¿Cómo escribir una carta de bienvenida a una empresa?

Lo sabemos, reclutar nuevos colaboradores no suele ser una tarea fácil, y menos cuando estos requieren formación previa a empezar a trabajar. 

Y es que capacitar a los nuevos candidatos para el cargo es FUNDAMENTAL. Pero… ¿Cómo empezar? 

¡Qué no cunda el pánico! Te vamos a enseñar a escribir desde cero la mejor carta de bienvenida que hayas leído. 

La carta que le informará al nuevo miembro del equipo de cuáles son sus tareas, las instrucciones para llevarlas a cabo y todo lo que tiene que tener en cuenta a la hora de asumir sus responsabilidades. 

¡Empezamos!

¿Qué es una carta de bienvenida? 

No podemos hablar de cómo estructurar una carta de bienvenida o cuáles son sus funciones o características sin antes entender a la perfección qué es una carta de bienvenida. 

En palabras simples, una carta de bienvenida es un documento de recibimiento, formulado y presentado para un nuevo candidato que justo se une al equipo. 

Esto se hace con diferentes finalidades, pero antes de entrar en detalles al respecto, digamos que es una guía de objetivos a cumplir. 

La carta de bienvenida, además, debe contener un apartado dedicado a la felicitación y agradecimiento que tiene la empresa para con sus servicios prestados. Esto posee una gran carga emocional y psicológica positiva, que incentiva a la persona a buen desempeño de sus labores y genera una sensación de comodidad. 

Lo imprescindible de una carta de bienvenida es que cumpla con: 

• Darle una bienvenida digna y generosa, que se sienta integrado, cómodo y alegre de formar parte del equipo. 

• Explicar con mayor detalle las normas y reglamento a seguir. 

• Detallar las expectativas que se tienen con respecto a su labor. 

• Brindarles ayudas, consejos y tips que puedan ser de gran utilidad durante su estadía en la empresa. 

Con esta fórmula, obtendrás un talento preparado desde el primer día y encaminado a cumplir de manera satisfactorias sus funciones. 

4 Beneficios de una carta de bienvenida 

Una carta de bienvenida puede funcionar como un manual práctico y muy útil a la hora de capacitar nuevo talento. 

Estamos más que seguros de que alguna vez te ha sucedido… Llegas a un nuevo lugar, no conoces a nadie y tienes que desempeñar funciones o una tarea que si bien puedes o no saber, los nervios siempre estarán presentes. 

Es posible que hayas entrado en pánico, te sientas con mucho estrés y tus ideas no son claras, por lo tanto, tu desempeño se ve comprometido. ¿No es así? 

Ahora imagina que, previo a los días o semanas de comenzar con tu nuevo cargo, se te otorgue una carta de bienvenida bien detallada. En ella encontrarás apartados como: 

• ¡Gracias por ser nuestro colaborador y ayudarnos a crecer en equipo! 

• Normas y reglamento general de la empresa. 

• Funciones detalladas del cargo a cumplir. 

• Tips para mejorar tu desempeño laboral y expreses tu máximo potencial. 

• Preguntas frecuentes: ¡respondidas! 

• ¿Tienes alguna duda? ¡No te preocupes! Somos un equipo y estamos para apoyarte. 

¿Qué pasaría si, al ser aceptado a un nuevo trabajo, te encuentras con un manual de dichas características? No solo te sentirás mucho más tranquilo, sino que además, te sentirás motivado al darte un trato humanista, digno de respeto y seguro de que cuentas con un equipo dispuesto a ayudar. 

Siendo más específicos, una carta de bienvenida permite: 

1. Mayor sensación de comodidad 

Todo lo que sea nuevo y fuera de nuestra zona de confort, puede resultar inquietante y hasta desesperante, lo que cause que los niveles de calidad en el trabajo puedan disminuir. 

Una buena carta de presentación puede disminuir estos niveles de inquietud, o de plano, eliminarlos por completo. 

La sensación de que la persona es escuchada, agradecerle por sus servicios, motivar a darlo todo y hacerle entender que no está solo, hacen que la experiencia laboral sea mucho más gratificante. 

