Comunicación horizontal: Agiliza la comunicación con tu equipo

Tienes que reconocerlo: sin una buena comunicación es imposible tener un equipo de alto rendimiento. 

Y no solo hablamos de la comunicación que existe entre superiores y subordinados, sino también entre trabajadores de un mismo rango; la cual es vital para que los trabajadores colaboren entre sí y sean más productivos. 

La comunicación horizontal es precisamente eso: el fortalecimiento de la comunicación entre empleados de un mismo nivel. 

¿Te gustaría saber qué es la comunicación horizontal y qué beneficios tiene para tu organización? 

Entonces, quédate hasta el final de este post y hablemos sobre la comunicación horizontal.  

¿Qué es la comunicación horizontal?

La comunicación horizontal se refiere a la interacción que existe entre profesionales de un mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. 

El propósito principal de la comunicación horizontal es alinear a todos los involucrados respecto a las estrategias, objetivos, directrices y procedimientos de un proyecto con el fin de mejorar el desempeño y el rendimiento de los equipos de trabajo. 

La comunicación horizontal puede estar presente en diferentes niveles de la organización: desde los empleados de menor rango hasta los cargos directivos. Lo importante es que no exista una relación de autoridad y subordinación entre los profesionales, de lo contrario sería una comunicación vertical. 

Diferencias entre comunicación horizontal y comunicación vertical

La comunicación horizontal y vertical tienen dos diferencias esenciales: 

• La relación que existe entre los profesionales.

• Sus objetivos

Hagamos una comparación para que lo veas con más claridad: 

Relación de igualdad vs. relación de autoridad

En la comunicación horizontal todos los profesionales pertenecen al mismo nivel jerárquico: no existe ni autoridad ni subordinación. Los profesionales pueden pertenecer a un departamento diferente siempre y cuando tengan un mismo nivel. 

En el caso de la comunicación vertical, sí existe una relación jerárquica: una o varias de las partes tienen un puesto de autoridad y superioridad organizativa; y los demás, cumplen un rol de subordinación corporativa. 

Proveer las directrices vs. coordinar el trabajo

Esto hace que la comunicación vertical y horizontal sean diferentes entre sí en sus objetivos. La misión primordial de la comunicación vertical es transmitir las directrices y toda la información que los empleados necesitan para desempeñar sus tareas y alcanzar los objetivos. 

En otras palabras, la comunicación vertical aporta datos relevantes para el cumplimiento de las tareas, da directrices y solicita informes acerca de los avances del proyecto. Tiene un carácter unidireccional. 

Pero en el caso de la comunicación horizontal el objetivo es coordinar el trabajo entre trabajadores para ofrecer soluciones que permitan cumplir las tareas y alcanzar los objetivos en menos tiempo. Y su principal beneficio es que mejora las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo. 

En este caso, sí hay una comunicación bidireccional: existe un diálogo entre partes iguales para promover la creatividad, ampliar la perspectiva, involucrar a todos los participantes y fortalecer la confianza entre los involucrados. 

Usos y objetivos principales de la comunicación horizontal

La comunicación horizontal persigue cuatro objetivos principales: 

1. Fomenta el trabajo en equipo

La comunicación lateral enriquece el trabajo en equipo puesto que promueve una filosofía de trabajo colaborativo entre tus trabajadores. Lo cual se traduce en una mejor interacción:

• Mejores relaciones interpersonales. 

• Intercambio de ideas.

• Una mejor sinergia entre los trabajadores. 

• Coordinación de tareas. 

• Una mayor adaptabilidad al cambio. 

• Más productividad para los equipos de trabajo. 

• Mayor capacidad de aprendizaje. 

2. Optimiza la toma de decisiones

El intercambio de ideas provee una perspectiva más completa acerca del proyecto, los objetivos y los problemas a resolver. Lo que a su vez aumenta la retroalimentación, la creatividad y las contribuciones individuales entre los colaboradores. 

Tener una perspectiva más completa permite tomar decisiones más acertadas, además de que potencia la confianza y el desarrollo profesional de tus  trabajadores. 

¡Tus empleados serán capaces de tomar mejores decisiones en menos tiempo! 

3. Agiliza la resolución de conflictos

Mejorar la comunicación entre los empleados impacta directamente en su capacidad para abordar los conflictos que se presentan en el entorno laboral. 

Al tener un ambiente colaborativo, tus empleados serán capaces de resolver los problemas por ellos mismos como equipo de trabajo, sin necesidad de acudir a ti o a otro superior. 

En otras palabras, aumenta la confianza y la disposición entre los trabajadores para colaborar entre sí y resolver los problemas entre ellos mismos. 

4. Evita la duplicidad de trabajo

Los problemas de comunicación son uno de los principales causantes de los malentendidos entre los equipos de trabajo. Por los que las confusiones y la duplicidad de trabajo siempre están a la orden del día. 

¡Los empleados trabajan más y rinden menos cuando no existe comunicación horizontal! 

• «¿Esa no era tarea del equipo de Marketing?»

• «¿Eso no fue lo que pidió el departamento de ventas?»

• «¿Cómo es que hasta ahora el departamento de finanzas nos ha dicho que no hay presupuesto para este proyecto?» 

• «No pudimos terminar la tarea en conjunto porque no hubo manera de coordinar ambos equipos». 

La comunicación horizontal evita este tipo de confusiones y aumenta el rendimiento de los equipos de trabajo.

Beneficios y retos de la comunicación horizontal

Tienes que saber que fortalecer la comunicación horizontal tiene muchos beneficios para tu organización, pero también varios retos para los cuales te tienes que preparar. Veamos cada con más detalle para que lo tengas más claro: 

Beneficios:

• Promueve la confianza profesional: al fortalecer la comunicación, los profesionales del mismo rango sienten mayor confianza para trabajar en conjunto y resolver los problemas por sí mismos. Y como resultado los equipos de trabajo aumentan su rendimiento. 

• Mejora el clima laboral de la empresa: también se fortalecen las relaciones personales, la comunicación asertiva y el respeto entre los colaboradores. Lo que hace que el ambiente laboral sea más agradable y positivo. 

• Fortalece la cordialidad y respeto: muchos empleados estrechan lazos entre sí, y su trato se vuelve más cordial unos con otros. 

• Mejora la comunicación entre departamentos: la comunicación horizontal también optimiza la comunicación que existe entre diferentes departamentos, y por tanto, aumenta la productividad de ambos. 

• Disminuye la burocracia: la mano de los managers y superiores no necesitan estar en todos lados. Los empleados tienen más autonomía para desempeñar sus tareas y resolver conflictos. 

Retos

• Exceso de información: en la comunicación horizontal se filtra menos la información que se provee a los colaboradores, lo que da lugar a la confusión y a la improductividad. Por eso, hay que implementar medidas para que los colaboradores comuniquen la información de manera más concreta, clara y directa. 

• Mala gestión del tiempo: al haber más información, este tipo de reuniones suele tomar más tiempo. Además, si no hay una planificación y disciplina para seguir los puntos, es muy fácil que los colaboradores se desvíen del centro de la reunión a temas  menos importantes o que ni siquiera vienen al caso. 

• Problemas de comunicación: si los empleados no son capaces de comunicarse adecuadamente: hablando con asertividad y escuchando con atención, es muy probable que haya un problema de comprensión de alguna o de ambas partes, y que por tanto, la comunicación no sea exitosa. 

• Rivalidad entre departamentos y profesionales del mismo nivel: la rivalidad es un problema real en las organizaciones que puede presentarse en diferentes niveles de la organización: impide que los profesionales colaboren entre sí. Y por tanto, la comunicación se vuelve ineficiente.   

• Menosprecio a la comunicación vertical: la comunicación horizontal no debe romper la comunicación vertical. Los empleados pueden sentirse con tanta libertad para intercambiar información entre ellos que se olvidan de informar e involucrar de alguna manera a sus superiores. Lo que también es un verdadero problema. 

Consejos para practicar la comunicación horizontal de una manera efectiva

Los puestos directivos son los encargados de que haya una buena comunicación horizontal. Incluso si eres manager puedes promover los principios que te guiarán hacia el éxito de la comunicación horizontal. 

Estos son algunos consejos de lo que puedes hacer: 

1. Ofrece contexto

El contexto siempre es necesario para la comunicación horizontal. Siempre se debe explicar cuál es la razón del contacto, qué se está planteando y qué queremos alcanzar. Enseña a tus equipos de trabajo ofrecer contexto cada vez que se establezca un contacto. 

Por ejemplo, enviar un correo a otro compañero con una serie de instrucciones sin dar ningún contexto es inútil y crea confusión en los demás. En cambio, si explicas la razón del correo y lo que se busca alcanzar, aumenta la comprensión de la otra parte y el desempeño de sus tareas. 

2. Sé lo más claro y concreto posible

La claridad y la precisión son otros factores primordiales en la comunicación lateral. No te vayas por las ramas, ve directo al grano. La técnica de las 6W es una herramienta bastante efectiva para agilizar la comunicación y que puedes usar para preparar a los colaboradores:  

• Qué (What): ¿Qué queremos explicar? 

• Quién (Whom): ¿quiénes son los involucrados? 

• Cuándo (When): ¿Cuándo lo necesitamos? ¿Cuál es la fecha tope? 

• Dónde (Where): ¿Dónde se llevará a cabo?

• Cómo (How): ¿Cuáles serán los medios o herramientas?

• Por qué (Why): ¿Cuál es el motivo y los objetivos? 

3. Mantén una comunicación asertiva

Además de claridad y precisión, la comunicación asertiva también es objetiva y evita llevar la comunicación a un nivel personal, lo que es clave para evitar conflictos con otros compañeros de trabajo. 

Es necesario ser respetuoso y mantener una actitud sobria. Vamos, la idea es mejorar el equipo de trabajo, no crear una pelea de perros. 

4. Escucha activamente

La comunicación efectiva también conlleva empatía y la capacidad para escuchar a los demás compañeros. Es necesario ponerse en el lugar de la otra persona para entender sus dudas y sus objeciones. 

Además, el diálogo siempre promueve la confianza entre los empleados. Recuerda: La comunicación unidireccional es para superiores, no para empleados de un mismo rango. Así que todos deben escucharse con la misma atención y respeto. 

5. Establece objetivos comunes

La comunicación horizontal busca el trabajo colaborativo que solo es posible cuando existen metas y objetivos en común. El enfoque de todos los encuentros es solucionar problemas en común; buscar ideas más creativas o soluciones más efectivas. 

Además, así evitarás la improductividad en la que pueden caer los empleados al tener este tipo de contacto. 

6. Haz que la interacción sea constante

Los equipos de trabajo de alto rendimiento se comunican entre sí de manera regular para intercambiar información relevante acerca del proyecto. 

Tus empleados tienen que aprender que todo contacto que agilice el desempeño y el cumplimiento de tareas es necesario: así sea para preguntar si ha llegado un correo electrónico o algún documento.  

7. Utiliza herramientas efectivas para agilizar la comunicación horizontal

Por todas las razones anteriores, es necesario crear canales de comunicación síncronos y asíncronos que agilicen y optimicen la comunicación entre colaboradores. 

Muchos de los problemas de comunicación ocurren porque las empresas utilizan el correo electrónico como un medio de comunicación directo y esperan una respuesta inmediata. Pero el correo electrónico es un canal asíncrono que normalmente no genera una respuesta inmediata. 

Si queremos una respuesta urgente, necesitamos establecer canales directos de comunicación: Slack, Telegram e incluso, Whatsapp.

Imagina que citas a otro compañero a una reunión de trabajo para mañana a través de correo electrónico para tocar un asunto de urgencia para ambos. Pero por una razón u otra nunca le llegó la notificación. 

¿Lograr ver la frustración, los malentendidos y la improductividad que puede causar un mal uso de canales de comunicación? 

Algunas aplicaciones que puedes utilizar son: Slack, Meet, Zoom, Whatsapp Business, Trello, Asana o Clickup para mejorar la comunicación entre tus empleados. 

La clave está en el equilibrio entre ambos tipos de comunicación

La comunicación horizontal complementa la comunicación vertical, y ambas son necesarias para el éxito de una organización. El exceso de comunicación vertical termina en burocracia; pero el exceso de comunicación horizontal termina en confusión y poca productividad. 

Recuerda que el éxito de la comunicación horizontal no depende de los empleados, sino de los directivos y managers de los equipos de trabajo. Si tienes un puesto de liderazgo, te corresponde a ti enseñar las buenas prácticas que llevan al éxito de la comunicación horizontal. 

Sigue los consejos que te hemos dado en este post y verás excelentes resultados. 

Y antes de irte, no olvides compartir este post.