Planes de contingencia: Aprende a crear uno desde cero

¿Has pensado en lo que podría pasar si de un momento a otro ocurre un imprevisto en tu organización y todo se va a la deriva? 

Nadie quiere imaginarlo, pero es una posibilidad que siempre hay que tener en mente.

La solución para estos casos es tener a mano un plan de contingencia que te permita tener una respuesta precisa ante situaciones que te obligan a cambiar el rumbo de un momento a otro. 

En ocasiones algunos detalles, como la pérdida de un cliente muy relevante, podría llevar a tu empresa a una situación insostenible. 

Si quieres anteponerte a eso necesitas crear YA un plan de contingencia. ¡Aquí te explicamos cómo hacerlo!

¿Qué es un plan de contingencia?

Es cierto que en tu empresa tienen que haber planes de acción para diferentes unidades de negocio, pero siempre pueden surgir situaciones que te obligan a desviarte del objetivo inicial.

Es allí donde entra en juego el plan de contingencia, que podríamos definirlo como la estrategia que implementará la empresa o negocio en caso de imprevistos críticos que modifiquen el panorama de un momento a otro. 

Un plan de contingencia es la estrategia que implementará una empresa en caso de imprevistos críticos que modifique el panorama de un momento a otro.

Es muy probable que hayas escuchado este término en los últimos tiempos, y es que tanto los gobiernos como las grandes empresas necesitan un plan B en caso de que el A falle. 

Un ejemplo es lo que ocurrió durante la pandemia. Ese mes de marzo fue crítico para muchas corporaciones que jamás pensaron que prácticamente toda la economía se paralizaría durante tantos meses.

Algunas quebraron, otras no, y una de las razones fue porque tenían un plan de contingencia, así que no pongas en duda la importancia de prever el futuro.

¿Por qué es importante tener un plan de contingencia?

Hemos visto a muchos emprendedores hacerse la misma pregunta, y es que cuando emprendes surgen muchas aristas que provocan que los planes de contingencia queden en un segundo plano.

Lo entendemos, pero es un error. Un plan de este tipo es fundamental para todas las compañías, incluso tú deberías tener uno en caso de ser despedido o quedarte sin tu ingreso principal.

La estrategia contempla una serie de medidas técnicas y humanas que se implementarán para garantizar la vialidad y las operaciones de la organización en momentos de alta incertidumbre.

No tenerlo te dejaría desnudo ante coyunturas que no puedes predecir en ningún momento. Vamos, anímate a crear un plan de contingencia antes de que sea demasiado tarde.

4 Elementos de un plan de contingencia

Los planes de contingencia llevan una serie de elementos que contemplan todas las áreas del negocio: 

1. Definir las situaciones delicadas

Primero que todo, define las situaciones delicadas que podrían ocurrir en el negocio. Esto dependerá del sector al que te dediques, ya que no son los mismos riesgos que enfrenta una fábrica de muebles a una agencia de marketing digital.

Algunas cosas se escapan de tus manos, pero trata de hacer un listado que involucre aquellas coyunturas que podrían pasar sin importar lo remotas que se vean.

2. Divide las responsabilidades

Bien, cuando ya sabes a qué te puedes enfrentar en un momento de incertidumbre es hora que dividas las responsabilidades entre los miembros del equipo.

Si tu empresa es de gran tamaño puedes involucrar a los diferentes departamentos que hacen vida en la organización. 

¿Cuál es la clave? Que todo el mundo sepa cuál es su tarea en el plan de contingencia.

3. Acciones de respuesta

Las acciones de respuesta mostrarán una estrategia de trabajo a través de actividades en concreto que implementarás para garantizar la estabilidad de la empresa en el corto plazo. 

Recuerda, cada departamento tendrá su propio plan, pero debe estar alineado con los fundamentos del manual de contingencia.

4. Mantenimiento del plan

Si ya tienes tu plan de contingencia, te felicitamos. Sabemos que no es sencillo establecer un proyecto de este tipo en un mundo en el que se buscan resultados inmediatos. 

Sin embargo, es indispensable que le eches un ojo al plan para determinar qué está actualizado en relación a las nuevas amenazas que existen en el entorno.

Un plan de contingencia desactualizado es casi igual a no tenerlo, así que te recomendamos que nunca te olvides de él.

Pasos para elaborar un plan de contingencia para tu negocio

Ahora que ya sabes lo importante que es tener un plan de contingencia y conoces los puntos claves que debe abarcar… ¡Ha llegado el momento de que te pongas manos a la obra!

Paso 1: Haz una lista de riesgos

No puedes resolver los riesgos si primero no los identificas, así que este es el primer escalón.

Lo ideal es que hagas un listado y los enumeres según el peligro que significarían para tu empresa. 

Paso 2: Evalúalos según su probabilidad y gravedad

Ahora debes estudiar cada riesgo y determinar la amenaza real que representa para el negocio.

Aquí te recomendamos que tengas en cuenta dos conceptos:

• Probabilidad de que ocurra.

• Impacto en la organización en caso de producirse.

Paso 3: Crea un plan de acción que los neutralice

Cuando ya has identificado los posibles riesgos a los que te podrías enfrentar es hora de que te pongas manos a la obra a través de un plan de acción que los neutralice. 

Para tener mayor efectividad puedes priorizarlo según su nivel de riesgo: alta probabilidad, alto riesgo y baja probabilidad, bajo riesgo.

No es que te olvidarás de los de bajo riesgo, ya que de igual forma representan una amenaza a tu empresa. Lo importante es que sepas qué vas a hacer en cada situación.

Paso 4: Obtén la aprobación de la junta directiva

Bien, ya tienes tu plan de contingencia, así que es momento de que lo compartas con tu junta directiva. 

Todos los líderes de la organización deben aprobar el proyecto y dar su opinión sobre todos los elementos que lo conforman. Luego podrás ir al siguiente paso.

Paso 5: Compártelo con tu equipo

El plan de contingencia fue aprobado por la junta directiva, ahora es momento de que lo compartas con cada uno de los miembros de tu equipo.

Asegúrate de que todos comprendan los detalles del proyecto y sepan además la importancia de contar con un plan de contingencia en la empresa.

Paso 6: Supervisa el plan cada cierto tiempo

Es importante que cada cierto tiempo le eches un vistazo al plan para asegurarte de que está actualizado ante las incertidumbres que existen en el mercado. 

Muchas de estas estrategias se vuelven anacrónicas ante los avances de las tecnologías y el surgimiento de nuevos competidores, así que no puedes darte el lujo estar desactualizado ante las amenazas del exterior. 

Como ves, el plan de contingencia es un elemento fundamental de cualquier empresa en la actualidad. No importa qué tan bien te vaya, siempre debes prestar atención a los peligros que pueden cambiar tu realidad de un momento a otro. 

Son muchos los ejemplos de compañías quebraron por no tener un manual de contingencia adaptado a su contexto. 

¿Qué imprevistos crees que deben tener en cuenta las empresas a la hora de crear un Plan de Contingencia? ¡Te leemos!