El uso de una firma electrónica es el complemento exacto, justo y necesario para el mundo digital en el que vivimos… El mercado actual nos demuestra que el éxito comercial de un producto o servicio, depende de la inmediatez de su gratificación. 

Es por eso que las empresas grandes han comprendido los principales beneficios de recurrir al uso de una firma electrónica, la cual además de agilizar los procedimientos y transacciones comerciales, impulsa la aprobación y firma de contratos.  

Es justo aquí donde entra DocuSign a hacer realidad la transformación digital de las corporaciones y a agilizar todos los procesos que garanticen el éxito inmediato. 

DocuSign llegó, se instaló y se quedó como la herramienta de firma electrónica que funciona en el mercado empresarial, comercial y digital en los diversos segmentos de la cotidianidad.

Desde el login que utilizas para entrar a las distintas aplicaciones en tu móvil u ordenador, hasta la firma de documentos un tanto más formales o legales, es una manera electrónica de hacer tu rúbrica personal. 

Quédate un buen rato con nosotros para que veas cómo las diversas compañías están aprovechando las ventajas que ofrece esta herramienta en todos sus departamentos y que a continuación, te mostraremos.

¿Qué es DocuSign?

DocuSign es la oportunidad de firmar electrónicamente documentos que requieren ser enviados desde cualquier dispositivo móvil, tableta u ordenador que cuente con conexión a internet…Es fácil, seguro y confiable.

Gracias a la adaptabilidad de su plataforma, DocuSign es utilizada por un gran número de compañías de diferentes sectores y la confiabilidad que les brinda el hecho de que cumple con los parámetros de la ISO 27001 es su mejor carta de presentación. 

DocuSign garantiza la seguridad de los documentos a firmar ya que cumple con el protocolo de protección de datos legal y reconocido por toda la Unión Europea desde el año 2003.

¿Cómo nace DocuSign?

DocuSign Inc, es una empresa que nace en el año 2003 por Tom Gonser, Maggie Wilderotter, Court Lorenzini y el CEO Daniel Springer, cuya sede principal se encuentra en los Estados Unidos de América, específicamente en la ciudad de San Francisco.

Podemos decir que DocuSign es el sueño de Tom Gonser ya que mientras trabajaba como CEO de NetUpdate (empresa que él mismo fundó), adquirió varias compañías donde se incluían varias relacionadas con firmas electrónicas, entre ellas Docu Touch. 

Court Lorenzini tenía el apoyo interno de Gonser y lo aprovechó muy bien para negociar ciertos activos de DocuTouch, la cual contaba con patentes sobre colaboración y firmas digitales apoyadas en la web. 

Al adquirir los activos de DocuTouch, Lorenzini inicia operaciones con DocuSign y posteriormente Gonser abandona la Junta de NetUpdate y se dedica completamente a atender su nueva compañía, DocuSign Inc.

Comercialmente despega en 2005 cuando el antiguo ZipForm (actualmente ZipLogix) incluyó en sus formularios virtuales a DocuSign para la realización de transacciones inmobiliarias. Luego los abogados autorizados y jueces reales reconocen la admisión de contratos firmados por DocuSign, formalizando la imposibilidad de cambiarlos. 

Para el año 2010 DocuSign ofrece soporte para los clientes y usuarios de iPhone y iPad, así como también la posibilidad de autenticar a través del móvil la «Gestión de transacciones de firma electrónica».

Para finales de ese mismo año DocuSign manejaba más del 70% de las firmas electrónicas basadas en SaaS, con más de 80 millones de firmas gestionadas.

Para el año 2011 DocuSign abre una oficina en la ciudad de Londres y otra en la ciudad de San Francisco, quedando la segunda como sede principal de la empresa.

Al año siguiente DocuSign, bajo un acuerdo con PayPal permite la captura de firmas y pagos a través de una sola transacción con DocuSign Payment. Otras corporaciones tales como Salesforce y Google Drive, ya habían precedido a PayPal. 

