¡La primera impresión es la que cuenta!… hemos escuchado esa frase muchísimas veces en los diferentes ámbitos del día a día. La pregunta obligada es: ¿Aplica esa frase también para mi empresa o negocio? La respuesta es: sí, sí aplica. 

De hecho, la buena presentación de una organización es fundamental en el momento de captar nuevos clientes y por eso existe la figura del dossier con el que  puedes mostrar tus servicios o productos de manera clara, precisa y concisa.

Con el dossier también puedes dar información acerca de la trayectoria de tu corporación, lo que sería de mucha ayuda para ganarte la confianza de los clientes y prospectos. 

A través del dossier las diferentes empresas muestran una visión general de sus servicios o productos; si el diseño y el contenido son atractivos y de calidad, ten la seguridad de que tu dossier sí causará una buena primera impresión. 

La intención del dossier es atrapar la atención del cliente y es por eso que su estilo tiene que ser profesional pero no muy convencional, la información tiene que ser clara sin estar recargada y contar con el apoyo de imágenes o gráficos que faciliten al público la interpretación de la misma. 

Aun cuando la información detalle la presentación de la empresa, los datos que se incluyen en el dossier tienen que ser los más relevantes de la compañía. 

Recuerda que es la carta de presentación de tu negocio para darlo a conocer entre los clientes, por eso la información tiene que ser resumida para invitar así al prospecto a buscar saber más sobre tus servicios. 

Si eres emprendedor y aún no has preparado el dossier de tu empresa, has llegado al lugar correcto. A continuación te diremos cómo hacerlo sin perderte en el camino…

¿Qué es un dossier?

El dossier de tu negocio o servicio es la carta de presentación de la imagen corporativa de tu empresa. Es la cara de tu compañía ante el público en donde puedes explicar el trabajo que realizas o el servicio que ofreces. 

El dossier consiste en describir de una manera minuciosa todos los detalles de tu organización de modo que tus clientes, prospectos, proveedores y los propios accionistas conozcan a primera vista la información relacionada con tu empresa. 

Importancia del dossier para tu empresa o negocio

Cuando de buscar clientes se trata lo principal es contar con una buena carta de introducción de tu empresa o servicios y nada mejor para eso que un dossier bien diseñado donde se redacte de forma correcta las intenciones de tu corporación, así como también la calidad de lo que tu compañía ofrece. 

Algo que no puedes ignorar para la realización del dossier de tu empresa, es la correcta redacción ya que si el dossier presenta fallas, la presentación de tu organización no será la más acertada. Tienes que establecer claramente lo que buscas como compañía, lo que ofreces como empresario y a quién quieres llegar con tus servicios.

Contenido del dossier de la empresa

A continuación te diremos qué elementos necesitas incluir en la elaboración del dossier de tu empresa: 

1. Índice de contenidos

Con este podrás organizar de mejor manera la información de tu dossier, lo que facilita la lectura al público objetivo ya que localizará de una manera más rápida las secciones que le interesen. 

El índice dependerá de cuán extenso sea el documento.

2. Presentación de la empresa

Tiene que  ser una explicación breve pero concisa donde incluyas los orígenes de esta (reseña histórica), la actividad de tu empresa (a qué se dedica), su misión, su visión y sus valores. Este punto es muy importante ya que puedes atrapar la atención del cliente para que continúe leyendo el dossier de tu corporación.

En esta sección puedes señalar dónde encontrar tus productos o servicios. Además es recomendable incluir también una micro biografía de los directivos y un organigrama de la compañía. El estimado de esta parte es de 2 a 3 páginas del documento. De más está decirte que no incluyas información falsa.

3. Presentación más extensa

Aquí tienes que  destacar los beneficios de tu empresa con toda la información de los productos y servicios que ofreces, describiendo de forma corta todo lo ofertado y de una manera más amplia los productos más representativos. Incluye en esta sección cómo es su elaboración y de dónde viene la necesidad de fabricarlos.

Además puedes agregar datos estadísticos sobre la evolución de las ventas y de cómo ha aumentado la cantidad de clientes. Si lo que ofreces son servicios, lo ideal es explicarlos a través de esquemas, utilizando contenido resumido y adaptado al público objetivo. 

Aunque es importante que la presentación de la empresa sea de forma objetiva, lo ideal es destacar solo lo más importante de la organización para que la lectura sea rápida y agradable. Se recomienda que el documento total no exceda las 20 páginas. 

4. Valores de la empresa

Este apartado es para lucirte… en él puedes vender tu empresa de manera perfecta explicándole al cliente qué te hace diferente de la competencia y por qué tiene que  ser tu compañía y no otra la que ellos prefieran.

La explicación tiene que  ser reflexiva sobre lo qué son y lo que hacen como corporación para ser diferentes a las otras empresas del sector que te dedicas. Es importante destacar tres o cuatro atributos del producto o servicio ( exclusividad, soporte técnico, ubicación entre otras cosas),  que demuestran por qué son la mejor alternativa. 

5. Trabajos realizados

En este punto puedes presentar algunas experiencias o trabajos realizados que demuestren la veracidad de lo que describes en tu dossier de presentación. 