2. Dar a conocer su nuevo equipo de trabajo 

Siempre tienes que tener en consideración a aquellas personas introvertidas. ¡Créenos! Para ellos lidiar con el tema social no suele ser algo fácil, y menos, cuando este es presentado de forma abrupta. 

Presentar previamente al equipo, sus funciones, nombres y cómo colaborarán en equipo, hará que la presentación sea mucho menos incómoda y exista una mejor relación de comunicación desde el primer día. 

¡Y no olvides el plus del respeto y el apoyo! No llegará siendo un extraño, sino un miembro más que lo dará todo. Tu talento agradecerá en gran medida este detalle. 

3. Explicación de sus funciones 

¡Por supuesto! El talento previamente ya debe tener una experiencia o consciencia mínima sobre qué actividades va a desarrollar. 

No obstante, nunca está demás un manual especializado en dichas funciones, de forma que el talento se familiarice con ello y comprenda la intención sobre alguna petición en sus funciones. 

Por otro lado, es importante que las funciones sean de manera estricta las que de verdad va a desempeñar. ¡Está prohibido indicar funciones que no competen al cargo, ni mucho menos, solicitarle que realice otras actividades cuando nunca fueron especificadas! 

¡Recuerda! El respeto por tu equipo de trabajo debe mantenerse en todo momento, y si hace falta desempeñar una labor específica y no se cuenta con el talento, se puede solicitar la ayuda, mas no obligarla. Y en caso de ser aceptada, esta debe ser remunerada en su totalidad. 

Y sí, si te lo estabas preguntando, todo esto debe ir reflejado en la carta de bienvenida, es muy importante mantener la ética laboral. El talento de trabajo posee derechos que deben ser respetados, así como tiene sus deberes que debe cumplir a cabalidad. 

4. Las reglas de la empresa claras 

Si tu empresa posee un reglamento en cualquiera de sus ámbitos, vestimenta, comportamiento, medidas de seguridad, etc. esto debe estar reflejado en la carta de bienvenida. Así, el talento nuevo se familiariza con estas normas desde mucho antes de acudir a su primer día. 

Por otro lado, si deseas agregar algunos tips que puedan ayudar en el desempeño del nuevo talento, también deberías agregarlo a la carta. Atajos, funciones especiales, facilitar procesos, herramientas útiles, lo que tengas a tu disposición en la empresa. 

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¿Cómo se estructura una carta de bienvenida? 

Antes de estructurar la carta, es fundamental que la misma puedas hacérsela llegar al o los colaboradores nuevos con al menos una o dos semanas de antelación. 

Esto, con la intención de que puedan estudiarla y analizarla con detenimiento para de esa manera llegar al primer día, más que listos y preparados. Y por último, puedes citar al nuevo talento un día antes para hacer un reconocimiento de lectura de carta de bienvenida, y confirmar que está preparado para el trabajo. 

1. Formalidad y profesionalismo 

Vale, que mantener una formalidad en los documentos laborales y académicos siempre ha sido un requisito indispensable para que la información sea entendida lo mejor posible. 

No obstante, cuidado con el abuso de tecnicismos o palabras muy rebuscadas, ser formal, no quiere decir ser excesivamente técnico y que nadie te entienda. De hecho, todo lo contrario. 

El propósito de la carta es informar y formar, de una manera cercana al lector. Es decir, que se note el profesionalismo de la empresa (que maneje el conocimiento) pero que exprese las ideas de forma dinámica y pedagógica. 

Lo ideal es que el nuevo talento se sienta en confianza, no sienta que es un lugar tenso en el que serás juzgado desde el primer día. Se trata de un equipo, que se apoya, se motiva y se trabaja en conjunto. 

2. Incorporación al trabajo 

Aquí se detallan todos los aspectos relacionados con el trabajo o función que va a cumplir la persona. Desde la fecha y hora exacta en la que debe presentarse en la empresa o comenzar con sus labores, hasta el puesto que desempeñará, su equipo de trabajo, y toda la información correspondiente. 

3. Normativa de vestimenta 

Ya sea que en la empresa se exige un uniforme o no, el código de etiqueta o vestimenta suele tener un mínimo de exigencia en cuanto a presentación. 

