En el mundo empresarial actual, la agilidad y la eficiencia son esenciales de cara al éxito y para muchas organizaciones, una estrategia clave para lograr estas metas es el outsourcing, una práctica que ha revolucionado la forma en que las empresas operan y compiten en mercados globales. 

El outsourcing, o subcontratación, implica la delegación de funciones y procesos específicos a proveedores externos especializados, para permitir que las empresas se concentren en sus competencias centrales y estratégicas.

Esta estrategia ha demostrado ser una herramienta poderosa para reducir costos, acceder a experiencia especializada, mejorar la calidad, eficiencia y mantenerse ágil en un entorno empresarial en constante evolución. 

Es por ello que hoy hablaremos a fondo del mundo del outsourcing para entender sus beneficios, desafíos y mejores prácticas, para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas y aprovechar al máximo esta valiosa herramienta en su búsqueda del éxito empresarial.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing, también conocido como tercerización o externalización en español, es un modelo de negocio en el cual una empresa contrata a otra entidad, ya sea una empresa o un proveedor de servicios independiente, para llevar a cabo ciertas funciones, tareas o procesos que antes eran realizados en sus propias instalaciones.

Estas funciones o procesos pueden incluir áreas como la gestión de recursos humanos, contabilidad, tecnología de la información, atención al cliente, fabricación, desarrollos de programas, proyectos y/o videojuegos, entre otros.

El objetivo principal del outsourcing es permitir que una empresa se enfoque en sus actividades centrales y estratégicas, mientras delega actividades secundarias o especializadas a expertos externos.

¿Para qué sirve el outsourcing y qué ventajas da?

Esta metodología de trabajo sirve para varios propósitos y puede beneficiar a las empresas de diversas maneras, pero esto se debe a que al externalizar ciertas funciones una empresa puede:

1. Reducir de costos

Una de las razones más comunes para utilizar el outsourcing es reducir los costos operativos. Al externalizar ciertas funciones o procesos, las empresas pueden ahorrar dinero en salarios, beneficios, infraestructura y equipos. 

Los proveedores de servicios externalizados suelen ser más eficientes en la prestación de esos servicios, lo que puede traducirse en ahorros significativos, por lo que las empresas ahorran en:

• Ahorro de recursos humanos: permite a las empresas evitar los costos asociados con la contratación y el mantenimiento de personal adicional. Esto incluye salarios, beneficios, costos de formación y otros gastos relacionados con empleados.

• Reducción de costos de infraestructura: externalizar ciertas funciones elimina la necesidad de invertir en infraestructura costosa, como oficinas adicionales, equipos informáticos y software especializado.

• Aprovechamiento de economías de escala: los proveedores de servicios externalizados suelen brindar servicios a múltiples clientes, lo que les permite beneficiarse de economías de escala y, a su vez, ofrecer tarifas más competitivas a las empresas contratantes.

• Optimización de costos operativos: al externalizar, las empresas pueden disminuir los gastos generales, como costos de mantenimiento de instalaciones y gastos relacionados con empleados, al tiempo que mantienen la calidad en los servicios.

2. Acceder a experiencia y especialización

Muchas empresas optan por el outsourcing para acceder a la experiencia y el conocimiento especializado que no tienen dentro de la empresa y que de otro modo, deberían contratar. 

Los proveedores de servicios externalizados suelen ser expertos en sus áreas, lo que permite a las empresas aprovechar su experiencia sin tener que invertir tiempo y recursos en desarrollar habilidades porque disfrutan de:

• Expertise y conocimiento específico: los proveedores de servicios externalizados son expertos en sus campos, lo que significa que pueden ofrecer un nivel de conocimiento y experiencia que puede ser difícil de desarrollar internamente.

• Innovación continua: al colaborar con proveedores expertos, las empresas pueden mantenerse al día con las últimas tendencias y tecnologías en sus áreas de interés, lo que puede impulsar la innovación y la ventaja competitiva.

• Foco en el core business: externalizar tareas especializadas permite que la empresa se concentre en sus competencias centrales, delegando las funciones que requieren una experiencia específica a quienes la poseen.

3. Flexibilidad y escalabilidad

El outsourcing ofrece flexibilidad a las empresas para adaptarse a cambios en la demanda o en las necesidades del negocio. Pueden aumentar o reducir fácilmente los servicios contratados según sea necesario, lo que facilita la escalabilidad y la gestión de picos de trabajo.

