¿Tienes una empresa y no sabes gestionar la cantidad de objetivos que se plantearon para los próximos trimestres? Es hora de que le eches un vistazo al PMO como la herramienta que tanto buscabas para poner en orden a tu organización.

Vamos, sin importar que tan pequeña o grande sea tu empresa, es importante que los directivos, gerentes y empleados en general sepan controlar cada uno de los proyectos que hay en la compañía para cumplir con las metas trazadas.

Pues bien, con la oficina de gestión de proyectos podrás organizar cada uno de los elementos que necesitas para garantizar los resultados a largo plazo. ¿Te animas a leer de qué se trata? 

¿Qué es el PMO?

La oficina de gestión de proyectos es la entidad empresarial encargada de coordinar cada uno de los proyectos de la organización para fijar el método de trabajo adecuado que será indispensable para cumplir con los objetivos.

La oficina se caracteriza por tener profesionales muy colaborativos y flexibles, ya que tendrán que compartir opiniones con otros líderes de la empresa para determinar los siguientes pasos a seguir.

Cabe destacar que en la mayoría de los casos se necesita un PMO Mánager cercano, proactivo y muy capaz para que pueda hacer frente a todos los retos que brinda la organización.

De esta manera, la finalidad de una PMO es crear los estándares a través de los cuales la compañía llevará a cabo cada uno de sus proyectos que se fijaron a principios de año. Todo esto se trasladará a una especie de manual que tendrá cada equipo de trabajo.

Funciones del PMO

Las funciones de la oficina de gestión de proyectos cambian según la empresa y su tamaño. Sin embargo, su responsabilidad en la mayoría de los casos es verificar que se cumplan cada uno de los procesos y estándares para mantener la productividad de la organización.

En este sentido, algunas de sus funciones básicas son: 

1. Supervisa y orienta en áreas tan importantes como la planificación del proyecto, seguimiento y presentación de informes y hasta el control del presupuesto asignado. 

2. Administrar los recursos humanos y financieros para resolver cada uno de los retos que se presenten.

3. Actualizar las políticas de gestión de proyectos.

4. Identificar mejores prácticas para cumplir con los objetivos propuestos a principios del proceso.

Tipos de PMO

Son muchos los tipos de oficina de gestión de proyectos. Veamos algunos de ellos a continuación: 

PMO de soporte

Primero que todo tenemos PMO de soporte que se encarga de recopilar y guardar los proyectos que estén pendientes en la empresa y los apoya en la medida de lo posible.

Cabe destacar que esta oficina no se involucra directamente con los proyectos, sino que ejerce un papel de consultoría para garantizar que los procesos se cumplan según los estándares establecidos a principios de año.

Por lo tanto, corrigen y dan sugerencias para cumplir con los objetivos que se plantearon.

PMO de control

Por otro lado tenemos un PMO de control y se diferencia porque tiene autoridad para obligar a que los diferentes equipos sigan las prácticas que se fijaron antes de comenzar a trabajar.

Esto puede abarcar desde usar herramientas específicas, aplicar metodologías que agilicen el trabajo diario y utilizar los nuevos métodos de evaluación para hacer los correctivos que sean necesarios.

En otras palabras, este PMO ejerce mucho más control que la oficina de soporte.

PMO de directiva

Mientras tanto, una oficina de gestión de proyectos de directiva tiene la capacidad necesaria para dirigir cada uno de los proyectos que tenga la organización sin importar los equipos que estén involucrados.

Aquí cada proyecto tiene un gerente que se encarga de gestionar los asuntos y envía reportes periódicamente para notificar sobre los avances o retrasos en la iniciativa. Además, ese profesional es el principal responsable del éxito o fracaso del proyecto.

Sugerencias para elegir el tipo de PMO para tu empresa

¿Quieres implementar una oficina de gestión de proyectos y no sabes cuál elegir? Ponte cómodo y descubre algunos consejos que te servirán de ayuda.

Valora el tamaño de tu empresa

Lo primero que tienes que tomar en cuenta es la cantidad de personas que trabajan en tu equipo, ya que mientras más personal tengas en el equipo, más completa y estructurada tiene que ser tu oficina de gestión de proyectos. 

Entonces, si tienes una empresa muy estructurada y muchos departamentos, lo ideal será crear una PMO de directiva para dar la asesoría necesaria sin perder el toque de control. 

Cultura de la organización

Por otro lado, es relevante que tomes en cuenta el nivel de la empresa y su cultura de trabajo. Es normal que en los primeros compases no tengan todos los estándares de procedimientos que permitan atender cada proyecto por separado, así que necesitarán más intervención por parte de los gerentes superiores.

Ahora bien, si los procesos ya se han estandarizado, puedes implementar un PMO de soporte y dejar que cada proyecto avance según los objetivos fijados. 

Nivel de autonomía

También tienes que tomar en cuenta el nivel de autonomía que deseas en tu empresa. Hay directores que les gusta que sus equipos tengan la libertad suficiente para tomar decisiones. Si ese es tu caso, tienes que elegir un PMO básico para que cada departamento tome las riendas del proyecto.

No obstante, si eres más estructurado y te gusta la centralización, tendrás que diseñar una PMO de directiva para no perder ningún avance de las iniciativas de cada proyecto.

