novedades y necesidades de la empresa.
De esta forma, pueden ser más eficientes y conscientes de cuáles son sus objetivos y alinearlos con los de la compañía.
4. El compromiso de los trabajadores
En línea con la necesidad de que la relación entre el trabajador y la empresa se base en la confianza, es imprescindible que los empleados muestren su compromiso.
Para ello, tienen que ser muy organizados, ya que son los únicos dueños de su tiempo. Y su jornada depende de su eficiencia a la hora de lograr los objetivos laborales.
Por lo tanto, es necesario que sepan autogestionarse para ser productivos en un entorno totalmente diferente al tradicional.
5. La movilidad
Como ya te adelantamos al comienzo del post, el smart working se basa en la deslocalización. Es decir, que los empleados puedan trabajar desde donde quieran, siempre que cuenten con una buena conexión a internet.
Pueden trabajar desde la casa de un amigo en Australia, desde su casa de la playa, desde una casa rural en la montaña, desde el tren, desde el avión, desde el autobús, desde una cafetería, etc.
En cambio, la mayoría de trabajadores que adopta el modelo de teletrabajo tradicional lo asocia a un lugar concreto, que suele ser su casa. Pero en el caso del smart working se supera esta limitación.
6. La tecnología
El smart working no sería posible si no existiera la tecnología actual, ya que para implementar este modelo de teletrabajo lo primordial es que los trabajadores tengan acceso a Internet y a herramientas tecnológicas.
Herramientas que les dotan de todos los recursos que necesitan para ser capaces de sacar adelante su trabajo sin ninguna traba.Por ejemplo, es necesario que cuenten con un software de recursos humanos que les permita estar en contacto directo con este departamento.
7. Libertad y flexibilidad de horarios
Una de las principales características que diferencia al teletrabajo tradicional del smart working es que en este último caso los trabajadores tienen libertad plena de horarios. Es decir, los empleados no tienen que cumplir una jornada laboral como tal.
No tienen que trabajar al menos 8 horas al día para cumplir con su horario y poder marcharse a casa, sino que pueden organizarse como quieran, siempre y cuando cumplan sus objetivos.
De esta forma, pueden autogestionarse como quieren. Y esto se traduce en una gran satisfacción laboral, ya que se puede compaginar con la vida personal y profesional sin problema.
8. Trabajo por objetivos
Esta característica es la que convierte al smart working en una nueva forma de trabajo. De hecho, tanto la deslocalización como la libertad de horarios son posibles gracias a que los empleados tienen que perseguir la consecución de unos objetivos concretos.
Si bien es cierto que en muchas empresas se trabaja por objetivos y que es una muy buena forma de motivar a los empleados, en esta modalidad de trabajo este sistema va un paso más allá.
Se trabaja por objetivos, pero sin tener que cumplir con una jornada laboral preestablecida, sino que la jornada la define cada empleado en función de su eficiencia y sus logros.
Es decir, si el trabajador cumple sus objetivos dedicando un par de horas al día, ya es suficiente.
Si logra el mismo resultado en menos horas, puede tener más tiempo para dedicarse a otras actividades laborales, como formarse. Y esto también beneficia a la empresa.
Dicho esto, la flexibilidad horaria supone una gran motivación para los profesionales, ya que las horas que dediquen al trabajo dependen únicamente de su capacidad de organizarse y de su eficiencia.
Por último, cabe destacar que para conseguirlo las empresas pueden utilizar un software de evaluación del desempeño. Este software analiza la productividad del trabajador y establece sus tareas y objetivos diarios, semanales, mensuales y anuales.Un buen ejemplo de software de evaluación de desempeño es Factorial.
4 Tipos de smart working
No, no existe un único tipo de smart working, podemos distinguir entre 4:
El smart working desde casa
Se da cuando los trabajadores trabajan desde su casa, siempre sacando el máximo partido a las TIC.
En un telecentro
Cuando el empleado lleva a cabo sus tareas en una oficina distinta a la habitual.
Smart working en la oficina
Sí, a veces el smart working puede concentrar sus esfuerzos en la eficiencia de la plantilla y no únicamente en el lugar o la movilidad. En este caso, los trabajdores asisten a la oficina para realizar sus tareas.
El smart working móvil
Este tipo ofrece mayor flexibilidad en cuanto al sitio en el que trabajar: algunos días se trabaja en la oficina y otros desde fuera. Como siempre, sin perder eficiencia.
Ventajas y desventajas del smart working
A grandes rasgos, podríamos decir que el smart working tiene muchas más ventajas que desventajas, tanto para los trabajadores como para las empresas.
Y esto está propulsando su utilización por parte de varias compañías (cada vez más).
