No siempre han sido una tendencia, pero a día de hoy es más que probable que hayas asistido a un evento virtual ya que han emergido como una poderosa respuesta a la necesidad de conexiones significativas a pesar de la distancia física. 

Desde conferencias y ferias comerciales hasta conciertos y reuniones sociales, la esfera de los eventos virtuales se ha convertido en un escenario donde la innovación y la tecnología se fusionan para crear experiencias cautivadoras.

Si estás listo para explorar cómo los eventos virtuales llegaron para redefinir la forma en que nos conectamos, hay algunas cosas que deberías saber, como los beneficios que aportaron a las empresas y los impactos que tuvieron en diferentes industrias, tópicos que profundizaremos más adelante. 

¿Qué son los eventos virtuales?

Son experiencias y encuentros que tienen lugar en el mundo digital en lugar de en entornos físicos. A través de plataformas en línea, herramientas de comunicación y tecnologías interactivas, los eventos virtuales permiten a individuos y grupos participar, interactuar y colaborar de manera remota. 

Estos eventos abarcan una amplia gama de formatos, como conferencias en línea, seminarios web, ferias comerciales virtuales, conciertos en línea y reuniones corporativas, entre otros. 

Los asistentes pueden acceder a contenido en tiempo real, interactuar con presentadores y otros participantes a través de chats en vivo y preguntas y respuestas, y disfrutar de una variedad de experiencias multimedia, todo ello sin las limitaciones geográficas y logísticas de los eventos físicos. 

Además, con la creciente disponibilidad de tecnología y conectividad, los eventos virtuales han ganado popularidad y se han convertido en una forma efectiva de comunicación, aprendizaje y entretenimiento en la era digital actual.

Características de los eventos digitales

No siempre fueron populares y en un principio estaban lejos de ser la opción viable y rentable para empresas y/o marcas que son a día de hoy. Sin embargo, en sus primeros pasos comenzaron a perfilar algunas características que se terminaron por afianzar y hacer canon en la actualidad, como pueden ser:

• Acceso en línea: permiten a los participantes acceder a través de dispositivos conectados a Internet desde cualquier ubicación geográfica, eliminando la necesidad de desplazarse físicamente a un lugar específico.

• Interacción en tiempo real: a través de chats en vivo, sesiones de preguntas y respuestas y otras herramientas de comunicación, los asistentes pueden interactuar directamente con los presentadores y otros participantes, fomentando la participación activa y el intercambio de ideas.

• Variedad de formatos: pueden adaptarse a diferentes formatos, como conferencias magistrales, paneles de discusión, talleres interactivos, sesiones de grupo y más, brindando opciones para diferentes estilos de aprendizaje y preferencias de participación.

• Contenido multimedia: se pueden incorporar elementos multimedia, como videos, presentaciones de diapositivas, imágenes y audio, para enriquecer la experiencia y presentar información de manera más atractiva y efectiva.

• Flexibilidad horaria: algunos eventos virtuales se graban y se ponen a disposición de nuevo a posteriori, lo que permite a los asistentes acceder al contenido en un momento conveniente para ellos.

• Alcance global: tienen el potencial de llegar a una audiencia global sin las restricciones de la ubicación física, lo que permite la participación de personas de diferentes regiones y culturas.

• Reducidos costos logísticos: la realización de los eventos digitales puede resultar menos costosa en términos de alquiler de espacios, transporte, alojamiento y catering, lo que a menudo facilita su organización.

• Medición y análisis: las herramientas tecnológicas de seguimiento y análisis permiten a los organizadores evaluar la participación, el compromiso y el éxito del evento a través de métricas como el número de asistentes, la interacción y las respuestas del público.

• Innovación y creatividad: los eventos virtuales ofrecen la oportunidad de experimentar con nuevas ideas, formatos y enfoques, lo que puede llevar a la creación de experiencias únicas y memorables.

• Sostenibilidad: al reducir la necesidad de desplazamientos y recursos físicos, los eventos virtuales pueden ser más respetuosos con el medio ambiente y contribuir a la sostenibilidad.

Tipos de eventos virtuales 

Así como hay diferentes características, también surgieron diferentes sectores donde se utilizaban, lo que dio diversos tipos de convenciones y/o eventos digitales, ya que no todas las empresas las utilizaban con las mismas intenciones, pese a que sí compartían muchas características similares como las que mencionamos antes.

1. Webinars educativos

Los webinars son seminarios en línea que permiten a los presentadores compartir conocimientos y contenido educativo con una audiencia en tiempo real. Pueden incluir presentaciones de diapositivas, demostraciones en pantalla y sesiones interactivas de preguntas y respuestas. 

Por ejemplo, una universidad podría organizar un webinar sobre técnicas de estudio eficaces para estudiantes de primer año, con un profesor que presenta consejos y estrategias mientras los estudiantes hacen preguntas a través del chat en vivo.

