Es muy común que las empresas se encuentren en la necesidad de llegar a alianzas con proveedores o compañías colaboradoras por distintos motivos.

Bien sea para adquirir la materia prima para fabricar un producto, comprar los envoltorios de los mismos o incluso un programa digital para gestionar sus ventas.

En todo caso, siempre que una empresa quiere realizar una alianza estratégica con el mejor proveedor del momento, se ve en la necesidad de redactar una RFP (Request for Proposal) o solicitud de propuestas en español.

¿No sabes de qué trata o por qué es tan importante? Tranquilo, si eres principiante en el mundo empresarial o apenas estás por implementar tu idea de negocio, nosotros te aclaramos todas las dudas que tengas sobre el tema.

¿Qué es una RFP o Solicitud de Propuestas?

Se trata de un documento que, tal y como su nombre lo destaca, tiene por objetivo realizar propuestas de alianzas empresariales para encontrar aquella que mejor se alinee con los valores y el presupuesto de la compañía interesada.

La RFP se emplea cuando un negocio necesita trabajar con un proveedor (bien sea de productos o servicios) y quiere invitarles a hacer una propuesta inicial.

En vista de que la compañía que realiza la solicitud es la interesada, una RFP se redacta con la información detallada sobre el proyecto que se busca llevar a cabo y el presupuesto que se maneja.

De esa manera, se logra que los proveedores interesados en participar respondan a la propuesta con sus ofertas, disponibilidad de productos o servicios, cantidad disponible a proveer e incluso la fecha aproximada de entrega.

Así que, una vez que envíes tu solicitud de propuesta, comenzarás a recibir respuesta de los proveedores, cada una de ellas con el plan que te pueden ofrecer, de forma que quede en tus manos elegir con cuál o cuáles quieres establecer tu alianza.

¿Para qué sirve una solicitud de este estilo?

Las empresas, tanto grandes, como pequeñas, suelen encontrarse en diversas situaciones en las que necesitan de una tercerización.

Es decir, contratar los servicios o productos de terceros (compañías productoras o proveedores independientes).

Cuando ese es el caso, existen diversas maneras de llegar a esas personas para evaluar cuál de las opciones resulta más factible.

Sin embargo, hacerlo a través de una solicitud de propuestas es de las opciones más recomendadas por los expertos.

Ya que, de esta manera, la compañía interesada puede explorar mejor las ofertas, realizar cálculos con base en los costos presentados y, en general, comparar las opciones para elegir la mejor.

Para resumir mejor la funcionalidad de una RFP, se puede decir que es un documento que permite:

• Explorar la competencia de manera transparente con todos los detalles necesarios para formar una alianza empresarial.

• Seleccionar el proveedor que cumpla con las expectativas a partir de la inversión, la calidad, la organización y el tiempo estimado de despacho.

• Reducir los riesgos de inversión luego de establecer una planificación detallada sobre la tercerización.

• Tener en claro todos los requisitos a cumplir de las dos partes involucradas.

• Llevar un registro claro de todo el proceso en caso de requerirse para una auditoría futura.

¿Cuál es la estructura que necesita tener una RFP?

Ahora bien, si estás por redactar tu primera RFP, pero no estás seguro de cómo puedes hacerlo, es importante tener en claro cuál es la estructura recomendada a seguir.

Una solicitud de propuestas tiene que definir todos los objetivos empresariales con base en el proyecto actual y aclarar con detalle todo lo que se espera del proveedor elegido.

Por lo tanto, para que puedas organizar bien tus ideas, tu RFP tiene que contar con la siguiente estructura textual:

Introducción principal

Al tratarse de un documento formal, necesita tener una introducción que incluya un breve saludo para la persona que lo recibirá y que destaque el motivo de la solicitud.

En conjunto con esto, durante esta primera parte de la RFP, se recomienda incluir una breve descripción de la empresa.

Presentación del proyecto

Hecho lo anterior, es momento de comenzar a presentar el proyecto y para ello también se necesita de un orden textual.

Primero, tendrás que exponer los antecedentes del mismo, para que los proveedores puedan entender qué te lleva a trabajar en el mismo.

Luego de esto, tienen que detallarse de manera puntual los objetivos generales y específicos del proyecto. Además, se recomienda destacar cuál es el alcance que se espera tener y las expectativas del desempeño que se espera tener.

Es decir, en esta parte, se tienen que incluir todos los posibles detalles que el remitente necesite conocer sobre el plan empresarial en cuestión.

Requisitos necesarios para la ejecución del proyecto

Ahora bien, luego de esto, es importante para la compañía proveedora tener en claro también cuáles son los requisitos a cumplir.

Entre ellos, resulta importante destacar cuáles son las especificaciones técnicas que se requieren y cómo se organiza el cronograma, es decir, los plazos de entrega.

Criterios a considerar

Cabe destacar también que tú, como emisor de la solicitud, tienes que hacerles saber a tus remitentes (proveedores), cuáles son los criterios que tomarás en cuenta para evaluar las propuestas que te entreguen.

Así que, en este punto, resulta importante establecer y destacar los criterios de selección que utilizarás, así como la importancia de cada uno de ellos, para que puedan entender, cuáles son los de mayor peso.

Formato de la propuesta

Del mismo modo, como tú eres la parte que evaluará las ofertas de cada proveedor, tienes la libertad de solicitarles que sus propuestas sean enviadas bajo un único formato.

