Hoy te explicamos qué es la metodología Kanban, cómo implementarla y qué herramientas puedes usar.

¿Qué es la metodología Kanban?

Kanban forma parte de las conocidas metodologías ágiles. El término proviene del japonés, donde Kan significa “visual” y Ban “tarjeta”. Es decir: tarjetas visuales.

Se trata de una metodología súper eficiente cuyo objetivo es gestionar la realización de tareas, desde su inicio hasta su finalización, de una forma completamente visual.

La metodología Kanban tiene el objetivo de gestionar la realización de tareas, desde su inicio hasta su finalización, de una forma completamente visual y eficiente.

De este modo, si se aplica de forma correcta, puede convertirse en una valiosísima fuente de información que localice los cuellos de botella en cualquier proceso para así poder crear un flujo de trabajo continuo e ininterrumpido. 

Historia de la metodología Kanban

Si bien Kanban ha ido ganando popularidad como metodología ágil durante las últimas décadas, se trata de una metodología que nació con la intención de aplicarse a los procesos de fabricación. No fue hasta más adelante cuando también empezó a aplicarse por los desarrolladores software y, más en la actualidad, por las entidades empresariales de distintos sectores.

Todo empezó cuando Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota, trabajó para encontrar la manera de mejorar la eficiencia de la fabricación y se inspiró en el método que utilizan los supermercados para el almacenaje en las estanterías.

De este modo, solo cuando el producto está completamente listo para consumirse se empieza a producir uno nuevo, asegurando así un flujo de trabajo constante a lo largo de toda la cadena de producción.

Fue en 2007 cuando David Anderson adaptó estos principios Kanban para el desarrollo de software, dando el primer paso en el camino hacia todas las industrias.

Hoy en día la metodología Kanban es uno de los métodos ágiles más populares, no solo para la producción en masa, sino para todos los procesos.

Los 5 principios de la metodología Kanban

Podemos distinguir 5 principios básicos de la metodología Kanban:

1. Visualización

Si hay algo característico en la metodología Kanban es que es completamente visual. Así, debe permitir entender perfectamente en qué momento de desarrollo se encuentra el proyecto, así como permitir el acceso a las tareas en cualquier momento para hacer las modificaciones necesarias.

2. Priorización

Las tareas pendientes deben colocarse en un orden coherente que facilite el trabajo.

3. Mejora continua

La metodología Kanban parte de la premisa de que siempre se puede hacer mejor. Por ello, uno de sus principios es el cambio evolutivo, pues considera que si no se modifican los hábitos se acaba perdiendo competitividad en el mercado. 

4. Liderazgo en todos los niveles

Al fin y al cabo, para implementar de forma exitosa la metodología Kanban se requiere la implicación de todos y cada uno de los miembros del equipo, no únicamente de los managers.

5. Calidad garantizada

La metodología Kanban prioriza por encima de todo la calidad, mucho antes que la rapidez, pues no hay margen de error. 

¿Cómo implementar la metodología Kanban? 4 pasos

La metodología Kanban es una de las metodologías ágiles más sencillas de implementar. Para ello, el primer paso es hacerte con un tablero de tareas que te permita, de una forma súper visual, conocer el estado de los proyectos. ¡Sigue estos 4 pasos!

Paso 1: Define el flujo de trabajo en cada proyecto

Para ello deberás crear el tablero de tu organización. Recuerda que debe ser visible y permitir el acceso a todos los miembros del equipo.

Las columnas mostrarán el estado del flujo de tareas. En este sentido, deberás crear tantas como estados de las tareas existan desde que se empiezan hasta que se terminan. Las tablas más sencillas incluyen 3: 

• Pendiente

• En proceso

• Finalizado

El tablero Kanban es un tablero continuo, es decir, las tarjetas no se desplazan sino que las nuevas tareas, como mejoras, corrección de incidencias o nuevas funcionalidades, se acumulan al inicio para que se puedan priorizar y colocar en la sección que corresponda.

Paso 2: Visualiza las fases del ciclo de producción

Ahora debes dividir el trabajo en diferentes partes o pasos. Entonces, con cada tarjeta/post-it añades la información necesaria sobre dicha tarea y se añade en la fase que corresponda del tablero. 

Esto permite que todo el equipo conozca la carga total de trabajo, así como las prioridades y los objetivos.

Paso 3: Acaba una tarea antes de iniciar la siguiente  

“Stop starting, start finishing” es uno de los lemas de la metodología Kanban. Consiste en priorizar aquellas tareas que aún están en curso ante las nuevas. En este sentido, no puedes acumular cientos de tareas en curso sino que debes restringirlo a un cierto número de tareas en cada fase.

Paso 4: Controla el flujo

Como hemos dicho, la metodología Kanban se basa en un flujo constante de trabajo y, su formato visual te permite hacer un seguimiento acurado con el que recopilar toda la información de cada tarjeta.

Ventajas de la metodología Kanban

Cada vez más y más organizaciones apuestan por la metodología Kanban. Y la verdad es que no nos sorprende teniendo en cuenta las numerosas ventajas que aporta. ¡Veamos algunas de ellas!

Es una metodología visual y sencilla

Con su representación a través de tarjetas, la metodología Kanban es una de las más visuales y sencillas. Esto permite una fácil implementación en cualquier tipo de proyecto o proceso de la organización. Además, el equipo la asimila rápidamente y puede empezar a usarla desde ya. 