No olvides el presupuesto

Por último, tienes que valorar cuánto capital tienes disponible para implementar tu PMO, ya que mientras más grande sea mayores recursos tendrás que invertir para que esté 100% operativa.

La idea es que esté relacionada con el tamaño y necesidades de la empresa. Por lo tanto, tómate el tiempo necesario para hablar con los administradores para que tomen la decisión ideal.

Ventajas de la oficina de gestión de proyectos

Sí, podría parecer complejo al principio, pero la realidad es que una PMO genera muchos beneficios a cualquier organización, así que es momento de que descubras algunas ventajas:

Estandarización

Lo primero que tenemos que tomar en cuenta es la estandarización, que son un conjunto de normas que permiten ejecutar una determinada tarea, ahorrando tiempo y recursos a todo el equipo.

Esto es muy útil cuando diferentes departamentos coinciden en algunos procesos como la realización de un informe. Tal vez el jefe de un área planee hacerlo de una determinada manera, pero el manual de procedimientos indica que todo el personal tiene que hacerlo de una forma específica.

¿Ahora ves la importancia de contar con un estándar de operaciones? Todo esto lo conseguirás con una oficina de gestión de proyectos. 

Resultados de calidad

No hay nadie que te pueda garantizar que una determinada estrategia te dará buenos resultados. Sin embargo, con el uso de los mismos procedimientos ayudan a mejorar la eficiencia de las actividades empresariales en su día a día, lo que puede impactar positivamente en los números de la organización.

Por lo tanto, una buena manera de crear una cultura de trabajo y armonía entre los miembros del equipo es con la estandarización, algo que puedes conseguir con una PMO.

Incentiva la colaboración

Uno de los objetivos de una PMO es fomentar la colaboración entre los diferentes equipos, ya que tiene que gestionar cada uno de los proyectos que están en curso dentro de la empresa. 

De esta manera, tiene que incentivar la participación de todos los trabajadores en los diferentes procesos que haya en la organización. Esto lo puede hacer a través de dinámicas, encuestas y actividades que fomenten la comunicación entre todos. 

Toma de decisiones

La competencia en la actualidad es tan alta que se requiere de una toma de decisiones lo más rápida posible para hacer frente a las oportunidades y amenazas que brinda el mercado. 

Cabe destacar que la oficina de gestión de proyectos centraliza casi toda la información relacionada a los procesos que se ejecutan en la empresa. Por lo tanto, cada líder o gerente tendrá los datos necesarios para tomar las decisiones que sean pertinentes.

Implementalo y verás la diferencia en muy poco tiempo.

Vínculos con los objetivos de la empresa

Por otro lado, no podemos olvidar que una oficina de PMO tiene la responsabilidad de determinar que cada uno de los proyectos que se ejecutan en la empresa están alineados con las metas de la organización.

De esta manera, si concluye que una iniciativa no generará resultados positivos a la compañía, tiene la autoridad de cancelar el proyecto porque no supone ningún beneficio para la corporación.

Prácticas para mejorar la gestión de proyectos

¿Tienes una TMO y no sabes cómo sacarle el máximo provecho? Ponte cómodo y descubre las mejores prácticas para hacer una correcta gestión de proyectos:

Gobernanza de proyectos

Es el proceso en el cual se toman todas las decisiones durante el ciclo de vida de cada proyecto. Aquí se guarda la información, se valoran los detalles internos y la forma en que colaborarán cada uno de los miembros del equipo.

Asimismo, se establece la metodología para resolver problemas y la periodicidad de los reportes que hay que mandar a la gerencia respectiva.

Informes en datos

Es importante tomar en cuenta cada una de las estadísticas que recaude el personal especializado para tomar las mejores decisiones para el proyecto.

Esto puede abarcar desde datos de los clientes, números de suscripciones, ventas, historial de compras y números del mercado que pueden influir en la iniciativa. Por lo tanto, es importante exigir estos reportes al menos una vez al mes para saber que vamos por buen camino. 

Planificación estratégica

Por otro lado, es fundamental que los líderes de la oficina de gestión de proyectos establezca una hoja de ruta a seguir a mediano y largo plazo donde se determinen aspectos tan relevantes como:

• Definición de objetivos.

• Manuales de procedimientos.

• Indicadores de gestión.

• Seguimiento al progreso.

• Comunicación entre en el equipo.

Compartir la información

Por otro lado, es muy importante establecer los mecanismos adecuados para compartir la información entre los miembros del equipo. En muchas ocasiones nos encontramos a equipos que no tienen la costumbre de compartir carpetas o herramientas con otros departamentos.

En este sentido, es responsabilidad de la oficina crear las rutinas para que la información sea 100% centralizada, lo que ayudará a mejorar la eficiencia en un gran porcentaje. 

Uso de herramientas

Por último y no menos importante, la oficina de gestión de proyectos tiene que asegurarse de que todos los trabajadores de la empresa sepan usar cada una de las herramientas tecnológicas que son necesarias para conseguir los objetivos.

De esta manera, tiene que supervisar la implementación de cada programa para garantizar que todos avancen en la misma sintonía.

¿Y tú qué esperas para implementar una oficina PMO en tu compañía? Saca tus cuentas y determina el tipo de entidad para que le saques el máximo provecho.