Aquí entran en juego tus exigencias como profesional. Puedes estipular las reglas de vestimenta como prefieras, y los demás miembros del equipo deberán adecuarse a ello. Esto puede ser flexible, como exigir un uniforme concreto, todo depende de tu propósito y la imagen que quieras transmitir. 

4. Planifica el primer día de trabajo 

Crear un cronograma de actividades para el primer día de trabajo, es una interesante y muy dinámica forma de mostrar al nuevo talento qué es lo debe realizar. Esto ayudará a familiarizarse mucho más con sus funciones, además de estar preparado a todo momento sobre cualquier petición. 

Si el talento requiere utilizar ciertas herramientas y estrategias de trabajo concreto, dicho cronograma debe especificar cuáles son esas herramientas y estrategias y cómo aplicarlas acorde a las exigencias de la empresa. 

5. Responde a preguntas frecuentes 

Se trate de una nueva empresa, o con una trayectoria ya labrada, es necesario que en la carta de presentación puedas responder a algunas preguntas que puedan llegar a plantear tus empleados. 

Puede que algunas puedan parecer obvias, pero puedes de igual manera especificar y aclarar. Lo ideal, es que lo tenga lo más claro posible, y aunque alguna respuesta pueda parecer obvia, experiencias pasadas y diferentes perspectivas te pueden dar a entender lo contrario. 

¿Qué preguntas consideras que pueden hacer tus colaboradores con respecto a cada campo laboral? 

¿Qué preguntas de carácter general en la empresa se pueden llegar a plantear? (Horarios, qué debe y no debe hacer, cuáles son sus derechos y deberes, transporte, etc).

Intenta ponerte siempre del lado de tu talento, y responder las preguntas que tú te plantearías. 

Aspectos técnicos y otras consideraciones 

• Te recomendamos que siempre puedas referirte a tu lector en la primera persona del plural, y la segunda del singular. Esto con la intención de que tu lector y futuro trabajador se sienta incluido dentro del grupo, como parte del equipo. ¡Por supuesto! Sin abusar de este recurso para que no sea algo redundante y molesto. 

• Si todavía tienes dudas sobre si tienes que o no, crear una carta de bienvenida, comprende que esta te ayudará en caso de que contrates talento con o sin experiencia. Siempre quedan vacíos, pero siempre existe una forma de remediarlos, y nada como una carta que te hace sentir involucrado en algo importante para querer destacar. 

• No abuses de párrafos excesivamente largos. Está determinado que párrafos muy largos predisponen a los usuarios de realizar lecturas. Intenta que la misma se divida en párrafos no más de 4 líneas con sus respectivas pausas. Por otro lado, si puedes hacer reír, ¡hazlo! Lejos de parecer poco profesional, habla muy bien de ti. 

• Identifica siempre en tus cartas a tu empresa o marca talento. Es muy importante que las personas que trabajarán para ti, sepan con quién están tratando. Por ende, no olvides brindar información como ubicación, RR.SS.,  tus logros, y cualquier dato que sirva de identificación. 

• Si te preguntas si todo negocio o proyecto requiere de una carta de presentación, la respuesta es sí. Tener todo un brief especializado, además de una bienvenida calurosa, siempre es bien agradecido. Te hace ver profesional, con atención al detalle y con ganas de que tu talento realmente destaque. 

Muchos suelen cometer el error de darle toda la importancia a los clientes cuando hablamos de empresas y negocios. Y, de cierto modo, los clientes son quienes pagan por tus productos o servicios, pero quienes hacen posible que tu productividad se eleve al máximo, son tus empleados. 

Es decir, los que verdaderamente hacen posible tu éxito, es tu equipo de trabajo. Por lo que tu mayor atención e inversión debe ser hacia ellos, y una vez lo hagas, lo demás vendrá por sí solo gracias a un desempeño de calidad. 

¿Ya tienes mucho más claro el concepto y la importancia de una carta de bienvenida? Coméntanos si comenzarás a aplicarlo en tu proyecto, y en caso de que ya lo hayas hecho, cuáles han sido tus resultados.