No obstante, no es un modelo de trabajo perfecto, ya que también presenta algunas limitaciones.
Ventajas para la empresa
Ahorro de costes: como los trabajadores pueden llevar a cabo sus tareas desde cualquier sitio, se eliminan costes de alquiler de oficinas, dietas de los trabajadores, facturas de luz, gas, agua, etc. Y todo este dinero se puede utilizar para reinvertirlo en el negocio.
Aumento de la productividad de los trabajadores: el aumento del bienestar por parte de los trabajadores repercute positivamente en los resultados de la empresa, ya que cuanto más contentos están los empleados, más productivos son.
Ventajas para los trabajadores
Movilidad: Los trabajadores a los que se les aplica este modelo de trabajo se sienten libres de poder trabajar desde el sitio que quieran. Esto les permite viajar y visitar lugares.
Ahorro de costes: ahorran costes relacionados con el desplazamiento a las oficinas y con las comidas fuera de casa.
Conciliación laboral, personal y familiar: el hecho de que los trabajadores tengan libertad de horarios y que puedan trabajar desde donde quieran, permite que puedan conciliar mucho mejor la vida personal y profesional. De hecho, según el informe Employer Brand Research de 2020 realizado por Randstad, “el 48% de los empleados decide quedarse en una empresa debido a la buena conciliación laboral-personal.”
El 48% de los empleados decide quedarse en una empresa debido a la buena conciliación laboral-personal.
Informe Employer Brand Research de 2020
Libertad de horarios: como ya te indicamos anteriormente, la libertad de horarios es una de las principales características del smart working. Y es una clara ventaja, ya que cada trabajador puede organizar su tiempo como más le convenga. Esta libertad está muy valorada porque permite la ansiada conciliación personal, familiar y laboral. Aunque la empresa otorgue esta flexibilidad horaria, la ley de control horario en España exige que se debe efectuar el registro de la jornada laboral de los trabajadores. Por ello, una buena opción para cumplir con la legislación sería que la plantilla fiche desde un software de recursos humanos.
Aumento de la multiculturalidad en la empresa: el smart working facilita la contratación de equipos multiculturales. Esto es así porque al ser una empresa deslocalizada y con flexibilidad horaria, puede contar con empleados de cualquier sitio del mundo. Esto genera un clima laboral donde se fomenta la diversidad cultural. De esta forma, los equipos tienen una mente abierta y cuentan con la posibilidad de conocer las costumbres laborales y sociales de otras culturas. Además, el hecho de que se pueda contratar a alguien desde cualquier rincón del mundo ofrece a la empresa la oportunidad de encontrar muchos talentos.
Aumento de la motivación: todas las ventajas citadas anteriormente dan lugar a un aumento de la motivación de los trabajadores. La flexibilidad horaria, la libertad de movimiento, y la facilidad para conciliar su vida personal y laboral, hacen que los empleados estén altamente satisfechos. Y si a todo esto le sumamos que el trabajo se mide por los objetivos conseguidos, la motivación se duplica, ya que los trabajadores quieren demostrar su valía.
Desventajas del smart working
Como ya te adelantábamos, no todo son ventajas. Esta modalidad de teletrabajo supone un gran reto, tanto para las empresas como para los trabajadores:
Las compañías tienen que digitalizarse y formar a los empleados para que sean capaces de trabajar a distancia de forma óptima.
Además, es importante que garanticen la protección de datos en cada una de las herramientas a las que se dé acceso a los empleados. De esta manera, se puede asegurar la confidencialidad de los documentos de trabajo.
Los trabajadores deben aprender a autogestionarse para cumplir con sus objetivos, y además tienen que dominar perfectamente el uso de las herramientas que tengan a su disposición.
Por otra parte, tienen que ser capaces de mostrar un compromiso sincero con la empresa. Porque si no es así, este modelo de trabajo no puede funcionar.Puede haber un aumento de las distracciones, el hecho de que los trabajadores puedan trabajar desde donde quieran y con libertad horaria parece algo muy atractivo. Pero acarrea mucha disciplina por su parte. Esto es así porque pueden aumentar los motivos de distracción. Y el empleado tiene que saber que debe cumplir unos objetivos si quiere poder seguir trabajando de esta forma.
El aislamiento debido a la deslocalización del espacio de trabajo: el trabajo a distancia puede conllevar mucha soledad. Generalmente la gente que trabaja de esta forma no se encuentra rodeada de personas en su día a día. Por lo tanto, aunque se gane en independencia y libertad, se pierde en las relaciones con los compañeros. No se crea un vínculo tan grande como el que se genera en la modalidad de trabajo tradicional. Además, algunos empresarios consideran que al no generar este vínculo con los compañeros, se pierde la identificación con la empresa. Para evitar esto, es imprescindible que se promueva la comunicación corporativa y que se controle el estado del clima organizacional para que no se produzca una gran desidentificación con la compañía.