¿Cómo funciona DocuSign?

El uso de las firmas electrónicas se ha extendido a lo largo y ancho del mundo y DocuSign lleva la batuta en cuanto a esa tecnología. En la actualidad existen un sin fin de formas de autenticar documentos digitales o virtuales lo que se ha transformado en una manera de firmar electrónicamente. 

Ejemplos de estas autenticaciones son los certificados digitales, la utilización de logins y contraseñas, el registro biométrico y los tokens, estos han venido a reemplazar las firmas autógrafas. 

El uso de las firmas electrónicas ayuda también con la validación de otros datos como números telefónicos, códigos postales, fechas, emails y textos.  

Otro aspecto que resalta la funcionalidad de DocuSign es el hecho de que a través del uso de emails automáticos los usuarios pueden recibir notificaciones de procesos pendientes por ejecutar, si la firma es requerida antes de una fecha determinada. Es de fácil utilización, incluso para aquellos usuarios que tengan algún tipo de impedimento físico o discapacidad.

A continuación te explicaremos cómo funciona DocuSign y aunque el proceso puede variar según las opciones que envía el remitente a través de un correo electrónico, lo más seguro es que siga los siguientes pasos:

1. Haz clic en revisar documentos.

2. Luego de leer la declaración de divulgación, aprueba el uso de la firma electrónica haciendo clic en el botón de aceptar.

3. Complementa los datos que te soliciten en los campos obligatorios, tales como iniciales, fecha o dirección. 

4. Dibuja tu propia firma y escoge el estilo que quieres utilizar. 

5. Haz clic para introducir la firma adoptada en los documentos que la requieran. 

6. Finalmente tu documento firmado de manera electrónica se envía al remitente a través de un email. 

Por último puedes descargar una copia del documento con tu firma, además también tienes la opción de crear una cuenta en DocuSign en la cual podrás guardar documentos y acceder a ellos en cualquier momento que lo desees. 

Ventajas de utilizar DocuSign

El uso de una firma electrónica puede ser ventajoso en el momento que quieras agilizar los procesos de facturación automática, certificados digitales, acuerdos de ventas, contrataciones y otros relacionados. 

A continuación te daremos una lista con algunas ventajas de usar DocuSign: 

• Aumenta la productividad de los colaboradores y por ende la satisfacción del cliente.

• Incentiva la eficiencia y la eficacia en el equipo de ventas.

• Optimiza el rendimiento del tiempo.

• Mejora el retorno sobre la inversión (ROI).

• Minimiza los riesgos de falsificación.

• Mantiene la seguridad de la información.

Algunas dudas que pueden surgir por el uso de DocuSign

1. Es necesario tener una cuenta de DocuSign para firmar algún documento

La respuesta es NO, si alguien te solicita firmar de forma electrónica a través de DocuSign o eSignature, puedes hacerlo simplemente con seguir los pasos que se te indiquen.

2. Se puede subir una firma manuscrita

La respuesta es SÍ, incluso puedes usar tus iniciales al firmar algún documento electrónico. Además tienes la posibilidad de crear una firma en DocuSign mediante la utilización de un lápiz óptico o de tu propio dedo si la pantalla del dispositivo es táctil. 

3. ¿Cómo se envía un documento que requiera una firma electrónica?

En este caso SÍ es necesaria la creación de una cuenta de DocuSign, luego debes seguir una serie de pasos, en los cuales se encuentran los siguientes: 

• Comienza por subir el documento que requiera la firma bien sea en un archivo de Word o en PDF.

• Agrega el nombre y dirección de correo electrónico del o los firmantes.

• Arrastra y suelta las etiquetas hacia las áreas del documento donde se necesite la información (iniciales, firma, número telefónico, u otra).

• Haz clic en «Enviar» a través de DocuSign al destinatario. 

• DocuSign te notificará cuando el documento haya sido completado por la persona a la cual le solicitaste la firma electrónica. 