2. Ferias comerciales virtuales

Las ferias comerciales en línea son plataformas en línea donde las empresas exhiben sus productos o servicios a través de stands virtuales. Los visitantes pueden explorar los stands, ver videos promocionales, descargar material informativo y chatear en vivo con representantes de la empresa. 

Por ejemplo, una empresa de tecnología podría participar en una feria comercial virtual para presentar su última línea de productos, proporcionando información detallada y respondiendo preguntas de los visitantes en tiempo real.

3. Conciertos en línea

Los conciertos en línea son presentaciones musicales transmitidas en vivo a través de plataformas de streaming. Los artistas pueden interactuar con su audiencia a través de comentarios en tiempo real y ofrecer actuaciones exclusivas desde ubicaciones remotas. 

Por ejemplo, un cantante famoso podría organizar un concierto en línea desde su estudio de grabación, ya sea para interpretar canciones populares o compartir anécdotas personales con los espectadores.

4. Conferencias virtuales

Las conferencias virtuales son eventos en línea que reúnen a expertos y profesionales de un campo específico para presentar investigaciones, discutir temas y colaborar en proyectos. Pueden incluir múltiples sesiones paralelas, paneles de discusión y grupos de trabajo. 

Por ejemplo, una conferencia de tecnología podría tener diferentes pistas de presentaciones sobre inteligencia artificial, ciberseguridad y tecnologías emergentes, con investigadores y expertos compartiendo sus hallazgos.

5. Celebraciones familiares en línea

Incluso en el entorno familiar puede ser una herramienta clave, como para las celebraciones familiares en línea que permiten a familiares y amigos conectarse y celebrar ocasiones especiales, como cumpleaños, aniversarios y reuniones familiares, a través de videollamadas y actividades virtuales. 

Por ejemplo, una familia dispersa por todo el mundo podría organizar una reunión en línea para celebrar el cumpleaños de un miembro, compartiendo recuerdos, juegos y momentos emotivos a través de la pantalla.

Empresas y/o industrias que se benefician de los eventos virtuales

Ante la innegable utilidad de esta nueva tendencia que se popularizó en los últimos años, las diferentes industrias decidieron aprovechar al máximo, pero no a todos les funcionó de la misma manera. Es por eso que te queremos contar algunos sectores que sí aprovechan más los eventos virtuales:

• Tecnología de la información y la comunicación (TIC): las empresas de tecnología a menudo utilizan eventos virtuales para lanzar nuevos productos, presentar actualizaciones y demostraciones en línea, y organizar conferencias técnicas para compartir conocimientos y avances en la industria.

• Educación y formación: instituciones educativas, plataformas de aprendizaje en línea y empresas de capacitación se benefician al ofrecer webinars, clases virtuales, conferencias y talleres en línea, llegando a estudiantes y profesionales en todo el mundo.

• Industria del entretenimiento: utiliza los eventos virtuales para transmitir conciertos en línea, festivales de música, lanzamientos de películas y programas de televisión, brindando a los fans la oportunidad de disfrutar de experiencias culturales desde la comodidad de sus hogares.

• Sector de la salud y la medicina: las conferencias médicas y de salud se han vuelto virtuales para discutir investigaciones, innovaciones y mejores prácticas. Además, las consultas médicas y terapias en línea también han aumentado en popularidad.

• Sector financiero: las empresas financieras utilizan eventos virtuales para celebrar reuniones de accionistas, ofrecer presentaciones de inversión, brindar asesoramiento financiero en línea y capacitar a su personal en nuevos productos y regulaciones.

• Empresas de marketing y publicidad: son herramientas efectivas para realizar lanzamientos de productos, presentar campañas publicitarias, organizar ferias comerciales virtuales y llevar a cabo sesiones de formación en marketing.

• Recursos humanos y reclutamiento: las ferias de empleo virtuales y las entrevistas en línea se han convertido en parte integral de la estrategia de reclutamiento de muchas empresas, permitiéndoles encontrar y evaluar talento de manera eficiente.

• Industria de la moda y belleza: las marcas de moda y belleza pueden organizar desfiles de moda en línea, lanzamientos de productos y tutoriales de maquillaje y estilo a través de eventos virtuales.

• Sector sin fines de lucro: organizaciones benéficas y sin fines de lucro aprovechan los eventos virtuales para recaudar fondos, crear conciencia sobre causas importantes y organizar campañas de sensibilización en línea.

• Empresas de tecnología de eventos y plataformas virtuales: las empresas que desarrollan tecnologías y plataformas para la organización de eventos virtuales también se benefician al proporcionar herramientas y soluciones a otras industrias.

Cómo puedes organizar un evento virtual

La versatilidad de los eventos digitales es un hecho que no se puede negar y que incluso tú podrías aprovechar, pero si desconoces cómo hacerlo, no te preocupes, puesto que te contamos cómo podrías organizarlo tú mismo para tus planes de marca y/o empresa.