• Adecuación a la demanda fluctuante: las empresas pueden ajustar a la cantidad de servicios contratados en función de las fluctuaciones de la demanda, lo que es especialmente útil en industrias con estacionalidad o demanda variable.

• Rápida adaptación a cambios del mercado: la capacidad de aumentar o reducir servicios externalizados permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en el mercado, como lanzamientos de nuevos productos o cambios en las condiciones económicas.

• Minimización de inversiones a largo plazo: la flexibilidad del outsourcing reduce la necesidad de inversiones a largo plazo, lo que es fundamental en mercados que cambian y requieren adaptación constante.

• Mayor agilidad en la gestión de recursos: las empresas pueden asignar recursos de manera ágil según sus necesidades, evitando la inmovilización de capital en áreas no críticas.

4. Concentrarse en actividades centrales

Al externalizar funciones secundarias o no centrales, las empresas pueden concentrarse en sus actividades esenciales y estratégicas: esto les permite mejorar su enfoque en el núcleo de su negocio y aumentar su competitividad en esas áreas.

• Mayor enfoque en competencias clave: externalizar funciones secundarias permite a las empresas dedicar más tiempo y recursos a actividades que generan ingresos y son esenciales para su éxito en el mercado.

• Mejora de la estrategia empresarial: la concentración en el núcleo del negocio puede permitir a las empresas desarrollar y ejecutar estrategias empresariales más efectivas y centrarse en la innovación.

• Mejor aprovechamiento de recursos internos: al liberar recursos internos de tareas secundarias, las empresas pueden asignarlos estratégicamente para impulsar el crecimiento y la eficiencia.

5. Mejorar la calidad y eficiencia

Los proveedores de servicios externalizados suelen estar especializados, por lo que pueden ofrecer una mayor calidad y eficiencia en la prestación de servicios específicos. Esto puede conducir a una mejora en la calidad de los productos o servicios finales de la empresa.

• Acceso a tecnología y procesos avanzados: los proveedores de servicios externalizados utilizan tecnología de vanguardia y procesos optimizados para ofrecer servicios de alta calidad y eficiencia.

• Reducción de costos de operación: la eficiencia operativa de los proveedores puede reducir los costos de las empresas contratantes, ya que pueden aprovechar las inversiones realizadas por los proveedores en infraestructura y tecnología.

• Enfoque en la excelencia operativa: los proveedores externalizados están motivados para ofrecer servicios de alta calidad, lo que puede resultar en mejoras constantes en la eficiencia y la calidad de los servicios prestados.

6. Reducir riesgos

En algunos casos, puede ayudar a reducir los riesgos operativos y legales. Por ejemplo, al externalizar ciertas funciones de cumplimiento normativo, una empresa puede transferir parte de la responsabilidad legal y reguladora a un proveedor externo.

• Transferencia de riesgos: al externalizar ciertas funciones, las empresas pueden transferir parte de la responsabilidad y los riesgos operativos y legales a los proveedores de servicios externos que tienen la experiencia y los recursos para gestionarlos adecuadamente.

• Cumplimiento normativo: los proveedores de servicios externalizados a menudo están actualizados con las regulaciones y normativas aplicables, reduciendo el riesgo de infracciones y multas.

• Gestión de contingencias: los proveedores suelen tener planes de contingencia para situaciones inesperadas, lo que puede ayudar a las empresas contratantes a mantener la continuidad del negocio en caso de desastres o interrupciones.

7. Ahorrar tiempo

Externalizar ciertas tareas puede ahorrar tiempo y recursos internos, lo que permite a la empresa enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor.

• Enfoque en tareas estratégicas: al delegar tareas secundarias a proveedores externos, los líderes y empleados de la empresa pueden centrarse en actividades estratégicas que requieren su atención y toma de decisiones.

• Reducción de carga administrativa: permite a las empresas reducir la carga administrativa asociada con la gestión de tareas no esenciales, lo que ahorra tiempo y recursos.

¿Vale la pena contratar el outsourcing?

La decisión de contratar o no el outsourcing es una cuestión estratégica que depende de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa. No existe una respuesta única para todas las situaciones, ya que el outsourcing puede ser beneficioso en algunas circunstancias y no adecuado en otras.