Puedes incluir imágenes, datos de proyectos o de clientes que sirvan como soporte a tu dossier.

6. Datos de contacto

Este es un elemento importantísimo ya que sin este tu empresa no podrá ser localizada por los prospectos. Y como no puedes obviar el mundo digital dentro de toda organización, es válido recordar que tu dossier puede subirse al sitio web corporativo. 

Por lo tanto, evita trabajar con imágenes pesadas que ralentizan el envío del documento por email a los posibles clientes. 

El acceso al dossier en la red tiene que  ser sencillo y desde cualquier plataforma, por eso ubícalo en un lugar destacado de tu página web para que su descarga no sea complicada. 

El dossier tiene que  tener la dirección física de la empresa, los números telefónicos, dirección de correo corporativo y cualquier elemento que sirva para su ubicación. 

Además tiene que  cerrar con los datos de la persona que quieres tener como contacto principal, comenzando por el nombre, el cargo en la empresa, dirección de correo electrónico y un número de teléfono móvil o fijo.

Lo más apropiado es que la persona que elijas como contacto sea del departamento de marketing o ventas. 

¿Cómo hacer un dossier corporativo?

Ya sabes cuáles son los elementos que tiene que s incluir en el dossier de tu empresa, ahora te diremos cómo podrás redactar uno que sea atractivo a los posibles clientes y que muestre la mejor cara de tu compañía o negocio. Comenzamos por: 

1. Extensión

Como lo que quieres es que el cliente lea la información de tu empresa o servicio, lo ideal es que el dossier no sea muy extenso. Lo recomendado es que conste entre 15 y 20 páginas como máximo.

2. Resumen

Por supuesto que el objetivo del dossier es presentar la empresa, pero no toda la información puede asentarse en 10 páginas, por lo tanto es fundamental destacar sólo lo más relevante de esta. Para saber qué es lo más relevante, ponte en los zapatos del cliente y pregúntate qué te gustaría saber de la compañía que quieres contratar. 

3. Contenido

Lo esencial es tener bien definido el mensaje que se quiere transmitir y buscar las mejores maneras para hacerlo. Que la expresión del mensaje sea clara, con frases sencillas y con un lenguaje comprensible. Evita los tecnicismos ya que pueden hacer que los clientes pierdan el interés por la lectura del dossier. 

4. Diseño

Como ya lo hemos expresado en otros post, el amor entra por los ojos… así que el diseño del dossier tiene que  estar hecho con profesionalismo y pasión. Que sea atractivo y destaque lo más emblemático de tu empresa o actividad. tiene que  estar apoyado en imágenes y fotografías que resalten los valores de tu empresa y su identidad corporativa. 

Dossier de una empresa online

Si buscas impactar con el dossier de tu empresa online, no puedes descartar los elementos que detallaremos a continuación: 

1. Contenido visual

Es la parte más resaltante del dossier en línea, incluyendo la portada del mismo que es la atracción principal del efecto óptico. Ese primer impacto invitará al usuario a abrir el dossier y seguir leyendo, es por eso que la elección del profesional del diseño será la clave para el éxito de la carta de presentación de tu empresa digital.

2. Contenido textual

Nuestra recomendación es que solicites el servicio de un profesional del copy y si es de marketing, mejor aún. 

Tiene que ser un redactor con amplio conocimiento del sector empresarial en el que te ubicas y el enfoque de su literatura tiene que  estar casado con los valores de tu empresa; es decir, tiene que  parecerse a tu marca para lograr enganchar la atención del cliente por el dossier de tu empresa. 

3. Imágenes

Como lo que buscas es que tu empresa destaque dentro del mundo digital, la selección de las imágenes es la clave para marcar la diferencia de tu dossier. 

En este aspecto te aconsejamos que te vayas por lo seguro utilizando fotografías originales e inéditas. La Inteligencia Artificial puede ser de mucha ayuda para la creación de imágenes novedosas y frescas. 

4. Esquemas

Pueden ser un excelente soporte visual para tu dossier digital, inclusive las tablas, infografías, barras o cualquier gráfico que muestre los datos o los resultados de tu empresa. 

5. Íconos y símbolos

Son muy prácticos en el momento de explicar una idea en un espacio reducido. Dicen mucho y ayudan a transmitir un mensaje efectivo. 

6. Sensibilidad

La elaboración de un dossier online tiene que  generar en el cliente el efecto de sensibilidad y humanización. Hacer que el usuario sienta que hay una persona detrás del trabajo que está apreciando y que no es producto de un robot.  

En resumen… El dossier es la carta de presentación de tu empresa o negocio, por lo tanto no tiene que  ser aburrido, ni extendido. Recuerda no superar el total de 20 páginas recomendado.

Otro punto a destacar en esta parte final es que el contenido del dossier tiene que  ser preciso, sin incluir información falsa. 

Por último, no podemos cerrar el post de hoy,  sin dejarte una recomendación final: El dossier tiene que  estar siempre actualizado, lo que significa que si algo cambia en tu empresa tienes que ajustar el dossier a dicho cambio.

¡Hasta pronto!