Esto hace que, durante el proceso de evaluación y selección, sea más sencillo para ti comparar los detalles de cada una de las ofertas que se te presenten.

Por lo tanto, tendrás que indicarles de manera clara cuáles son las instrucciones a seguir para presentar sus propuestas y el contenido que tiene que verse presente en ellas.

Términos y condiciones finales

Para darle cierre a la RFP, tienes que establecer también los términos y condiciones finales. Resulta idóneo brindar esta información desde el inicio, para que los proveedores lo tomen en cuenta.

Así que, no te olvides de destacar cuáles son los términos contractuales con los que trabaja tu empresa y garantizar la confidencialidad de la información que te presentarán.

Top 6 consejos para elaborar una buena solicitud de propuestas

Como puedes ver, no se trata de un documento difícil de elaborar, lo que sí resulta importante es ser específico, claro y honesto con lo que se expone en la solicitud.

De esa manera, podrás obtener las respuestas deseadas por parte de los proveedores a los que les has escrito.

Así que, además de seguir la estructura mencionada, te recomendamos también seguir estos tips:

Mantén un tono de escritura formal

Sin duda, esto es clave, la formalidad al redactar un documento de este estilo hablará muy bien de tus valores empresariales y hará que los proveedores a los que te diriges se sientan confiados de hacer tratos contigo.

Después de todo, no hay que olvidar que esta solicitud es un documento empresarial muy importante que forma parte de negociaciones claves para la ejecución de proyectos.

Así que, ante todo, sé formal y amigable con todas las personas o compañías a las que te dirijas.

Sé específico con todos los puntos a tratar

Mientras más claro seas con la información y con lo que esperas obtener de las empresas proveedoras, mejor elaboradas serán las respuestas que recibirás de parte de ellos.

Cuando se trata de hacer alianzas con terceros, uno de los deberes de la compañía es ser lo más claro posible con todo, para que no quede espacio a las dudas.

Por ende, procura definir de manera clara todos los requisitos que se necesitan cumplir y los objetivos que persigues con el proyecto.

Redacta criterios de evaluación que sean acordes a los objetivos

La parte de la solicitud de propuestas en la que se establecen los criterios de evaluación es muy importante y no se recomienda tomársela a la ligera.

No se trata de solo incluir cualquier criterio básico, sino que dichos aspectos tienen que ir alineados con los objetivos empresariales.

Por ejemplo, si te quieres asegurar de que el proveedor tenga una buena experiencia en el área, destaca que uno de los puntos que evaluarás es la trayectoria del proveedor y las alianzas que haya tenido con otras empresas.

Del mismo modo, si cuentas con un presupuesto específico que no puedes sobrepasar, tienes que destacar de forma clara que solo serán tomadas en cuenta las propuestas que no sean mayores a ese monto.

Ser tan claro en este punto será algo que agradecerás cuando evalúes las propuestas, porque hará que este proceso sea más sencillo para ti.

Establece un plazo de entrega de propuestas

Todo proyecto empresarial tiene que manejarse en función de unas fechas aproximadas de cumplimiento y, en vista de que el envío de la RFP es la primera parte de todas, esta también tiene que tener un plazo de entregas.

Después de todo, si esperas demasiado tiempo por las propuestas de los proveedores, tendrás que retrasar el cumplimiento de los primeros pasos del proyecto.

Por lo tanto, luego de establecer la fecha aproximada de inicio del proyecto, tienes que definir hasta qué día esperarás por la entrega de las solicitudes y no tomar en cuenta aquellas que te lleguen luego de ese día, para no retrasar el cumplimiento del resto del cronograma.

Designa un único medio para la recepción de las propuestas

Otro aspecto importante para hacer que el proceso de evaluación de las propuestas sea más fluido, es establecer un único medio de recepción, para que todas sean enviadas al mismo.

Por ejemplo, especificar cuál es el correo electrónico al que las propuestas tienen que ser enviadas y cuál es el asunto a escribir en el email.

De esa manera, quien esté a cargo de comparar las ofertas de los proveedores, podrá realizar su trabajo de manera más organizada y asegurarse de haber revisado todas sin falta.

Toma en consideración a la mayor cantidad de proveedores posibles

Por supuesto, de tu parte queda elegir cuáles son los proveedores con los que te comunicarás para conocer sus ofertas. Así que, un gran consejo a seguir, es enviarle la solicitud de propuestas a la mayor cantidad de proveedores que te sea posible.

Esto te permitirá evaluar una amplia gama de opciones con propuestas únicas para que puedas elegir entre la mejor de todas.

Además, también es algo que fomentará la competencia por parte de las compañías con las que podrías hacer alianza. Sin duda, es algo que beneficia a todas las partes involucradas.

Para saber elegir las compañías proveedoras con las que puedes establecer comunicación, puedes recurrir a sus sitios web o a guías de contacto para conocer cuáles son sus correos electrónicos empresariales.

En resumen…

Un documento como este es de los más comunes dentro del sector empresarial y puedes verte en la necesidad de redactar una RFP más veces de lo que crees.

Al tratarse de un documento formal en el que solicitas las ofertas a los proveedores, te será mucho más sencillo encontrar la mejor alianza para tu empresa.

Así que, ahora que ya sabes qué es una solicitud de propuestas y cómo elaborarla, ¿estás listo para encontrar al proveedor ideal?