1. Definir los objetivos y audiencia:

Determina el propósito de tu evento virtual. ¿Es una conferencia, una presentación de productos, un taller educativo o un concierto en línea? Define con claridad los objetivos que espera lograr con el evento e identifica a tu audiencia objetivo.

2. Elegir la plataforma y tecnología:

Selecciona la plataforma en línea adecuada para tu evento. Puede ser una plataforma de videoconferencia, un sitio web con transmisión en vivo, una plataforma de redes sociales o una herramienta específica para eventos virtuales. 

Debes asegurarte de que la plataforma admita las características necesarias de comunicación, como el chat en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, capacidad de grabación, entre otros.

3. Planificar la logística:

Determina la fecha y hora del evento, la duración de las sesiones y el programa general. Organiza los recursos técnicos, como cámaras, micrófonos y luces, para garantizar una calidad de audio y video óptima. Establece cómo los participantes accederán al evento y proporciona instrucciones claras.

4. Crear contenido:

Desarrolla el contenido que se presentará durante el evento, como presentaciones de diapositivas, videos, demostraciones y otros elementos multimedia. Asegúrate de que el contenido sea relevante, informativo y atractivo para tu audiencia.

5. Promoción y registro:

Crea una estrategia de marketing para promocionar tu evento virtual. Utiliza redes sociales, correos electrónicos, sitios web y otros canales para atraer a los participantes, para ello, configura un sistema de registro en línea para recopilar información de los asistentes y enviarles detalles del evento.

6. Capacitación y ensayos:

Familiariza a los presentadores y al equipo técnico con la plataforma y las herramientas a través de la realización de ensayos previos, para garantizar que todo funcione correctamente y que los presentadores estén cómodos con el flujo del evento.

7. Interacción y participación:

Durante el evento, fomenta la interacción con la audiencia a través de chats en vivo, preguntas y respuestas, encuestas y otros mecanismos. Mantén a los participantes comprometidos y responda a sus preguntas y comentarios.

8. Seguimiento y análisis:

Después del evento, recopila comentarios de los participantes y analiza las métricas de participación y compromiso. Esto te ayudará a evaluar el éxito del evento y a identificar áreas de mejora para futuros eventos virtuales.

9. Mejoras continuas:

Aprende de cada evento virtual y realiza ajustes en función de la retroalimentación y la experiencia acumulada. Recuerda que debes utilizar estos conocimientos para mejorar la planificación y ejecución de eventos futuros.

Plataformas para organizar un evento virtual

Hay tantas opciones que podríamos haberte hablado todo el artículo sobre cada una de ellas, pero como ya deberías estar familiarizado con las ventajas de los eventos virtuales, preferimos solo dejarte una pequeña lista de plataformas para que realices tus eventos virtuales:

• Zoom: una plataforma de videoconferencia ampliamente utilizada que permite realizar reuniones, webinars y conferencias en línea con diversas funciones interactivas, como chat, preguntas y respuestas, encuestas y salas de reuniones virtuales.

• Cisco Webex: similar a Zoom, Webex proporciona herramientas para conferencias en línea, seminarios web y reuniones virtuales, con características como compartición de pantalla, chat en vivo y control de acceso.

• Microsoft Teams: parte de Microsoft 365, Teams ofrece funciones de comunicación y colaboración, incluyendo videollamadas, reuniones en línea y transmisiones en vivo para eventos corporativos.

• GoToWebinar: una plataforma especializada en seminarios web que permite a los presentadores organizar presentaciones en línea con opciones de interacción, como encuestas y preguntas.

• Adobe Connect: ofrece herramientas para seminarios web, reuniones en línea y conferencias virtuales con opciones para compartir contenido, realizar encuestas y colaborar en tiempo real.

• Livestream (ahora propiedad de Vimeo): ideal para transmitir eventos en vivo, como conferencias, conciertos y presentaciones, a través de una plataforma de transmisión en línea.

• Hopin: ofrece una experiencia completa de eventos virtuales, incluyendo la posibilidad de crear ferias comerciales virtuales, sesiones de networking, charlas y presentaciones.

• Eventbrite: si bien es conocida por la venta de entradas, Eventbrite también ofrece opciones para organizar eventos virtuales, como conferencias, talleres y clases en línea.

• Remo: crea un ambiente similar a un espacio físico con mesas virtuales y salas de networking para eventos como conferencias, ferias comerciales y talleres.

• vFairs: se centra en ferias comerciales virtuales y eventos de reclutamiento, permitiendo a las empresas exhibir productos y conectarse con los asistentes en línea.

Si bien hay otras plataformas disponibles en el mercado, estas son algunas de las más populares. 

Quizá conozcas algunas más que otras, pero utilizar cualquiera de ellas quedará de tu parte y las necesidades de tu evento… ¿Cuál utilizarás? Háznoslo saber en los comentarios.