4. DocuSign acepta archivos de diferentes tipos

Es una de las dudas más comunes y la respuesta a ella es que DocuSign SÍ admite los formatos más comunes como PDF, Microsoft Office y Google Drive. 

Desde tu cuenta de DocuSign eSignatgure puedes agregar tu firma a un archivo PDF y si necesitas la firma de alguien más, lo añades a tu cuenta y creas un nuevo sobre. 

5. DocuSign puede funcionar con otras aplicaciones

Ciertamente puede conectarse con los sistemas y herramientas más utilizadas en las plataformas de CRM y productividad empresarial. 

6. Están disponibles las aplicaciones para firma electrónica

Efectivamente, en la store de Apple, Google Play y Windows están disponibles las aplicaciones de DocuSign y eSignature. 

7. Se pueden enviar documentos DocuSign desde un dispositivo móvil

Si cuentas con la aplicación en tu dispositivo solo debes iniciar sesión en tu cuenta y crear el documento, enviarlo y ver el status del mismo. 

Productos y servicios de DocuSign

Los servicios de la aplicación de firma electrónica DocuSign se ofrecen de forma gratuita para los dispositivos móviles. 

Los documentos y las firmas se cargan y se crea un cifrado con un hash único, el cual no debe coincidir con la información que ha sido almacenada en la aplicación.

En caso de que algún documento o firma haya sido modificado, manipulado o vulnerado, DocuSign Professional se comunica vía email con el usuario, enviándole un documento firmado electrónicamente donde se le solicita la revisión de este después de cargarlo. 

Las partes revisan el documento, completan el negocio de manera electrónica y firman dicho documento; bien sea a partir de una copia guardada de la firma o bien generarse automáticamente mediante un software. 

El software que se utiliza para la creación de la firma puede ser de los utilizados en Diseño Gráfico. El usuario además puede crear su firma electrónica a partir de una imagen de firma que tengan archivada, se captura la imagen y se selecciona con base en el nombre legal del usuario. 

Docusign y su uso en el marketing

Una de las ventajas del uso de DocuSign en los procesos de marketing es la eliminación del papeleo, lo que facilita los acuerdos de contratos, patrocinios, aprobación de creatividad, entre muchos otros más. Además de que DocuSign simplifica los procesos, es una manera ecológica de hacer negocios.

Otros aspectos que se pueden optimizar con el uso de DocuSign incluyen el lanzamiento de programas de marketing, gestión de eventos, celeridad en la revisión de contratos, entre otras cosas. 

Cabe resaltar que la optimización de los procesos de comercialización traen como resultado un marketing más agradable, rápido, sencillo, rentable y sobre todo amigable con el medio ambiente por lo ecológico.

Si te desenvuelves en el mundo empresarial sabes lo engorroso que resulta cerrar un contrato o negociación, especialmente si debes esperar por la firma autógrafa del cliente, para completar la transacción.

Aunado al tiempo que debes esperar por dicha firma, está el hecho de los costes que se generan por el material de oficina… entonces no es conveniente ser enemigo de la tecnología. 

Es cuando el uso de la firma electrónica representa el avance hacia la era digital, pero un avance a pasos de gigantes, ya que cada paso te evita los eventos desafortunados tales como el extravío de un documento, o que se accidente el cliente en la vía o que simplemente a tu mensajero no le dio chance a llegar con la documentación a firmar.

El avance tecnológico informático y digitalizado se convirtió en el soporte ideal para que las corporaciones preparen, gestionen, firmen y ejecuten los contratos de manera más rápida y efectiva sin tener que usar una firma autógrafa tradicional.

Lo que implica que la rúbrica en un papel ya entra en desuso en el contexto empresarial, dando paso a los documentos digitalizados que admiten una firma desde cualquier dispositivo con conexión a internet. 

Así que si eres un empresario y el éxito te está rondando, evita caer en prácticas obsoletas, sé amigo del medio ambiente y quédate de la mano de la tecnología, apoyándote en DocuSign para cerrar tus negocios…

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