Aprende a evitar el scope creep y controla el alcance de tus proyectos

Llevar uno o múltiples proyectos digitales requiere de metodología y seguimiento continuo, aún más para saber medir e identificar qué resultados puedes obtener. Y es ahí en donde entra el scope creep o el síndrome del lavadero. 

Y es que cuando convives con otros departamentos de una misma empresa, puede que debas trabajar en conjunto en proyectos comunes y, si no hay un claro proceso puede que no se acabe de definir el alcance de dicho proyecto, dando paso al scope creep. 

Si eres project manager o simplemente te dedicas a agendar los procesos de los proyectos de tu empresa, esto te interesa (y mucho)... Porque puede que hayas sido víctima del síndrome del lavadero sin siquiera haberte dado cuenta. 

¡Descubre aquí cómo evitarlo!

Del scope al scope creep hay un paso

Cuando comienzas a gestionar un proyecto, tienes el scope o el alcance que debe tener, esos requisitos y el mínimo entregable. Es como tu plan de ejecución para llevar todo al punto de éxito.

¿Qué pasa si hay un excedente en el alcance preestablecido? Es ahí cuando pasamos del scope al scope creep… Y es que, de un momento a otro, el objetivo cambia por una solicitud y ahora, el entregable mínimo nuevo no se puede cumplir. ¡El caos!

En resumen, el síndrome del lavadero se presenta cuando, al tener definidos tus objetivos, entregables y alcance, surge alguna solicitud adicional que no estaba en el acuerdo inicial.

Aceptarlo es lo que te puede conducir a un cambio en toda la ruta de desarrollo que has tomado para un determinado objetivo en un tiempo establecido.

¿Cómo puedes evitar el síndrome del lavadero?

Al alcance final del proyecto se define en una primera reunión donde has establecido los objetivos entre el gerente de proyecto, tú, quien lo llevará a cabo, además de las partes involucradas como pueden ser los diferentes equipos de trabajo.

Al momento de esta reunión donde se establecen los entregables y los alcances se tiene que establecer límites. Después de todo, con esta información es que se tardará la ruta de acción y ejecución para el desarrollo del entregable.

¿Qué pasa cuando no hay un alcance definido? Como te dijimos antes, comienza el caos, pero es porque no tienes un control concreto sobre lo que se puede preaprobar, o ni siquiera sabes si habrá alguna solicitud más para anexar al desarrollo.

Esta falta de información lleva a la desorganización, falta de información entre los equipos de trabajo del proyecto. Al final solo puede perjudicar al resultado definitivo del proyecto.

¿Esto puede ocurrir siempre? No. Después de todo, los scope creep serán complicados, ya que quizá solo sean algunas modificaciones o adición en entregables extras. Cuando es así, puedes incluirlos en el desarrollo y no afectará en gran medida el resultado final.

Sin embargo… ¿Qué pasa si requiere de cambios de mayor relevancia que puedan afectar el desarrollo de todo el plan de trabajo? Un cambio de objetivos puede desviar la atención de los equipos en las diferentes áreas de trabajo. 

¿Cómo lidiar con nuevas solicitudes?

Las nuevas solicitudes te quitarán tiempo, el cual ya has distribuido de manera estratégica para que cada equipo cumpla con sus tareas. Si se tratan de modificaciones o adiciones menores, puedes aceptarla.

Pero recuerda que esto puede traducirse en agotamiento, desviación del foco objetivo, además de trabajo adicional para las diferentes partes del equipo.

5 Pasos para delimitar el Project Scope

Si quieres que tu proyecto finalice con éxito y evitar el scope creep en su totalidad, tienes que delimitar el alcance que tendrás. Aunque pueda parecer difícil, la verdad es que no lo es.

El alcance de tu proyecto puede ser la manera en que registran los diferentes criterios que se establecieron durante la primera reunión. Piensa que podría ser como el briefing del proyecto antes de comenzar a desarrollarlo.

Ahora bien, hay un total de 5 pasos que tienes que seguir para que el proyecto tenga su alcance delimitado.

Paso 1: Identifica el  Por qué 

¿Cuál es el motivo por el que tú y todos los miembros del equipo están trabajando en este proyecto? ¿Cuál es el objetivo a cumplir? Conocer el tamaño y alcance hacia donde quieren llegar les ayudará a saber cuál es el scope.

Paso 2: Establece los objetivos del proyecto

El objetivo y el alcance son dos aspectos que van de la mano durante la planificación, desarrollo y culminación de cualquier proyecto. Piensa que tus objetivos son la razón por la cual se desarrolla y estos deben estar incluidos en el alcance del proyecto.

Paso 3: Establece el alcance del proyecto

Cuando te propones un alcance no tiene por qué ser una descripción exacta del objetivo o una muy amplia. El alcance no es más que el punto objetivo a definir para saber cómo estarán los entregables, en función de los objetivos del proyecto. 

Paso 4: Analiza el alcance del proyecto

Recuerda que todo el equipo debe estar de acuerdo y en sintonía con el desarrollo del proyecto. Después de todo, se trata de un equipo que comparte diferentes objetivos en común cuando se habla de los entregables y los alcances de estos.

Paso 5: Realiza ajustes pertinentes

¿Hubo inconvenientes en el paso anterior? Es momento de hacer una reestructuración del alcance. Recuerda que la comunicación a todas las partes será vital para conseguir la aprobación y desarrollo de los objetivos y entregables.

