Si buscas aumentar la productividad y hacer que tu compañía sea exitosa, lo ideal es que consideres integrar a tu equipo los servicios de una empresa provider management ya que su inclusión facilitará la realización de tareas diarias y repetitivas dentro de tu emprendimiento. 

Además del soporte en las operaciones rutinarias, la presencia en tu equipo del provider management te ayudará a cubrir las necesidades de servicios que se puedan presentar en tu empresa o negocio. 

El personal de provider management, por lo general pertenece a una organización  subcontratada que gestiona uno o varios elementos de las operaciones diarias del servicio al cliente, con la finalidad de mejorar dicho servicio.

Aunque la organización subcontratada ayuda a las empresas con la gestión de proveedores de servicios al cliente, rara vez interactúa con estos. Aun así, su participación influye de manera positiva en el éxito de estas. 

¡Si quieres saber más sobre el servicio de provider management, acompáñanos hasta el final del post… con gusto te presentaremos el tema!  

¿Qué es provider management?

Provider management es el término que se ha acuñado últimamente para referirse a la gestión de los proveedores de servicios que una empresa externa, proporcionan al consumidor o usuario. 

La empresa que ofrece dichos servicios subcontrata a terceros para que administre la prestación de estos.

Entre los servicios que administra el equipo de provider management, se cuentan los siguientes: redes, soporte técnico, soporte de seguridad, infraestructura, aplicaciones, entre otros. 

La empresa puede ofrecer servicios propios de servidores locales o los de otros proveedores. Algunos servicios de provider management incluyen el soporte y el mantenimiento regular de los servidores.

Servicios que puede ofrecer un provider management

Entre los servicios más ofrecidos por las empresas de provider management encontramos los siguientes: 

• CTO as a service: el provider management puede desempeñarse como Director de Tecnología e Información en la empresa que lo subcontrata. Este profesional posee una visión más amplia de las necesidades del cliente lo que facilita su alineación con el negocio. 

• Equipos o squads especializados: son los especialistas en el desarrollo de softwares y a su vez realizan las pruebas del funcionamiento de estos según las especificaciones o requisitos de la compañía, coordinados por el provider management para resolver las necesidades del cliente. 

Importancia de los servicios de provider management

La importancia que tiene el servicio de provider management se refleja en el ahorro que obtendrá a largo plazo, la empresa que les subcontrata. 

Además, el éxito comercial está garantizado por el hecho de que muchas veces hay áreas empresariales que son fundamentales para el desarrollo diario de las actividades; sin embargo, carecen del personal capacitado o con la experiencia necesaria para poner el funcionamiento dichas áreas. 

En ese caso, la contratación del equipo de provider management sería la opción más adecuada para encargarse de estas y así el equipo empresarial se puede dedicar a tiempo completo a atender las otras áreas que sí domina. 

Otro punto importante de la empresa de provider management es que no sólo presta un servicio de personal capacitado, también ofrece una serie de herramientas y softwares que ayudan a administrar de una manera más precisa los servicios de la compañía que les requiera. 

Eso reduce los riesgos y las responsabilidades asociadas al área que administra. 

La empresa que precisa de la actuación del provider management tiene la opción de decidir qué área puede administrar la compañía subcontratada y hacer el seguimiento de su gestión a través del análisis del éxito de sus objetivos comerciales. 

Tips para contratar una empresa provider management 

En el momento que decidas contratar los servicios del provider management, es importante que tomes en cuenta los siguientes aspectos: 

Definir cuáles son los servicios que deseas subcontratar

Ese primer paso comienza por analizar el estado actual de tu empresa, evaluando qué áreas de servicio se destacan y cuáles necesitan mejorar. 

Ese análisis también te servirá para priorizar cuáles servicios se deben subcontratar primero o cuáles ya no son necesarios. 

Escoger el servicio de provider management que se ajuste a tus necesidades comerciales

Como en todas las áreas empresariales, existen muchas compañías que ofrecen el servicio de gestión de proveedores; sin embargo eso no significa que todas se alineen con tus objetivos comerciales. 

Para que la ejecución de las operaciones diarias de tu empresa sea efectiva, es necesario estudiar las ofertas de los diferentes provider management del mercado y elegir el que más se ajuste a las necesidades de tu empresa o negocio. 

Contar con un equipo de negociadores

Es de vital importancia que en tu equipo de gestión administrativa tengas un grupo de intermediarios que discutan los precios de los servicios y el coste de la subcontratación, para llegar a acuerdos satisfactorios para  todos los involucrados. 

Ese grupo de negociadores puede estar conformado por representantes de los distintos departamentos de la empresa, tales como recursos humanos, administrativos, ventas y marketing entre otros. 

Tener un equipo multidisciplinar

Los equipos multidisciplinares son una nueva tendencia en cuanto a gestión empresarial se refiere, ya que estos facilitan el logro de los objetivos de una manera más rápida. 

Dependiendo del servicio, el equipo debe incluir profesionales de diferentes áreas, incluyendo la gestión de proyectos, comunicación, recursos humanos y equipo técnico. 

Este equipo puede servir de enlace entre tu empresa, el proveedor de servicios externo y el cliente, además de que su presencia en tu empresa garantiza autonomía en la toma de decisiones, así como también soluciones seguras e innovadoras de acuerdo con las demandas de servicio de tu empresa. 

Crear un equipo de comunicación interna

El servicio de atención al cliente tiene que ser canalizado a través de la empresa y luego enlazado con el provider management ya que de esa manera se garantiza que se cumplan los pasos de la comunicación asertiva y el cliente obtenga la respuesta satisfactoria a sus requerimientos.

Es fundamental que ese equipo esté conformado por personal atento, que sepa escuchar, transmitir un mensaje verbal. También es importante, que empatice con las necesidades del cliente y sepa explicarle los servicios que presta el proveedor externo. 

Monitorear constantemente el desempeño del provider management

Puedes hacer esto estableciendo instrumentos de evaluación del desempeño del proveedor de servicio outsourcing que te ayuden a medir si estás logrando los objetivos de tu empresa. 

Prueba revisar si los servicios de provider management están ajustados a los servicios que ofrece tu empresa, un indicador para esto son los resultados exitosos que verás en el resumen mensual de las finanzas de tu negocio. 

Es recomendable que este monitoreo lo realices con frecuencia y especialmente si has incorporado nuevos proveedores externos. 

¿Qué es managed service?

El managed service se refiere a la contratación de un proveedor de servicios de información y tecnología, que incluyen distintas tareas y funciones. Este tipo de empresas ofrece la gestión de los servicios de tecnología e informática, adaptados a las necesidades del cliente. 

Este servicio está conformado por un equipo capacitado para realizar los proyectos de informática y tecnología, requeridos por la empresa que les contrata. Entre los recursos humanos se incluyen: project managers y team managers, entre otros. 

¿Qué hace un managed service?

El managed service designa un equipo de trabajo para el área que requiera de sus servicios, luego ejecuta las operaciones necesarias relacionadas con soporte tecnológico. 

De más está decir que el equipo está conformado por profesionales especializados y competentes, lo que redunda en los costes de su servicio. 

¿Cuándo es necesario contratar un managed service?

La respuesta la tienes en tu equipo de gestión administrativa… Luego de analizar si las operaciones diarias de tu empresa se están ejecutando con normalidad, o si hay tareas pendientes por ejecutar. 

También es importante saber si tu equipo de trabajo está tranquilo o está sobresaturado de actividades por realizar. Además, tienes que sumar a esta ecuación el desempeño del área de tecnología e informática y las problemáticas que se precisen resolver ahí. 

Otras razones para contratar un managed service, son las siguientes: 

• Frecuencia elevada de problemas técnicos.

• Ausencia de un departamento de tecnología e informática propio.

• Poco o escaso personal en el departamento de tecnología e informática.

• Necesidad de implementar nuevas tecnologías.

¿Qué es un managed service provider?

Un managed service provider es una empresa que se dedica a la gestión de los servicios informáticos que utilizan las diferentes organizaciones comerciales y empresariales. 

Se encargan de solucionar las distintas problemáticas de ese área y que pueden afectar el buen funcionamiento de dichas organizaciones.

Aunque los servicios de provider management están destinados a las pequeñas y medianas empresas, este sistema tiene su origen en las grandes corporaciones que solicitaban el apoyo informático en la década del 90. 

Normalmente, las solicitudes que estas compañías hacían estaban centradas en el monitoreo a distancia, de sus redes y servidores. 

Otros servicios comunes del provider management 

Algunos otros servicios que puede ofrecer el provider management para subcontratación, son los siguientes:

• Gestión y cumplimiento de contratos.

• Tecnología de la información.

• Gestión de proveedores.

• Contratación de bienes y servicios.

• Contratación de personal para trabajos temporales o permanentes.

• Nómina y recursos humanos. 

Conclusión…

Los servicios de provider management incluyen variadas opciones de gestión para el funcionamiento de las empresas. Normalmente estos servicios son realizados por terceros, lo que permite el equilibrio entre los gastos operativos y la resolución de problemas de tecnología e informática.  

Con los servicios del provider management puedes gestionar la implementación de nuevas tecnologías, solucionar problemas, activar e innovar dispositivos de informática, crear puntos de acceso, enrutadores, monitorear el acceso y el funcionamiento de las diferentes aplicaciones que utilizan las empresas.

Incluso, puedes gestionar la operación de las áreas telemáticas de tu empresa o negocio. También administrar el manejo y seguridad de la información de tu compañía.

Por último, con el servicio de provider management puedes monitorear dispositivos electrónicos, resolver problemas técnicos internos de tu empresa y responder a los problemas de servicios externos al cliente o usuario… esto bajo el total control y autonomía de tu empresa.

¿Te gustaría saber un poco más sobre el tema de hoy?...

¡Hasta una nueva oportunidad!