Optimiza los procesos

Con la metodología Kanban evitas las fugas de trabajo, aumentando la calidad de los productos sin que debas implicar más recursos. Esto sucede porque podrás eliminar esos atascos que surjan en cualquier punto de la cadena (cuellos de botella), y seguir con el flujo de trabajo.

Aumenta la productividad

Con la metodología Kanban se elimina todo aquello que no genera valor a la producción, aumentando exponencialmente la productividad de la organización. 

Evita la sobrecarga de trabajo

La metodología Kanban permite que el trabajo sea más colaborativo y además mejora la comunicación entre los distintos actores involucrados en un mismo proceso. Y eso en la mayoría de los casos evita la sobrecarga de trabajo, pues todos y cada uno de los miembros puede ver las tareas asignadas al equipo.

Incrementa la sostenibilidad del negocio

Cuando se trabaja a un ritmo constante y con una carga de trabajo asumible por todos los equipos, como efectivamente sucede al aplicar la metodología Kanban, el equipo se siente cómodo, se implican en los proyectos y consigues fidelizarlos. Y ya sabes, el capital humano es el mayor activo de tu empresa.

Las 5 mejores herramientas Kanban

Y, más allá de Trello, hay muchas herramientas que pueden ayudarte a implementar la metodología Kanban. ¡Veamos nuestras preferidas!

Smartsheet

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos online que cuenta con algunas herramientas Kanban que pueden serte realmente útiles. Puedes empezar diseñando tu tablero Kanban con una plantilla prediseñada y puedes importar tus datos desde Excel o Trello por ejemplo. 

Esta herramienta cuenta con todas las funcionalidades esenciales para implementar la metodología Kanban: posibilidad de incluir archivos adjuntos, campos personalizados, tarjetas, filtrado en función de criterios… Además ofrece integraciones a aplicaciones de Microsoft y Google entre otras.

Cuentas con el plan Pro, por 6€ por usuario y mes, el plan de Negocios, por 22€ por usuario al mes y el Empresarial que se adapta a las necesidades de la organización.

2. Monday

Monday ha conseguido, eliminando todas aquellas florituras de otras herramientas, convertirse en una de las herramientas más simples y fáciles que aclaran de verdad el flujo de trabajo. Permite ver el proceso desde distintas vistas, así como adjuntar archivos, hacer comentarios, mencionar a compañeros, etc.

Además, incluye un panel de informes que recopila datos de distintos paneles y ofrece información súper valiosa para optimizar los procesos. 

También te permite automatizar ciertos procesos y personalizar las tareas.

Se puede integrar con Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Dropbox y Typeform entre otras aplicaciones.

Cuentas con un plan individual gratuito, uno Básico de 8€ por usuario y mes, uno Estándard, por 10€ por usuario y mes, uno Pro, por 16€ por usuario y mes, y uno Corporativo que se adapta a las necesidades de la empresa.

3. SwiftKanban

SwiftKanban es una herramienta Kanban de las más poderosas. Nos gusta mucho porque es increíblemente visual y permite que equipos que trabajan de forma remota vean qué están haciendo sus compañeros en tiempo real. Además es muy flexible y personalizable por lo que se adapta a cualquier necesidad.

Permite automatizar ciertas acciones en función de criterios preestablecidos. Y, por si fuera poco, cuenta también con Inteligencia Artificial y te da sugerencias para tarjetas similares, usa datos históricos y así ahorras tiempo y te evitas tener que duplicar el trabajo.

Cuesta entre 0 y 15€ por usuario al mes y cuenta con una prueba gratuita de 30 días.

4. MeisterTaskt

MeisterTaskt es la herramienta Kanban más automatizada. Con ella puedes automatizar tareas recurrentes, agregar listas de verificación predefinidas, notificar a las partes interesadas cuando termine una tarea, etc.

Además destaca su increíble centro de ayuda online, así como seminarios gratuitos para los nuevos usuarios y el soporte rapidísimo por correo electrónico en caso de que quieras hablar con una persona “real”.

Cuentas con un plan básico gratuito, un plan Pro por 8,25€ al mes, un plan para Empresas por 20,75€ al mes y un plan Corporación que se adapta a las necesidades de la organización. 

5. Zoho Projects

Lo mejor de Zoho Projects es la flexibilidad y las posibilidades de personalización que ofrece, lo que permite que se adapte a las necesidades de cualquier organización o equipo. 

Las tarjetas se pueden clasificar por estado, prioridad, porcentaje de finalización, etc.

Cuentas con una versión gratuita que incluye hasta 3 usuarios, una versión Premium por 5€ por usuario al mes y una versión empresa por 10e por usuario al mes. 

Ya ves que, a pesar de que la metodología Kanban nació para orientarse a procesos de producción industriales, hoy en día cualquier empresa puede ponerlo en marcha. ¡Incluso puedes aplicarlo para tu vida personal!

Simplemente debe adaptarse a las necesidades de cada proyecto, producto o servicio y al equipo que deba implementarla.

Al fin y al cabo, las metodologías ágiles son las que han permitido a las empresas más grandes del mundo trabajar de forma más rápida y eficiente. ¿Quieres aprender a implementarlas? Échale un vistazo a nuestra certificación en Agile y descubre cómo identificar con antelación los errores, reducir los tiempos de entrega de todos tus proyectos y mejorar la satisfacción de tus clientes.

¿Conoces otras herramientas Kanban que te gustaría recomendarnos?