Por ejemplo, en el mundo de los videojuegos es común ver empresas que recurran a esta metodología de trabajo para realizar ports de videojuegos, es decir, llevar un videojuego de la consola Playstation 5 a una versión móvil, pero esto no siempre ha salido bien. 

Es por eso que aquí te presentamos algunos factores clave que debes considerar al tomar esta decisión:

1. Evaluación de costos y beneficios

Analiza con detalle los costos actuales de realizar internamente las funciones o procesos que consideras externalizar y compáralos con los costos estimados del outsourcing. Piensa no solo los costos directos, como salarios y beneficios, sino también los costos indirectos, como infraestructura, capacitación y gestión.

2. Naturaleza de las tareas o procesos

Determina si las funciones que quieres externalizar son centrales para tu negocio o si son secundarias y no críticas. Las actividades centrales a menudo deben mantenerse internamente para mantener el control y la calidad.

3. Experiencia y especialización

Evalúa si los proveedores externos tienen la experiencia y la especialización necesarias en las áreas que deseas externalizar. Pregúntate si pueden realizar esas tareas de manera más eficiente y efectiva que tu empresa.

4. Riesgos y control

Considera los riesgos asociados con la externalización, como la pérdida de control sobre ciertas operaciones y la dependencia de terceros y asegúrate de que los proveedores tengan medidas de seguridad y cumplimiento normativo adecuadas.

5. Flexibilidad y escalabilidad

Piensa en la capacidad de ajustar los servicios externalizados según las fluctuaciones de la demanda o los cambios en las necesidades empresariales. La externalización puede brindar flexibilidad en este sentido.

Empresas que han usado el outsourcing

El uso de esta metodología de trabajo es una práctica común en muchas empresas en todo el mundo, da igual de su tamaño o industria. Es por ello para que te hagas una idea, te presentamos a continuación una lista de algunas empresas conocidas que han utilizado el outsourcing en diversas áreas de su negocio:

• Apple: ha externalizado la fabricación de sus productos, como el iPhone y el iPad, a empresas como Foxconn y Pegatron en Asia.

• IBM: ha utilizado el outsourcing de tecnología de la información y procesos de negocios durante décadas, brindando servicios de TI a numerosas empresas en todo el mundo.

• General Electric: GE externaliza funciones como recursos humanos y contabilidad a proveedores externos para centrarse en su negocio principal de tecnología industrial.

• Nike: la empresa de ropa deportiva externaliza la fabricación de sus productos a diferentes proveedores en todo el mundo para aprovechar la mano de obra y la especialización en la producción de calzado y ropa deportiva.

• Coca-Cola: externaliza parte de su cadena de suministro y logística para mejorar la eficiencia y la distribución de sus productos.

• Procter & Gamble: utiliza el outsourcing para áreas como la investigación y desarrollo de productos y la fabricación de bienes de consumo.

• McDonald's: externaliza la operación de restaurantes a franquiciados en todo el mundo, lo que les permite centrarse en la estrategia de marca y el desarrollo de productos.

• Amazon: aunque es conocida por su infraestructura de tecnología de la información interna, también externaliza parte de su logística y entrega a través de terceros y servicios de mensajería.

• Microsoft: ha utilizado el outsourcing para el desarrollo y la gestión de productos y servicios en la nube, como Azure.

• Accenture: es una empresa de servicios profesionales que ofrece externalización de procesos de negocio y consultoría a diversas empresas en todo el mundo.

• Walmart: externaliza varias funciones, como la fabricación de productos privados de la marca y el soporte técnico de TI.

• Ford: la automotriz ha externalizado la producción de algunos de sus componentes y piezas para mejorar la eficiencia y reducir costos.

• AT&T: externaliza aspectos de su atención al cliente y procesos de back-office para mejorar la eficiencia y centrarse en su negocio principal de telecomunicaciones.

• Nestlé: ha externalizado la gestión de su cadena de suministro y logística para garantizar una distribución eficiente de sus productos alimenticios en todo el mundo.

Si estas empresas con gran renombre y capacidad de inversión para desarrollar cualquier tecnología, avance o tarea a nivel estructural han contratado el servicio del outsourcing alguna vez, ¿qué te impide hacerlo a ti? Déjanos saber tu respuesta en los comentarios.