No es aplicable a todos los puestos de trabajo: el tejido empresarial español se compone principalmente de pequeños comercios de cara al público, que dependen de la presencia física de las personas y de un horario preestablecido. Por lo tanto, debido a la deslocalización y la libertad de horarios, el smart working no se puede aplicar a todos los tipos de negocios y sectores. Principalmente se puede implementar en los empleos asociados a una oficina.
La ausencia de regulación: el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores regula el teletrabajo, pero no se establece nada en relación al smart working. Por ello, en la mayoría de los casos, su aplicación se rige por convenios colectivos y acuerdos de las propias empresas. Es así como la ausencia de un marco regulador al respecto hace que la implementación de este tipo de teletrabajo se complique un poco más, ya que genera reticencias por parte de los empresarios.
Por otra parte, este dato del Instituto Nacional de estadística: “antes de la pandemia causada por el COVID-19 el teletrabajo apenas se implementaba en un 27% de las empresas españolas. Y únicamente en términos de trabajar desde casa”, nos ayuda a entender que el teletrabajo no era muy aceptado por el tejido empresarial español.
Antes de la pandemia causada por el COVID-19 el teletrabajo apenas se implementaba en un 27% de las empresas españolas. Y únicamente en términos de trabajar desde casa”.
Instituto Nacional de estadística
Y por mucho que a día de hoy se haya implementado el trabajo a distancia por parte de muchas empresas, no son pocas las que piensan que es necesario que la plantilla vaya a las oficinas.
De esta forma, resulta un poco difícil concebir que las compañías estén preparadas para la aplicación del smart working de forma generalizada. A pesar de que las restricciones causadas por el coronavirus hayan propulsado el teletrabajo de forma masiva.
No obstante, existen algunas organizaciones que se han atrevido a aplicar este modelo de trabajo buscando la adaptación a las necesidades de los trabajadores. Entienden que pueden ganar mucho si saben aprovechar las ventajas que ofrece el smart working.
4 Ejemplos de la aplicación del smart working en España
Como ya te hemos dicho, la ausencia de regulación genera reticencias por parte de los empresarios a la hora de implementar esta modalidad de teletrabajo.
No obstante, algunas compañías han querido probar si la implementación del smart working ayuda a que los empleados estén más satisfechos y a que las empresas consigan sus objetivos de negocio de forma rentable.
Algunos de estos casos son empresas como Vodafone, Mondelēz, Microsoft o Aon:
1. Vodafone
Ha optado por aplicar este modelo de trabajo para mejorar la calidad laboral y la conciliación personal, familiar y profesional de sus empleados. Lo ha implementado a través de acuerdos discrecionales a los que se puede acoger el trabajador si así lo desea, y con garantía de reversibilidad.
2. Mondelēz
Ha aplicado el smart working de forma más integral en la empresa. Para lograrlo, primero realizó una reorganización a nivel interno, apostando por una jerarquía horizontal, y posteriormente a nivel externo permitió realizar el trabajo fuera de la oficina.
3. Microsoft Iberia
Ha aplicado este modelo de teletrabajo para fomentar la creatividad, motivación y productividad de sus empleados. Les da la oportunidad de trabajar desde donde quieran, gracias a la puesta en disposición de todas las herramientas necesarias.
Además, da la posibilidad a los empleados que deciden trabajar en la oficina de que elijan en qué parte de sus instalaciones prefieren hacerlo. De esta forma, cada uno puede realizar sus tareas en el lugar en el que se siente más cómodo.
4. Aon
En palabras de María Orellana, directora de RRHH de la empresa: “El smart working es una forma de trabajar a través de la cual queremos ofrecer a nuestros empleados un sistema que optimice el dónde, cuándo y cómo trabajar y que les permita disfrutar de la máxima flexibilidad y las mínimas limitaciones para desarrollar su trabajo”.
María Orellana, directora de RRHH de Aon
Tras la lectura de este post, se te habrá quedado grabado en la cabeza que las empresas tienen que buscar el bienestar de los trabajadores para mejorar sus resultados. Y para ello, tienen que investigar nuevos métodos de organización y gestión del trabajo.
No obstante, la implementación de algunos modelos de trabajo más innovadores, como el smart working, dependen del esfuerzo conjunto de trabajadores y empresarios, así como de la creación de un marco regulador que garantice la buena llevanza de los mismos.
Cuéntanos, ¿crees que una de las claves del éxito empresarial es la aplicación de modelos de trabajo que permitan la conciliación laboral y personal?
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