Las 7 causas más frecuentes del scope creep

Seamos honestos, nadie quiere ver su proyecto fracasando. Es por eso que, de vez en cuando hay que saber decir que no a objetivos y alcances imposibles, pero… Durante el desarrollo también pueden darse algunos inconvenientes.

Te vamos a mencionar algunas claves para que el scope creep no arruine el desarrollo de tu proyecto.

1. No definir el alcance

Parece un poco evidente, pero la verdad es que es más común de lo que mucha gente piensa. Si no se establece un alcance con los objetivos del proyecto, será difícil alinear a todos los miembros del equipo para trabajar de manera adecuada.

Carecer de un plan de trabajo con tu equipo es complicado, pero si a eso le sumas que podrías trabajar con un equipo externo a la empresa, el trabajo se puede volver casi imposible.

2. La falta de comunicación

Imagina que has delimitado el alcance del proyecto, pero que no lo has comunicado a las partes del equipo que trabajarán en conjunto para su desarrollo, entrega y culminación. Las partes interesadas no solo están desinformadas, sino que no están coordinadas para el trabajo en equipo.

En el brief del proyecto que compartirás con los miembros de tu equipo, recuerda incluir el alcance. Esta es la manera en que todos estarán informados de los objetivos, y el alcance para el entregable, lo que disminuirá la falta de coordinación antes del inicio del proyecto.

3. No tener claros los objetivos

No tener un plan de acción o el alcance es terrible, pero no tener claros los objetivos es todavía peor. ¿Cómo puedes tener los entregables y los objetivos si no sabes cuáles son? Estos deben estar claramente definidos para que el equipo sepa que ha concluido con éxito.

Veamos cómo pueden ser algunos ejemplos de objetivos claros y otros poco claros.

1. Mejorar el blog de la empresa para motivar a los lectores con historias inspiradoras.

2. Crear un total de 15 publicaciones diferentes para impulsar el blog de cara al próximo semestre. En las publicaciones se incluirán referencias de clientes, utilidades nuevas del producto, destacables del equipo. Se deberá supervisar la participación en el canal de cada publicación, para poder delimitar posibles errores y mejorar todavía más el contenido de cara al próximo semestre.

4. Fijar objetivos irreales

Los objetivos que se marquen de común acuerdo con la empresa y equipo de trabajo de Scope tienen que ser realistas. Es decir, deben tener relación con los objetivos reales y los tiempos que se solicitan para los entregables.

Todo proyecto que tenga un plazo corto para objetivos demasiados exigentes terminará en un fracaso. Y es que los entregables requieren de un trabajo en equipo de alta coordinación que requiere tiempo.

5. El exceso de participantes

Demasiados miembros en un equipo de trabajo puede resultar problemático, sobre todo si muchos de ellos intentan tomar el control del trabajo y el entregable final. Es necesario establecer un responsable como gerente de proyectos que se encargue de delegar y organizar a todo el equipo para evitar confusiones.

Algunas de las partes más importantes en este tipo de proyectos son

• Responsables: Encargado de la toma de decisiones.

• Aprobadores: Los que se encargarán de aprobar de común acuerdo parte del proyecto. Presupuestos, objetivos, tonos, son algunos ejemplos.

• Consultados: Grupo de personas de las cuales puedes recibir comentarios para mejorar el contenido.

• Informados: Parte del equipo que necesita saber del proyecto. Por lo general se trata de todas las partes involucradas, ya sean departamentos o los líderes ejecutivos.

6. Los controles de cambios ineficientes

Los cambios son buenos, pero hay que saber gestionarlos, sobre todo en los proyectos. Dar total libertad a los diferentes equipos para realizar cambios puede llevar a que el entregable no esté alineado con los deseos de la empresa que solicita el proyecto.

Es por eso que es necesario establecer un proceso para la gestión de cambios. Se trata de unas reglas que los miembros de los diferentes equipos deben seguir para que realicen propuestas de dichos cambios. 

La revisión de dichas propuestas será revisada por los gerentes o partes involucradas en cargos superiores del proyecto. Ellos decidirán si se aceptan, rechazan o aplazan, porque deben ver en orden de prioridades para los objetivos y el alcance de los entregables.

7. Las modificaciones de último minuto

Los comentarios de los clientes son esenciales para la entrega, mejoría y alineamientos de los diferentes entregables del proyecto. Ellos son los que tienen la visión de cómo puede ser la empresa en su totalidad.

Hay 2 tipos de cambios. Los que son ajenos y no controlables, de los que habrá un 50 y 50 de que se puede hacer algo al respecto o no; Y los cambios que se pueden hacer para realizar mejoras reales, en función de los entregables.

Herramientas para evitar el scope creep

La organización es la clave más importante para llevar a cabo casi cualquier proyecto y evitar el Scope Creep. Si tienes algunas herramientas a tu disposición puedes disminuir de manera notoria la posibilidad de que haya problemas en el desarrollo de tu proceso de trabajo. Te recomendamos algunas de estas:

• Asana.

• Trello.

• Toggle Plan.

• RedBooth.

• Proyect.Co.

• Airtable.

No más Scope creep en tus proyectos

¡Qué no te vuelva a suceder más el scope creep! Ya en este punto, lo más probable es que tengas todas las ganas del mundo de dejar de lado esos problemillas que entorpecen los procesos.

¿Ya sabías lo que es el síndrome del lavadero? déjanos saber en comentarios qué tal ha sido tu experiencia: