Trabajar en el desarrollo de un producto o proyecto nuevo, para una empresa de cualquier sector, es una tarea ardua.

Hay muchísimos aspectos de los que estar al pendiente y si tienes un equipo grande de trabajadores, necesitas establecer bien cuál es la tarea de cada uno para así avanzar de forma progresiva.

Es por ello que muchos suelen recurrir al backlog de producto, una estrategia de organización de trabajo que tiene como objetivo principal agilizar los procesos de todo proyecto.

Suena bien, ¿verdad? En efecto, resulta ser de mucha utilidad y si nunca lo has probado, es un buen momento para aprender de qué trata y cómo funciona.

Definición de backlog

Se trata de una lista de funciones organizadas con la que se establece el orden en el que se tienen que desarrollar las tareas de un proyecto.

Al estar organizado todo según las prioridades, el backlog de producto permite desarrollar una hoja de ruta bien trazada para que todos los trabajadores estén al tanto de qué tienen que hacer.

Por lo general se suele crear un backlog para cada proyecto en el que una empresa trabaje y así designar de manera más organizada quiénes serán los involucrados en cada una de las tareas por cumplir.

El backlog de producto forma parte de las metodologías ágiles que cada vez son más utilizadas en la era digital.

Al tener en claro cuál es la hoja de ruta a seguir, se pueden establecer los pasos por desarrollar durante los siguientes días o durante todo lo que dure el proyecto en completarse.

Es por ello que resulta ideal para organizar las prioridades de las responsabilidades, hacer un seguimiento cercano de los avances y mantener al equipo al tanto de todo.

Características del backlog de producto

Por supuesto, para que un backlog genere los resultados esperados, el mismo tiene que cumplir con una serie de características en específico.

De otro modo, la organización podría desviarse y las personas involucradas en el proyecto podrían tener dudas sobre qué les toca hacer a ellos:

• Tiene que ser una lista organizada donde todo quede claro.

• Se necesita establecer un orden de prioridades según lo que se necesite primero.

• Es una lista adaptable según cómo pueda cambiar el panorama del proyecto.

• Te tiene que permitir ver las dependencias de forma clara para gestionarlas.

• Te ayudará a pensar en los productos y proyectos a largo plazo.

Ejemplo de cómo tiene que verse un backlog

Establecer cuáles son los pasos a seguir para desarrollar cualquier tipo de proyecto, es posible a través de un backlog bien organizado. Pero… ¿cómo se hace esto?

Todo inicia a través de la denominada “Historia de usuario”, que no es más que la solicitud que tus clientes te han hecho para iniciar un nuevo proyecto de desarrollo.

A partir del mismo, se tiene que establecer una lista de tareas organizadas en prioridad (desde la más básica, hasta la más compleja). El avance en cada una de las tareas, tiene que suponer también un avance en el resultado final del proyecto.

Al contar con cada una de las tareas por hacer, será más sencillo determinar cuál será el plazo de entrega para cada una y también designar quién será el responsable de cada tarea.

Por lo tanto, para que te hagas una mejor idea de cómo tiene que verse, te presentamos los siguientes ejemplos:

Ejemplo #1

Historia del usuario: desarrollar la página de registro de un sitio web

Tareas:

• Diseñar el formulario de registro.

• Establecer cuáles son los campos a rellenar.

• Crear etiquetas para cada campo de texto.

• Incluir botones para iniciar sesión desde correo electrónico.

• Pruebas de integración y funcionamiento.

Ejemplo #2

Historia del usuario: estadísticas de productividad

Tareas:

• Desarrollar una página de estadísticas.

• Establecer cuáles son los datos que se calcularán.

• Crear algoritmos que permitan calcular las métricas de productividad.

• Incluir la implementación de gráficos.

• Realizar pruebas de rendimiento y precisión.

Ejemplo #3

Historia de usuario: crear notificaciones para un sitio web

Tareas:

• Diseñar el sistema de notificaciones por correo.

• Establecer cuáles serán las notificaciones que recibirá el usuario registrado.

• Definir la frecuencia con la que pueden llegar las notificaciones.

• Pruebas finales de envío de notificaciones.

La idea con cada uno de los ejemplos es designar a un encargado para cada tarea, establecer un plazo de entrega razonable según la dificultad de la tarea y definir cuál será la fecha aproximada de entrega del proyecto ya culminado.

¿Dónde desarrollar un backlog efectivo?

Al ser una estrategia utilizada, en la mayoría de los casos, por empresas tecnológicas, se tiene que trabajar desde un espacio virtual en el que todos los integrantes del equipo tengan acceso.

Por suerte, existen diversas opciones a las que recurrir hoy en día que permiten una excelente gestión y organización de tareas por realizar.

Por un lado, están las opciones básicas, como trabajar con una hoja de cálculo compartida en la que se puedan establecer de forma clara todas las tareas a seguir.

No obstante, justo ahora existen una serie de softwares y aplicaciones que hacen que el trabajo en equipo sea mucho más eficiente, porque permiten delimitar quiénes son los clientes, cuáles son sus proyectos y definir cómo avanzan las tareas.

Algunos de los programas más destacados de este estilo son Asana y ClickUp, en los cuales pueden estar conectados todos los trabajadores y recibir notificaciones cada vez que se le asigne una tarea.

Consejos para hacer un backlog de producto efectivo

Como puedes ver, la estrategia del backlog puede ser utilizada para cualquier proyecto por cumplir, sin importar cuáles sean los servicios que tú, como empresa, ofrezcas.

Así que, si quieres que tu backlog de producto sea efectivo y nunca antes has creado uno, te daremos algunos consejos para asegurar la efectividad del mismo:

Escribe las tareas de forma clara

Cada proyecto necesita dividirse en tareas importantes a seguir y lo ideal es que cada una de ellas cuente con las instrucciones específicas para completar la tarea.

Por lo tanto, cada tarea necesita estar escrita de forma clara y entendible para la persona que se encargará de ella.

De ser necesario, utiliza también algunos ejemplos o incluye tutoriales en las tareas para que nadie quede con dudas sobre lo que tienen que hacer.

Organiza todo en función de la prioridad

El orden establecido por prioridades es lo que permite que el backlog se convierta en una ruta específica a seguir.

Así que, para que funcione bien, cada tarea necesita estar pautada según una anterior por cumplirse. De modo que se cree una cadena de sucesión para que el objetivo final del proyecto se cumpla parte por parte.

En este punto, tendrás que elegir a la persona más calificada para desarrollar cada tarea según sus habilidades y establecer una fecha máxima de entrega para que el proyecto no se retrase.

Divide las tareas grandes en pequeños pasos

A la hora de desarrollar proyectos, muchas empresas suelen dejarle todas las responsabilidades por cumplir a una sola persona, en especial si reciben muchos proyectos a la vez.

Sin embargo, un punto importante a tener en consideración para mejorar la eficiencia laboral, es lograr que esas tareas grandes, se conviertan en pequeñas tareas por cumplir.

De esa manera, se puede crear un listado paso a paso de todo lo que se necesita para llegar hasta el objetivo final: completar el proyecto.

Mantén el backlog actualizado

Por supuesto, el backlog de producto tiene que mantenerse actualizado en todo momento y el equipo involucrado tiene que estar en la capacidad para cambiar el estatus de una tarea.

Es importante poder definir cuáles tareas están por hacerse, cuáles están en proceso y cuáles ya se han completado.

Así que, es esto es un trabajo de todos por igual y queda como responsabilidad de cada persona involucrada actualizar cada paso con el que haya cumplido tras completarlo.  

Beneficios del backlog para el trabajo en equipo

Trabajar con un backlog de producto y tener una hoja de ruta clara a seguir, sin duda es de gran ayuda para cualquier equipo de trabajo. En especial para quienes trabajan en remoto.

¿No estás del todo convencido de que esto sea una buena idea? Eso es porque todavía no hemos hablado sobre los beneficios del backlog para el trabajo en equipo:  

1. Permite trazar objetivos claros

Al tener todo en claro y bien organizado, es posible trazar objetivos claros y realistas cada vez que se inicia con un nuevo proyecto.

Cuando no se lleva un buen control de los pasos a seguir y las fechas de entrega, una empresa podría aceptar diversos proyectos y darles unas fechas muy irreales como plazo de entrega.

Lo que suele suceder en estos casos es que el tiempo corre, el equipo pierde la noción del tiempo y no completan el proyecto a tiempo.

En cambio, al trazar un backlog optimizado, esto no será un problema, podrás establecer un objetivo claro y cumplir con él sin demora.

2. Incrementa la eficiencia laboral en todos los sentidos

Con la ayuda del backlog, es posible aumentar de forma notable la eficiencia laboral y esto se aplica en todos los sentidos.

Desde el primer momento basado en la planificación, hasta el momento de la ejecución, podrás lograr que todos recurran a herramientas efectivas para cumplir con su trabajo a tiempo.

Por lo tanto, al aplicar el backlog de producto, es posible gestionar mejor el tiempo laboral de todos los involucrados y hacer que cumplan con los objetivos de un modo más eficiente.

3. Ayuda a mantener una mejor comunicación entre el equipo

Al estar todos dentro de una misma plataforma y tener la capacidad de ver qué le toca a cada quién o cómo cada uno ha cumplido con sus responsabilidades, es posible generar una mejor comunicación entre todos.

Esta es una de las principales dificultades en el trabajo en equipo: lograr que todos tengan la misma información.

Así que, al comenzar a aplicar un backlog a través de las plataformas adecuadas, esto ya no tendrá que ser un problema para ninguno de los trabajadores involucrados en el equipo.

4. Es una estrategia adaptable a diversos proyectos

Una excelente ventaja a destacar, es la adaptabilidad del backlog de producto como una estrategia de trabajo en equipo.

Puedes tomar cualquier proyecto que tengas por desarrollar y utilizar esta lista de pendientes para cumplir con las responsabilidades empresariales a tiempo.

Al ser una herramienta dinámica, el mismo puede ser actualizado o cambiado por completo según los requisitos de un proyecto.

Por lo tanto, puede adaptarse bien a las necesidades de cambio de un mismo proyecto o para recurrir a la misma estrategia, sin importar cuál sea el objetivo del nuevo proyecto en el que se trabajará.

5. Te ayudará a medir la productividad laboral

Para todas las empresas, medir la productividad laboral tiene que ser una de las prioridades principales en todo momento.

Llevar un buen control de todo lo que hay pendiente por hacer, cuántos involucrados hay en el equipo, de qué se puede encargar cada uno y cómo colaboran entre sí son puntos muy importantes.

Así que, si hasta ahora no has llevado un buen control de esto y quieres hacerlo para determinar la toma de decisiones cambiantes en caso de ser necesario, el backlog te ayudará con esto.

Al utilizar esta estrategia, podrás reconocer qué tan organizado es tu equipo al trabajar, cuánto tiempo se toman según la tarea y determinarás quiénes son los más eficientes según cada responsabilidad.

Para concluir

Sin lugar a dudas, el backlog de producto es una estrategia muy útil para los equipos de trabajo que necesitan planificar, gestionar y ejecutar todo tipo de proyectos de forma efectiva.

Tener en claro cuáles son todos los trabajos pendientes desde el inicio te permitirá tener una visión más clara de todo lo que queda por hacer y te ayudará a designar quién está a cargo de cada tarea.

Incluso, resulta de mucha más ayuda para aquellas empresas que necesitan desarrollar diversos proyectos a la vez y quieren tener un buen control de todo.

Y tú, ¿ya lo has puesto en práctica? Si es así, déjanos un comentario con tu experiencia. En caso de que no, ponlo a prueba y comienza a disfrutar de sus increíbles beneficios.